Pressekonferenz

Die tagesaktuelle journalistische Berichterstattung lebt im Wesentlichen von Pressemitteilungen und den Ergebnissen von Pressekonferenzen. Pressekonferenzen sind für professionelle Pressearbeit unumgänglich.
Die Vorbereitung und Durchführung einer Pressekonferenz ist sehr aufwändig. Entsprechend hoch muss der Nachrichtenwert der Informationen für diesen Anlass sein. Wer nur „Peanuts“ anzubieten hat, beschränkt sich besser auf eine Pressemitteilung. Eine Pressekonferenz eignet sich hingegen als Kommunikationsinstrument eher für das Ziehen einer Bilanz, oder die Vorstellung eines Geschäftsberichts oder innovativen Produktes
Eine Pressekonferenz wird in der Regel vom Pressesprecher des Unternehmens oder einer Institution organisiert, moderiert und verantwortet. Die Zielgruppe ist dem Thema entsprechend festzulegen, das Management des Unternehmens sollte ein Briefing erhalten und bei Bedarf auch im Umgang mit den Medienvertretern trainiert werden.

Die richtige Organisation ist wichtig

Pressekonferenzen müssen gut organisiert werden. Eine exakte Maßnahmen- und Zeitplanung, auch in Form einer Checkliste, ist deshalb unverzichtbar. Eine qualitativ hochwertige Pressemappe mit allen relevanten Zahlen, Fakten und Daten gelegt darf nicht fehlen. Besonderes Augenmerk gilt der Visualisierung in Form von Graphiken, Computersimulationen, Fotos und digitalen Filmen.
Der Ort der Pressekonferenz muss gut ausgewählt werden. Verkehrsgünstige Erreichbarkeit ist ebenso wichtig wie die exakte Ausschilderung. Wichtig ist auch der richtige Termin: Idealerweise werden Pressekonferenzen zwischen Dienstag und Donnerstag abgehalten, der optimale Beginn liegt bei zehn oder elf Uhr morgens. Achten Sie ebenso auf mögliche Konkurrenztermine.

Das Zeitmanagement

Eingeladen wird in der Regel zehn Tage vorher, ein Feedback-Bogen liegt der Einladung bei. Die Dauer der Pressekonferenz sollte seitens des Veranstalters mit maximal 45 Minuten veranschlagt werden. Für anschließende Diskussionen, Hintergrundgespräche, Fototermine mit Bildjournalisten und Extraaufnahmen von Hörfunk- und Fernsehteams sollten weitere 45 Minuten einkalkuliert werden.
Die Pressemappe sollte nicht mit der Einladung zur Pressekonferenz vorab verschickt werden. Das macht die Pressekonferenz exklusiv und ist ein Anreiz für Pressevertreter, auch tatsächlich zu erscheinen. Außer der Pressemappe liegen Papier und Schreibgerät bereit. Verhinderte Teilnehmer erhalten alle notwendigen Informationen wahlweise als Print (Brief, Fax) oder digital (PDF-Datei).

Evaluation nicht vergessen

Der Pressesprecher übernimmt die Einleitung und die Moderation. Er stellt die Vertreter der Geschäftsführung vor, skizziert kurz das Thema und übergibt das Wort anschließend an den Vorstand. Er achtet darauf, dass deren Statements nicht zu weitschweifig geraten. Im Anschluss daran wird die Fragerunde eröffnet.
Vorstand und Pressesprecher evaluieren im Anschluss Verlauf und Ergebnis der Pressekonferenz. Die Kernfragen heißen: Wie wurden die gewollten Botschaften reflektiert? Welche wichtigen Medien wurden nicht erreicht und warum nicht? Mit welchen Medien sollten besondere Beziehungen gepflegt werden? Am Ende wird ein Pressespiegel erstellt und gezielt eingesetzt.

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