(pressebox) (Bonn, 13.06.2025) Gerade in sensiblen Bereichen kann dies zu einem ernsthaften Problem werden – sei es aus Datenschutzgründen oder wegen der Gefahr von Sicherheitslücken. Hier kommt das Konzept der Schatten-IT ins Spiel: die Nutzung nicht autorisierter Software oder Systeme, oft ohne Wissen der IT-Abteilung. Vor die gleichen Herausforderungen stellt uns nun auch die KI und es droht die „Schatten-KI“.

Schatten-IT: Ein Risiko für Datenschutz und Compliance

Der Einsatz von KI-Tools außerhalb der unternehmenseigenen Infrastruktur birgt erhebliche Risiken. Besonders problematisch ist die unkontrollierte Eingabe personenbezogener oder geschäftskritischer Daten in externe Systeme. Viele beliebte KI-Modelle, darunter Chatbots und Cloud-Dienste, verarbeiten und speichern Eingaben möglicherweise außerhalb der EU – oft in den USA. Dadurch besteht das Risiko, dass Daten ungewollt in Drittländer abfließen, was nicht nur gegen Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO verstoßen kann, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich zieht.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte eine E-Mail effizienter formulieren und kopiert den Inhalt in eine frei zugängliche KI-Anwendung. Unbemerkt enthält der Text personenbezogene Daten eines Kunden. Da die verwendete KI den Text speichert und möglicherweise weiterverwendet, handelt es sich um einen Datenschutzverstoß, der potenziell meldepflichtig ist und das Unternehmen rechtlichen Konsequenzen aussetzen kann.

Hinzu kommt, dass IT-Administratoren keine Kontrolle über die Nutzung solcher Systeme haben. Es fehlen Mechanismen zur Zugriffskontrolle, Protokollierung und Sicherheitseinstellungen. Zudem könnten durch unsachgemäße Nutzung vertrauliche Unternehmensinformationen an die Öffentlichkeit gelangen.

Microsoft 365 Copilot: Kontrollierte KI für Unternehmen

Eine sichere Alternative zur Schatten-IT ist der Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Als in die M365-Umgebung integrierte KI-Lösung bietet Copilot zahlreiche Vorteile gegenüber externen KI-Tools:

1. Datenresidenz in der EU: Microsoft verarbeitet Unternehmensdaten in regionalen Rechenzentren, sodass sensible Informationen nicht in Drittländer übermittelt werden.
2. Compliance und Datenschutz: Copilot hält sich an die bestehenden Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Microsoft und kann zudem entsprechend konfiguriert werden.
3. IT-gestützte Kontrolle: Administratoren können Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien zentral verwalten.
4. Sicherheitsvorkehrungen: Unternehmen können Datenverlust verhindern, indem sie beispielsweise bestimmte Datentypen oder Nutzergruppen für Copilot-Eingaben einschränken.
5. Auditing und Monitoring: Die Nutzung von Copilot kann über Purview protokolliert und analysiert werden, um Missbrauch zu verhindern und Transparenz zu gewährleisten.

Fazit: Gezielte KI-Nutzung statt unkontrollierter Schatten-IT

Der Einsatz von KI im Unternehmen ist sinnvoll – aber nur unter kontrollierten Bedingungen. Die Nutzung externer, nicht genehmigter KI-Tools kann erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Microsoft 365 Copilot bietet eine sichere und datenschutzkonforme Lösung, die nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden kann. Unternehmen sollten daher auf eine klare Strategie setzen: Schulungen für Mitarbeitende, klare Richtlinien zur KI-Nutzung und eine bevorzugte Nutzung von M365 Copilot, um Schatten-IT zu vermeiden.

Microsoft Copilot mit CONET

Die Einführung und sichere Nutzung von Microsoft 365 Copilot erfordert eine durchdachte Strategie und fundiertes Know-how. Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, um Ihr Unternehmen optimal auf die KI-gestützte Zukunft vorzubereiten. Wir beraten Sie individuell und helfen Ihnen, die Potenziale von Microsoft 365 Copilot sicher und effizient zu nutzen.

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Mit mehr als 1.900 Mitarbeitenden gehört CONET zu den führenden IT-Beratungshäusern in Deutschland. Namhafte Unternehmen und Organisationen aus den Branchen Automotive, Finance & Insurance und Manufacturing sowie dem öffentlichen Sektor vertrauen seit 1987 den Fachleuten der mittelständisch geprägten Unternehmensgruppe. Mit der Unternehmenszentrale in Bonn unterhält CONET 21 Standorte in Deutschland, Österreich, in der Schweiz sowie in Kroatien und Spanien.