(pressebox) (Sassenberg, 05.07.2007) „Wir können uns jetzt nicht darum kümmern Zeit und Geld zu sparen“, so die Aussage vieler Unternehmen, die sich endlich wieder über gefüllte Auftragsbücher freuen können. Das Dilemma liegt auf der Hand: In den vergangen Jahren, waren die Unternehmen mit Investitionen sehr zurückhaltend. Jetzt ist die Auftragslage überwiegend gut und nun liegt der Fokus natürlich auf den Produkten und nicht auf den Dokumenten. Allerdings muss im Sinne der vollständigen Auslieferung, zum Beispiel von Maschinen oder Software, auch die Dokumentation vollständig sein. Ist dies nicht der Fall, hat der Kunde das Recht, so lange mit der Zahlung zu warten, bis auch die technischen Dokumente ausgeliefert sind. Häufig sind fehlende Dokumente der Grund für hohe Außenstände, denn die Dokumentation gehört genau so zum Produkt wie das Reserverad zum Neuwagen.

Obwohl vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen längst klar ist, dass die Technische Dokumentation nicht länger das Stiefkind in der Firma sein darf, hapert es jetzt an mangelnden internen Ressourcen zur optimalen Umsetzung. Die global document solutions (gds), Hersteller des Redaktionssystems docuglobe, realisiert mit ihrem Redaktionsteam die Technische Dokumentation als Outsourcing für Unternehmen, die keine personellen Ressourcen haben, um das Thema zu realisieren. „Wir übergeben die Technische Dokumentation schlüsselfertig an den Kunden. So ist das ungeliebte Kind schnell vom Tisch. Die Migration ist erfolgt und die Mitarbeiter können sofort mit der operativen Arbeit beginnen oder wir betreuen das Thema kontinuierlich weiter“, erläutert Henning Mallok den Ansatz, dieser Dienstleistung. „Das überzeugt in der Regel auch die Entscheider in den Unternehmen. Denn schließlich kann mehr sehr schnell 50 Prozent und mehr der anfallenden Kosten einsparen, wenn die Dokumente mit docuglobe bearbeitet werden“, weiß Mallok. Je nach Qualität der vorliegenden digitalen Daten, kann docuglobe innerhalb von wenigen Tagen aufgesetzt werden. www.docuglobe.de

Über docuglobe:

Um die Erstellung und Verwaltung von Produktbeschreibungen, Bedienungsanleitungen und Spezifikationen besonders schlank und effizient zu realisieren, hat sich die Redaktionsumgebung docuglobe bewährt. Das mit dem Editor Word arbeitende Tool richtet sich an Autoren und technische Redakteure, die mit Inhalten arbeiten, die mehrfach in verschiedenen Dokumenten Verwendung finden. Der besondere Clou an dieser Software: Dokumenteninhalte werden als einzelne Module, getrennt vom Seitenlayout, in einer Datenbank verwaltet und nur noch beim Publikationsprozess in ein freigegebens Dokument referenziert. Diese Vermeidung einer redundanten Datenhaltung trägt zur Arbeitserleichterung und damit zur Qualitätssteigerung der Dokumentenerstellung bei. Das trifft auch auf die Funktion der Verwaltung von Fremdsprachen zu. Durch das Konzept der Software bieten sich dem docuglobe-Anwender hier ebenfalls arbeits- und kostensenkende Potenziale beim Einkauf und in der Verwaltung von Übersetzungen. Die Kunden, die branchenübergreifend überwiegend im Mittelstand zu finden sind, loben außerdem die Verbesserung von Prozessen, Informationsflüssen und Abstimmungen, die das Arbeiten mit docuglobe mit sich bringt. Die Redaktionsumgebung kommt aus dem Hause technotrans AG, das die Software zunächst für eigene Zwecke entwickelte. Der Geschäftsbereich des Unternehmens, die global document solutions vertreibt das Produkt seit 2003 und bietet seinen Kunden aber schon seit fast 10 Jahren die Dienstleistung der Technischen Redaktion an. Mit der Version 5 kann die Software nun auch in Funktionsmodulen erworben werden, die genau den Anforderungen der Kunden entsprechen. Somit müssen Funktionen, die nicht relevant sind auch nicht gekauft werden. Die Basisversion kostet 3.800 Euro.

Über gds GmbH: global document solutions, ein Geschäftsbereich der technotrans AG, ist Software-Anbieter und Dienstleister für die Technische Dokumentation. Ursprünglich war dieser Geschäftsbereich nur die Abteilung "Technische Dokumentation" des technotrans-Konzerns, der als Entwickler und Produzent von Peripherie-Geräten für den Offset-Druck weltweit führender Systemanbieter ist. Das im eigenen Hause entwickelte Software-Tool "docuglobe" fand in kurzer Zeit auch bei Partnern und Zulieferunternehmen so viel Akzeptanz, dass es kontinuierlich weiterentwickelt wurde. Heute ist es für alle Unternehmen einsetzbar, die sich mit Technischen Dokumentationen befassen müssen – von der Betriebsanleitung bis zur Packungsbeilage für Medizinprodukte. 2007 wurde das Redaktionssystem von der Initiative Mittelstand in der Kategorie Dokumenten-Management-System ausgezeichnet. Neben der Vermarktung der Software bietet global document solutions die Technische Dokumentation als Serviceleistung für Unternehmen an, die diesen Bereich outsourcen wollen.