ABBYY-Technologien helfen der GPA NRW bei der Dokumentation von Auftragsvergaben und Verkäufen der Kommunen im bevölkerungsreichsten Bundesland. Der Systemintegrator Tecmasters aus Bielefeld hat unter Verwendung von ABBYY FormReader und ABBYY FlexiCapture Studio für die GPA NRW eine Lösung entwickelt, die es dieser Einrichtung erlaubt, wesentliche Bestimmungen des Korruptionsbekämpfungsgesetzes NRW umzusetzen.
Dieses Gesetz schreibt in seinen Passagen zur Meldepflicht vor, dass sämtliche Auftragsvergaben und Verkäufe der Kommunen in NRW ab einem Volumen von 200.000 Euro zentral dokumentiert werden. Zu melden sind diese Vorgänge bei der GPA NRW, die Tecmasters mit der Entwicklung einer entsprechenden automatisierten Lösung betraute. Die Schnittstelle zu den Kommunen stellte in dem Projekt eine besondere Herausforderung dar. Zur Zeit gehen ca. 80 Prozent der Dokumente, die einen Umfang von 20 Seiten und mehr erreichen können, bei der GPA NRW per Fax ein. Für die Dokumentation, die auf einem Microsoft Sharepoint Portal Server umgesetzt wird, ist aber die inhaltliche Aufschlüsselung der Dokumente notwendig. Dazu muss eine Volltextsuche in den verarbeiteten Dokumenten möglich sein. Da ein Abtippen der Faxe per Hand kein gangbarer Weg ist, muss eine automatische Formularverarbeitung eingesetzt werden. Faxe, die mit den unterschiedlichsten Geräten versandt wurden, Grauschleier, Verzerrungen, schräge Einzüge und häufig nur eine Auflösung von 96 dpi aufweisen, stellen allerdings für die automatische Formularverarbeitung einen echten Prüfstein dar.
Tecmasters hat mit ABBYY FormReader eine Formularverarbeitungslösung gefunden, die auch mit diesem anspruchsvollen Szenario zurecht kommt. ABBYY FlexiCapture Studio, das speziell für semi-strukturierte Formulare entwickelt wurde, hilft zudem dabei, mit den Format- und Qualitätsschwankungen bei den per Fax übertragenen Dokumenten zurecht zu kommen. „Mit den ABBYY-Produkten und der Unterstützung durch das Unternehmen ist uns die Bereitstellung einer präzisen und zuverlässigen Lösung gelungen“, kommentiert Udo Bergmann, Projektleiter der Tecmasters GmbH. „Wir haben einige Energie und Erfindungsreichtum in den Entwurf der Formulare und auch das Training der ABBYY-Technologien gesteckt. Aber jetzt kann die GPA NRW auf eine vollautomatische Lösung zurück greifen, die keinerlei Eingriff oder Kontrolle durch einen Sachbearbeiter erforderlich macht. Je nach Dokument liegt die Quote unsicher erkannter Zeichen zwischen lediglich drei und acht Prozent. Die Quote falsch erkannter Zeichen liegt deutlich darunter.“
„Die neue, automatisierte Dokumentationslösung ist bereits seit einiger Zeit produktiv“, erläutert Christian Törk, IT-Leiter der GPA NRW. „Unsere Erfahrungen sind durchweg positiv. Bei den jeweils unterschiedlichen technischen Voraussetzungen der Kommunen in NRW stellt deren Anbindung einen neuralgischen Punkt in der Dokumentationskette dar. Mit der jetzt gefundenen Lösung werden wir der Heterogenität der Kommunikationswege gerecht und können eine voll automatisierte und einheitliche Lösung für die Übertragung per Intranet, Post und Fax nutzen.“
GPA NRW
Die GPA NRW ist eine noch junge Einrichtung, die die Kommunen in NRW auf partnerschaftlicher Basis durch benchmarkorientierte, kennzahlengestützte Wirtschaftlichkeits-betrachtungen bei der Suche nach Stellschrauben für wirtschaftliches Handeln unterstützt. Darüber hinaus berät sie auf Auftragsbasis und bietet weitere Serviceleistungen an. Nähere Informationen sind unter www.gpa.nrw.de abrufbar.
Dieses Gesetz schreibt in seinen Passagen zur Meldepflicht vor, dass sämtliche Auftragsvergaben und Verkäufe der Kommunen in NRW ab einem Volumen von 200.000 Euro zentral dokumentiert werden. Zu melden sind diese Vorgänge bei der GPA NRW, die Tecmasters mit der Entwicklung einer entsprechenden automatisierten Lösung betraute. Die Schnittstelle zu den Kommunen stellte in dem Projekt eine besondere Herausforderung dar. Zur Zeit gehen ca. 80 Prozent der Dokumente, die einen Umfang von 20 Seiten und mehr erreichen können, bei der GPA NRW per Fax ein. Für die Dokumentation, die auf einem Microsoft Sharepoint Portal Server umgesetzt wird, ist aber die inhaltliche Aufschlüsselung der Dokumente notwendig. Dazu muss eine Volltextsuche in den verarbeiteten Dokumenten möglich sein. Da ein Abtippen der Faxe per Hand kein gangbarer Weg ist, muss eine automatische Formularverarbeitung eingesetzt werden. Faxe, die mit den unterschiedlichsten Geräten versandt wurden, Grauschleier, Verzerrungen, schräge Einzüge und häufig nur eine Auflösung von 96 dpi aufweisen, stellen allerdings für die automatische Formularverarbeitung einen echten Prüfstein dar.
Tecmasters hat mit ABBYY FormReader eine Formularverarbeitungslösung gefunden, die auch mit diesem anspruchsvollen Szenario zurecht kommt. ABBYY FlexiCapture Studio, das speziell für semi-strukturierte Formulare entwickelt wurde, hilft zudem dabei, mit den Format- und Qualitätsschwankungen bei den per Fax übertragenen Dokumenten zurecht zu kommen. „Mit den ABBYY-Produkten und der Unterstützung durch das Unternehmen ist uns die Bereitstellung einer präzisen und zuverlässigen Lösung gelungen“, kommentiert Udo Bergmann, Projektleiter der Tecmasters GmbH. „Wir haben einige Energie und Erfindungsreichtum in den Entwurf der Formulare und auch das Training der ABBYY-Technologien gesteckt. Aber jetzt kann die GPA NRW auf eine vollautomatische Lösung zurück greifen, die keinerlei Eingriff oder Kontrolle durch einen Sachbearbeiter erforderlich macht. Je nach Dokument liegt die Quote unsicher erkannter Zeichen zwischen lediglich drei und acht Prozent. Die Quote falsch erkannter Zeichen liegt deutlich darunter.“
„Die neue, automatisierte Dokumentationslösung ist bereits seit einiger Zeit produktiv“, erläutert Christian Törk, IT-Leiter der GPA NRW. „Unsere Erfahrungen sind durchweg positiv. Bei den jeweils unterschiedlichen technischen Voraussetzungen der Kommunen in NRW stellt deren Anbindung einen neuralgischen Punkt in der Dokumentationskette dar. Mit der jetzt gefundenen Lösung werden wir der Heterogenität der Kommunikationswege gerecht und können eine voll automatisierte und einheitliche Lösung für die Übertragung per Intranet, Post und Fax nutzen.“
GPA NRW
Die GPA NRW ist eine noch junge Einrichtung, die die Kommunen in NRW auf partnerschaftlicher Basis durch benchmarkorientierte, kennzahlengestützte Wirtschaftlichkeits-betrachtungen bei der Suche nach Stellschrauben für wirtschaftliches Handeln unterstützt. Darüber hinaus berät sie auf Auftragsbasis und bietet weitere Serviceleistungen an. Nähere Informationen sind unter www.gpa.nrw.de abrufbar.
