Webinare und Online-Pressekonferenzen – darauf kommt es an

Was ist ein Webinar?

„Webinar“ ist ein Kofferwort aus „Seminar“ und „Web“. Webinare sind im Prinzip einfach Seminare, die virtuell im Internet stattfinden, ohne dass sich die Teilnehmer persönlich treffen müssen. Die Veranstaltung, zum Beispiel eben eine Pressekonferenz, findet also auf einer Website statt. Webinare sind multimedial, sie enthalten immer Bild und Ton und oftmals auch Videos, Folienpräsentationen, Infografiken oder Animationen.

Wird alles digital?

Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind Online-Pressekonferenzen, Livestreams, virtuelle Events und Webinare ein echtes Boom-Thema. Auch in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit von Unternehmen. Die Vorteile liegen für viele Menschen auf der Hand: entfallende Reisen schonen das Portemonnaie und die Umwelt, auch wenn alle digitalen Formate natürlich den Stromverbrauch noch einmal erhöhen. Ein weiteres gewichtiges Argument: Mit interessanten virtuellen Veranstaltungen kann es gelingen, wesentlich mehr Menschen zu erreichen als mit echten Events, einfach weil die Teilnahme so einfach und günstig ist.

Weshalb sollten Sie Webinare anbieten?

Die Eintrittsschwellen für die Teilnahme sind bei digitalen Events naturgemäß niedriger als bei echten Veranstaltungen, für die neben der eigentlichen Dauer von Konferenz oder Seminar eben auch die An- und Abreisezeit investiert werden muss. Das gilt vor allem für Journalisten, denen jedes Jahr sehr viele Veranstaltungen angeboten werden. Auch das Verlassen uninteressanter Veranstaltungen ist online ein Kinderspiel – im echten Leben sind die Zeit- und Geldkosten aber bereits entstanden, bevor zum Beispiel die Teilnehmer die Qualität einer Konferenz realistisch einschätzen können. Das schreckt immer mehr Menschen mittlerweile ab.

Gestiegene Bandbreiten sogar in ländlichen Räumen sowie eine – der Heimarbeit in der Pandemie sei Dank – im Schnitt gute technische Ausstattung der meisten arbeitenden Menschen mit PC, Kamera und Mikrofon machen die Durchführung für Veranstalter immer leichter. Hinzu kommt: Online-Pressekonferenzen lassen sich archivieren und die Aufzeichnung kann von Journalisten auch nach dem Ende der Veranstaltung einfach im Netz abgerufen werden. Vieles spricht also für den Weg ins Internet.

Lösen digitale, virtuelle Events klassische Event-Formate ab?

Die Antwort lautet, wie so oft: Kommt ganz darauf an. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Standort eröffnen, macht es wahrscheinlich Sinn, den eingeladenen Pressevertretern die neue Niederlassung oder Produktionsstätte live und vor Ort zu präsentieren. Wenn Sie hingegen eine neue Software veröffentlichen, ist eine Präsentation im Netz sinnvoller.

Wie gebe ich ein Webinar?

Der Weg zum eigenen Webinar ist nicht kompliziert. Als Erstes müssen Sie natürlich wissen, was Sie überhaupt kommunizieren möchten.

Als Nächstes sollten Sie sich Gedanken darüber machen, in welcher Form Sie Ihre Inhalte präsentieren möchten:

• Soll es eine digitale Jahrespressekonferenz oder eine Live-Präsentation Ihres neuen Produkts werden?
• Brauchen Sie Experten, die Vorträge halten, oder liegt der Schwerpunkt auf einer Diskussion mit den Teilnehmern?
• Planen Sie eine Schulung mit wenigen Teilnehmern oder eine Pressekonferenz mit mehreren Referenten und vielen Journalisten?
• Möchten Sie Ihren Event im Anschluss archivieren und im Internet zugänglich machen?

Je nachdem, wofür Sie sich entscheiden, kann sich natürlich der technische und organisatorische Aufwand erhöhen. Entsprechend können Sie die richtige Plattform für Ihre Online-Veranstaltung auswählen.

Welche Plattformen gibt es für Online-Pressekonferenzen und Webinare?

Es gibt sehr viele Anbieter von geeigneten Software-Lösungen für die Durchführung von Online-Veranstaltungen. Zu den beliebtesten und bekanntesten gehören:

• Zoom
• Contentflow
• Demio
• GoToWebinar
• Cisco WebEx
• Adobe Connect
• Livestorm
• WebinarJam
• EverWebinar
• Spreed
• GoToWebinar
• WebinarNinja
• WebEx
• ON24
• Zoho Meetings
• v. a.

Alle technischen Lösungen unterscheiden sich in ihrer Preisstruktur und anderen Parametern, zum Beispiel der Interaktivität oder der Anzahl möglicher Teilnehmer.

Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich?

Neben der Auswahl der für Sie besten Online-Plattform müssen Sie sicherstellen, dass Sie am „Veranstaltungsort“ – also dem Raum, aus dem Sie Ihren Event ins Internet übertragen – jederzeit eine leistungsstarke und vor allem unterbrechungsfreie Internetverbindung besitzen. Nichts ist für Sie ärgerlicher und die Teilnehmer frustrierender, als ein erfolgreiches Webinar, das dann aus technischen Gründen einfach abbricht.

Falls Sie eine Videoübertragung anbieten, benötigen Sie eine geeignete Kamera, mindestens eine gute Webcam, und natürlich ausreichend Licht. Beim Thema Beleuchtung gilt eigentlich immer, besser zu viel als zu wenig, jedenfalls, solange Sie die Vortragenden oder sich selbst nicht unangenehm blenden.

Auch beim Thema Ton sollten Sie nicht sparen. Gute Mikrofone gibt es bei den großen Anbietern schon für 100 Euro. Falls Sie nicht auch noch ein externes Audiointerface einsetzen möchten, empfiehlt es sich, ein Mikrofon zu kaufen, das direkt an Ihren Vortragsrechner angeschlossen werden kann, etwa mit einem USB-Anschluss.

Wie läuft eine virtuelle Pressekonferenz ab?

Im Prinzip genauso wie eine „echte“. Sagen Sie, was Sie zu sagen haben, und fassen Sie sich kurz. Geben Sie den Teilnehmern ausreichend Gelegenheit, Fragen zu stellen, und laden Sie rechtzeitig zu Ihrer Veranstaltung ein, am besten mit telefonischer Nachfrage einige Tage vorher.

Was macht eine erfolgreiche digitale Pressekonferenz aus?

Erfolgreich ist Ihre digitale Veranstaltung dann, wenn es Ihnen gelingt, alle wichtigen Informationen an die Teilnehmer zu bringen. Dazu benötigen Sie Inhalte, die für Ihre Zielgruppe, etwa Journalisten aus dem Wirtschaftsressort, auch wirklich relevant sind, in diesem Fall also einen Nachrichtenwert haben.

Bei einem digitalen Webinar für Ihre Kunden gilt im Prinzip das Gleiche:

• Sind alle Teilnehmer zufrieden?
• Wurden die wichtigsten Inhalte vermittelt?
• Haben Sie Ihr Zeitbudget eingehalten und die Geduld Ihrer Zuhörer nicht unnötig strapaziert?
• Gab es eine Fragerunde und konnten die dort gestellten Fragen kompetent beantwortet werden?

Wie müssen die Inhalte an digitale Kanäle angepasst werden?

Die gute Nachricht: Die meisten Inhalte müssen eigentlich nicht aufwendig angepasst werden. Falls Sie Folien zeigen, präsentieren Sie diese im Internet genauso wie im echten Leben. Ihre Videos und Tondokumente sollten in allen Fällen schnell auf den Punkt kommen und idealerweise über einen gewissen Unterhaltungswert verfügen.

Das Thema Zeit ist im Internet vielleicht noch wichtiger als bei einer Präsentation, bei der die Teilnehmer gemeinsam in einem Seminarraum sitzen. Besonders die Wechsel von Vortragenden sollten zügig und reibungslos vonstatten gehen. Langwierige Umbaupausen sind zwar auch bei echten Konferenzen nur ungern gesehen, in der digitalen Welt ist unsere Geduld aber noch viel schneller erschöpft. Wenn aber alle Vortragenden einmal auf der betreffenden Plattform angemeldet sind, geht das „Umschalten“ erfahrungsgemäß sehr schnell.

Viele Programme bieten die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit den anderen Teilnehmern zu teilen. So kann jeder Vortragende seine eigene Präsentation auf seinem eigenen Rechner starten und einfach seinen Screen teilen. Das geht in der Regel sogar einfacher und schneller, als wenn die Redner erst einmal ihren persönlichen Laptop an Ihren Beamer anschließen müssen.

Sie sehen: Webinare und Online-Konferenzen werden aus guten Gründen immer beliebter in der Öffentlichkeitsarbeit und ihre technische Durchführung immer leichter. Vor allem, weil sie uns allen viel Zeit und Geld sparen, ohne, dass wir auf wichtige Veranstaltungen verzichten müssen.

Übrigens: Auch die Kunden der Pressebox setzen das Instrument Webinar erfolgreich ein. Vielleicht ist ja auch etwas Interessantes für Sie dabei. 

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.