(pressebox) (Bonn, 05.09.2024) Microsoft Dynamics 365 eine flexible Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre manuellen Prozesse zu digitalisieren und den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden. Dabei können Genehmigungen digital in Form von Business Process Flows eingeholt werden, die den gesamten Prozess abdecken – von der Beantragung über die Prüfung bis zur Genehmigung. Dies erleichtert die Nachverfolgung und spart Zeit und Ressourcen.

In diesem Beitrag möchten wir einen Einblick darüber geben, wie wir die manuellen Prozesse eines unserer Kunden mit Microsoft Dynamics 365 erfolgreich optimiert und digitalisiert haben. Zuvor wickelte unser Kunde alle Prozesse in Papierform ab – also die Beschaffung, die Fortbildung sowie die Aussonderung. Diese Vorgehensweise führte zu erheblichen Ineffizienzen, da Genehmigungen mühsam von Abteilung zu Abteilung weitergegeben wurden. Dank der hohen Anpassungsfähigkeit von Microsoft Dynamics 365 konnten wir in enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden eine maßgeschneiderte Lösung genau nach seinen Bedürfnissen gestalten.

Projektziel

Unser Projektziel war es, die Effizienz und Transparenz der Geschäftsprozesse unseres Kunden durch maßgeschneiderte Digitalisierung zu verbessern. Dabei legten wir besonderen Wert auf seine individuellen Bedürfnisse und Anforderungen, die wir mit Microsoft Dynamics 365 umsetzen konnten. Langwierige und aufwändige Prozesse passten wir exakt an die Wünsche des Kunden an und entwickelten somit passgenaue Lösungen.

Von der ersten Idee bis zum Abschluss begleiteten wir den gesamten Lebenszyklus der Prozesse und sorgten für eine durchgängige Dokumentation und Kontrolle. Dabei ermöglichten wir erhöhte Sichtbarkeit für alle Beteiligten, sodass jeder Schritt klar nachvollziehbar war. Durch die Standardisierung und Vereinheitlichung der Abläufe erreichten wir Konsistenz und Effizienz im gesamten Unternehmen, während wir gleichzeitig komplexe Prozesse vereinfachten und ihre Bedienbarkeit erhöhten.

Evaluierungsphase

In der Evaluierungsphase sprachen wir zunächst mit dem Kunden ausführlich über seine aktuellen Prozesse. Er hatte bereits eine gewisse Vorstellung davon, wie diese Prozesse digitalisiert werden könnten. Um diese Ideen greifbar zu machen, erstellten wir Diagramme in BPMN (Business Process Model and Notation). Diese visuelle Darstellung half dem Kunden, ein klares Bild davon zu bekommen, wie die Prozesse digitalisiert aussehen würden.

Gemeinsam verfeinerten wir diese Diagramme, um sicherzustellen, dass alle Details und Anforderungen berücksichtigt werden. Dies war ein entscheidender Schritt, damit der Kunde die geplanten digitalen Prozesse vollständig versteht und ihnen zustimmt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Evaluierungsphase war die Erstellung einer Dokumentation und von Prozess-Charts, die allen Beteiligten eine klare Vorstellung von der Dauer der Umsetzung boten. Diese Unterlagen sind essenziell, um den Fortschritt und die Zeitplanung des Projekts zu überwachen.

Zusätzlich entwickelten wir ein Berechtigungskonzept, das die verschiedenen Rollen wie Antragsteller und Genehmiger klar definiert. Dieses Konzept stellten wir visuell dar, um dem Kunden einen Einblick zu geben, wie die Berechtigungen innerhalb des digitalen Systems verteilt werden. Somit stellten wir sicher, dass alle Beteiligten die neuen Strukturen und Verantwortlichkeiten verstehen.

Designphase

In der Designphase überprüften wir gründlich den Gestaltungsprozess und nutzten dabei Formulare, Workflows, Plug-ins und Webressourcen mit den verfügbaren Microsoft-Bordmitteln. Wir nahmen individuelle Anpassungen mit Webressourcen und speziell entwickelten Plug-ins vor, damit sie den spezifischen Zielen und Anforderungen des Kunden entsprechen.

Ein weiterer Schritt war die Gestaltung eines Mockup-Prozesses. Dieser diente als visuelles und funktionales Modell, um dem Kunden eine Vorschau auf die digitalen Prozesse zu geben. Wir prüften ebenso die bestehenden Microsoft-Plug-ins und Tools, um sicherzustellen, dass sie unseren Anforderungen entsprechen. Falls bestimmte Funktionen nicht vorhanden waren, evaluierten wir den Aufwand für die Eigenentwicklung solcher Tools und Plug-ins, um mehr Anpassungsmöglichkeiten zu schaffen.

Nachdem diese Elemente entworfen und geprüft wurden, präsentierten wir sie dem Kunden. Gemeinsam optimierten wir die Entwürfe, bis die endgültige Lösung perfekt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten war und alle Erwartungen erfüllte.

Entwicklungsphase

In der Entwicklungsphase begannen wir mit der detaillierten Ausarbeitung der Formulare, einschließlich der Gestaltung von Tabellen und Optionsets. Dabei planten wir die Anordnung der Felder sorgfältig, um eine benutzerfreundliche und effiziente Dateneingabe zu gewährleisten.

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Phase war die Erstellung von Workflows und Business Process Flows, die die verschiedenen Prozessschritte digital abbilden und automatisieren. Parallel dazu entwickelten wir maßgeschneiderte Plug-ins und Webressourcen, die spezifische Funktionen und Anforderungen des Kunden abdecken. Wir realisierten durch Plug-ins auch Schnittstellen zu Drittsystemen für den Event-gesteuerten Austausch. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Umsetzung des Berechtigungskonzepts, bei dem wir Security Roles und Business Units definierten, um sicherzustellen, dass jeder User nur auf die für ihn relevanten Daten und Funktionen zugreifen kann. Hier waren die regelmäßige Kommunikation und Statusüberprüfung mit dem Kunden von großer Bedeutung. So konnten wir gewährleisten, dass alle Erwartungen erfüllt werden und der Entwicklungsprozess transparent und nachvollziehbar bleibt.

Um dafür Sorge zu tragen, dass alle Entwicklungen den Anforderungen entsprechen, führten wir regelmäßige Tests gemeinsam mit dem Kunden durch. Diese Tests waren entscheidend, um frühzeitig Feedback zu erhalten und notwendige Optimierungen und Ergänzungen in enger Absprache mit dem Kunden vorzunehmen.

Testphase

In der Testphase erprobten wir das System unter realen Bedingungen, um die einwandfreie Funktionalität zu gewährleisten. Dies umfasste die Überprüfung des Berechtigungskonzepts, sodass jeder User nur auf die für ihn relevanten Daten zugreifen kann. Der Business Process Flow wurde ebenfalls getestet, um sicherzustellen, dass alle Prozessschritte korrekt abgebildet und ausgeführt werden. Auch die generelle Funktionalität und Umsetzung aller Features wurden gründlich überprüft.

Nach erfolgreichem Test schalteten wir das System beim Kunden frei, sodass er mit dem produktiven System arbeiten konnte. Dabei war es uns wichtig, direktes Feedback von den Usern zu sammeln. Dieses Feedback nutzten wir, um das System weiter zu optimieren und anzupassen. Bei Bedarf führten wir eine neue Entwicklungs- und Testphase durch, um alle Anpassungen und Verbesserungen vollständig zu integrieren und die Funktionsfähigkeit sicherzustellen.

Vorteile von Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 bietet eine zukunftssichere Basis für den Betrieb von Prozessen, die kontinuierlich weiterentwickelt werden und stetig neue Funktionen bieten. Somit kann das Unternehmen unseres Kunden auch in Zukunft von den neuesten technologischen Entwicklungen profitieren und seine Wettbewerbsfähigkeit durch neue Möglichkeiten weiter verbessern.

Die folgenden Vorteile lassen sich für die Benutzung von Microsoft Dynamics 365 an dieser Stelle zusammenfassen.

• Modernere und benutzerfreundlichere Plattform: Steigert die Akzeptanz der User und sichert das Innovationspotenzial
• Optimierung und Standardisierung: Schnellere und effizientere Implementierung von Geschäftsprozessen
• Stabilität und Zuverlässigkeit: Optimiert den Betrieb, reduziert Ausfallzeiten und verbessert die Geschäftskontinuität
• Reduzierte Wartungskosten: Regelmäßige Updates und besserer Support senken langfristig die Betriebskosten
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Zeitlich schnellere Anpassungen und vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten
• Bessere Datenintegration: Verbessert Datenqualität und erleichtert Datenanalyse und Entscheidungsfindung

Herausforderungen im Projektmanagement

Projekte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringen spezifische Herausforderungen mit sich, die eine sorgfältige Planung und Durchführung erfordern: 

• Detaillierte Analyse der individuellen Prozesse: Jeder Prozess muss genau analysiert werden, um ihn effektiv digital abbilden zu können.
• Sorgfältige Planung und Durchführung: Eine gründliche Planung ist entscheidend, damit alle Anforderungen erfüllt werden und das Projekt reibungslos verläuft.
• Nahtlose Abbildung der Geschäftsprozesse und Förderung der Benutzerakzeptanz: Es ist wichtig, die digitalen Lösungen so zu gestalten, dass sie die Geschäftsprozesse nahtlos abbilden und gleichzeitig von den Usern akzeptiert werden.
• Intensive Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch: Eine enge Zusammenarbeit mit dem Ansprechpartner für das Projekt ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden und etwaige Änderungen schnell umgesetzt werden können.
• Spezifisches Know-how und Erfahrung: Projekte erfordern spezifisches Fachwissen und Erfahrung im Umgang mit digitalen Lösungen. Schulungen und kontinuierlicher Support sind daher unerlässlich, um das Projekt erfolgreich umzusetzen und die User optimal zu unterstützen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend für den Erfolg bei der Implementierung digitaler Lösungen in Unternehmen. Durch eine gezielte Herangehensweise und klare Kommunikation kann das Projektmanagement effektiv gestaltet werden.

Schlussfolgerung

Dank unserer maßgeschneiderten Lösungen in Microsoft Dynamics 365 konnten wir eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern unseres Kunden erreichen und das Unternehmen für zukünftige Marktbedingungen optimal positionieren. Durch sorgfältige Planung und enge Zusammenarbeit ist es uns gelungen, komplexe Prozesse erfolgreich zu meistern.

Unser Projekt verdeutlicht, dass eine gut durchdachte Lösung zu einer erfolgreichen digitalen Anwendung führt und den Kunden langfristig zukunftssicher aufstellt. Als benutzerfreundliche, stabile und kosteneffiziente Lösung verbessert Microsoft Dynamics 365 die Betriebseffizienz und Flexibilität erheblich und unterstützt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

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