Handschriftliche Notizen mit einem "sehenden" Stift einlesen, Fotos, Ton-Dokumente und GPS-Daten anhängen und alles zusammen über ein Smartphone direkt ins firmeneigene Datensystem übertragen - das macht die neue Version Actinote Office Link 2.0. und die Actinote Software-Plattform (AISS) möglich.
Ein Techniker im Außendienst, der nach erledigtem Reparatur-Auftrag zeitraubend Formulare ausfüllt, nach Materialnummern fahndet, sich an einer Tätigkeitsbeschreibung abkämpft, die gesammelten Informationen auch noch in die Firma faxen und nach jemandem suchen muss, der seine Arbeitszeit bestätigt - das war gestern. Heute kann der Mitarbeiter einen herkömmlichen Kugelschreiber mit integrierter Infrarotkamera, eine Spezialsoftware und das Smartphone nutzen. Damit reduziert er den kompletten Vorgang auf einen Minimalaufwand - ohne dass er dabei auf die gewohnte Arbeitsweise mit Stift und Papier verzichten müsste. Der französisch-deutsche Technologie-Dienstleister Actimage zeigt wie es geht: Der Außendienstmitarbeiter findet im speziell für seine Tätigkeit zugeschnittenen Formular bereits die automatisch eingetragenen, kompletten Kundendaten vor. Zur Beschreibung seiner Tätigkeit genügen ihm wenige Stichworte, die er mit dem "sehenden" Kugelschreiber notiert, über das Smartphone fügt er Fotos an, sie zeigen die Details. Verwendete Ersatzteile dokumentiert der Techniker durch das Einfügen der jeweiligen Barcodes. Mit der Einbindung aktueller GPS-Daten und entsprechender Zeitstempel belegt er, wann und wo er gearbeitet hat. Zum Schluss genügt ein einfaches Häkchen mit dem digitalen Stift auf dem Spezialformular und der komplette bürokratische Teil seines Auftrags ist erledigt.
Keine zeitaufwändige manuelle Datenübertragung mehr
Der Stift, der die handschriftlichen Notizen aufgenommen hat, überträgt Daten und Formular drahtlos an den BlackBerry. Die Lösung Actinote Office Link 2.0 verknüpft die Formulardaten mit Bild- oder Tonaufnahmen, GPS-Daten mit Zeitstempel oder Barcodes - alle Medien, mit denen der BlackBerry arbeitet, können eingebunden werden. Danach geht das fertig geschnürte Datenpaket auf die Reise ins firmeneigene Datensystem. Dort digitalisiert und validiert die Software Actinote die Informationen. Eine fehlerträchtige zeit- und kostenaufwändige manuelle Übertragung der Daten entfällt. Im Unternehmen stehen die digitalisierten Informationen so bereits wenige Minuten nach ihrer Erhebung zur weiteren Verwendung bereit. Mit dem digitalisierten Formular können in einem nächsten Schritt automatisch verschiedene, sich anschließende Vorgänge verknüpft werden, beispielsweise die Erstellung eines Statusberichts. So liegt dem Kunden schon nach kürzester Zeit der Bericht des Servicemitarbeiters vor.
Ein Techniker im Außendienst, der nach erledigtem Reparatur-Auftrag zeitraubend Formulare ausfüllt, nach Materialnummern fahndet, sich an einer Tätigkeitsbeschreibung abkämpft, die gesammelten Informationen auch noch in die Firma faxen und nach jemandem suchen muss, der seine Arbeitszeit bestätigt - das war gestern. Heute kann der Mitarbeiter einen herkömmlichen Kugelschreiber mit integrierter Infrarotkamera, eine Spezialsoftware und das Smartphone nutzen. Damit reduziert er den kompletten Vorgang auf einen Minimalaufwand - ohne dass er dabei auf die gewohnte Arbeitsweise mit Stift und Papier verzichten müsste. Der französisch-deutsche Technologie-Dienstleister Actimage zeigt wie es geht: Der Außendienstmitarbeiter findet im speziell für seine Tätigkeit zugeschnittenen Formular bereits die automatisch eingetragenen, kompletten Kundendaten vor. Zur Beschreibung seiner Tätigkeit genügen ihm wenige Stichworte, die er mit dem "sehenden" Kugelschreiber notiert, über das Smartphone fügt er Fotos an, sie zeigen die Details. Verwendete Ersatzteile dokumentiert der Techniker durch das Einfügen der jeweiligen Barcodes. Mit der Einbindung aktueller GPS-Daten und entsprechender Zeitstempel belegt er, wann und wo er gearbeitet hat. Zum Schluss genügt ein einfaches Häkchen mit dem digitalen Stift auf dem Spezialformular und der komplette bürokratische Teil seines Auftrags ist erledigt.
Keine zeitaufwändige manuelle Datenübertragung mehr
Der Stift, der die handschriftlichen Notizen aufgenommen hat, überträgt Daten und Formular drahtlos an den BlackBerry. Die Lösung Actinote Office Link 2.0 verknüpft die Formulardaten mit Bild- oder Tonaufnahmen, GPS-Daten mit Zeitstempel oder Barcodes - alle Medien, mit denen der BlackBerry arbeitet, können eingebunden werden. Danach geht das fertig geschnürte Datenpaket auf die Reise ins firmeneigene Datensystem. Dort digitalisiert und validiert die Software Actinote die Informationen. Eine fehlerträchtige zeit- und kostenaufwändige manuelle Übertragung der Daten entfällt. Im Unternehmen stehen die digitalisierten Informationen so bereits wenige Minuten nach ihrer Erhebung zur weiteren Verwendung bereit. Mit dem digitalisierten Formular können in einem nächsten Schritt automatisch verschiedene, sich anschließende Vorgänge verknüpft werden, beispielsweise die Erstellung eines Statusberichts. So liegt dem Kunden schon nach kürzester Zeit der Bericht des Servicemitarbeiters vor.
