Pressemappe

Eine Pressemappe dokumentiert die Ergebnisse einer Pressekonferenz in schriftlicher Form. Sie ist damit gleichsam das Gedächtnis der von einem Unternehmen oder einer Institution einberufenen Pressekonferenz. Pressemappen erstellen, erfordert Sorgfalt und Präzision.

Das Thema der Pressekonferenz muss klar und deutlich im Mittelpunkt der Mappe stehen. Maximale Transparenz ist hier angesagt. Die gezielte Auswahl und Komposition entscheidet darüber, ob die Botschaft bei den anwesenden Pressevertretern ohne Abstriche ankommt.
Eine Pressemappe ist kein Abfalleimer der Marketingabteilung. Papierfluten müssen gestoppt werden, Marketingmaterial kommt nur im „Notfall“ in die Mappe. Ein sichtbarer Kontakthinweis gehört auf mehrere Blätter. Zusätzlich sollte die Pressemappe mindestens die Visitenkarte des Pressesprechers enthalten. Schließlich ist davon auszugehen, dass einige Journalisten lange nach Ende der Pressekonferenz, dann, wenn sie in der Redaktion an ihrem Artikel arbeiten, noch Fragen haben und hoffnungsvoll zum Telefon greifen.
Der besseren Übersichtlichkeit dient ein Faktenblatt oder Factbook in der Pressemappe. Diese enthält natürlich auch die aktuelle Pressemitteilung.

Bilder sprechen eine eigene Sprache

Die Visualisierung des Themas ist besonders wichtig. Weil Journalisten zahlengläubig sind und an handfesten Informationen interessiert, macht sich die Darstellung von Sachverhalten in Form von Grafiken und Tabellen besonders gut. Printfotos sollten grundsätzlich farbig, hochglänzend und randlos sein – und als Mindestformat 10 mal 15 Zentimeter haben.
Auf der Rückseite sind die Fotos per Aufkleber thematisch entsprechend zu beschriften und gegebenenfalls auch mit einem Copyrightvermerk zu versehen. Zusätzlich sollten die Motive auch in digitalisierter Form zur Verfügung stehen; ideal ist das Überspielen der Bilder auf eine DVD.
Neben dem aktuellen Material, das in der Pressemappe sichtbar vorn platziert wird, findet auch Hintergrundmaterial Verwendung. Dies darf aber nicht als reines Füllmaterial dienen, um die Mappe künstlich aufzublähen. Hintergrundmaterial enthält beispielsweise belegte Fakten wie Studien, Expertisen oder auch die Ergebnisse der für das Thema der Pressekonferenz relevanten Umfragen. Sinnvoll ist auch die Beigabe eines kompakten Firmenprofils. Dieses sollte Angaben über das Gründungsdatum, die Zahl der Beschäftigten, den Standort sowie über die unternehmerischen Aktivitäten der vergangenen Jahre enthalten und Investitionssummen sowie weitere Zahlen ausweisen. Werbung gehört dagegen nicht zum Inhalt einer Pressemappe.
Belegte Fakten und strikte Aktualität zeichnen eine gute Pressemappe aus. Sie muss dem Pressevertreter das sichere Gefühl vermitteln, umfassend und wahrhaftig informiert zu werden.
Die Pressemappen werden an die Journalisten vor Beginn der Pressekonferenz verteilt. Eingeladene Vertreter, die nicht zur Pressekonferenz erschienen sind, erhalten die Mappen im Anschluss. Hier empfiehlt es sich, die kompletten Unterlagen in digitalisierter Form zuzustellen. Die optimale digitale Pressemappe ist eine PDF-Datei.

Das Corporate Design

Größere Unternehmen oder Institutionen laden regelmäßig zu Pressekonferenzen ein. Zu beachten ist deshalb, dass die Pressemappen einen Wiedererkennungswert haben. Das garantieren Farbgebung, Logo und Schriftart im Sinne des Corporate Design. Gleichzeitig sollten sich die Mappen aber auch ein Stück weit unterscheiden, die Pressemappe 2008 von der Pressemappe 2009. Dies macht ein zusätzlicher Aufdruck auf der Hülle der Mappe möglich. Dieser enthält gut sichtbar das Thema und das Datum der Pressekonferenz.
Pressemappen können auch unabhängig von terminierten Pressekonferenzen gestaltet und in den Presseverteiler gegeben werden. Dies bietet sich etwa bei der Teilnahme an einer Fachmesse an. In diesem Fall sollte aber wenigstens eine Pressemitteilung beiliegen, die auf die Messepräsenz eines innovativen Unternehmens verweist.

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