Zeiterfassung: Warum der Mittelstand nicht auf den Gesetzgeber wartet

• Jedes zweite KMU erfasst Arbeitszeiten vollständig digital – ein Drittel setzt noch auf Excel und Papier
• Haupttreiber ist nicht Compliance, sondern Transparenz über Überstunden und Auslastung
• Größte Hürde bei der Einführung: Akzeptanz in der Belegschaft – nicht die Technik

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 faktisch geltendes Recht. Ein konkretes deutsches Gesetz fehlt bis heute. Während ein Gesetzesentwurf aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales gegenwärtig die Debatte um die Zeiterfassung neu entfacht hat, zeigt eine aktuelle Umfrage im Auftrag von HR WORKS unter 329 HR-Entscheidern in deutschen KMU: Der Mittelstand wartet nicht auf den Gesetzgeber – aber er ist noch nicht am Ziel.

Zeiterfassung: Erst die Hälfte ist vollständig digital

Nur 50 % der befragten Unternehmen erfassen Arbeitszeiten bereits vollständig digital. 34 % nutzen noch eine Kombination aus digitalen und manuellen Methoden wie Excel, Papier oder E-Mail. 7 % planen die Einführung eines digitalen Systems innerhalb der nächsten 6 Monate. 5 % geben an, die gesetzliche Umsetzung abzuwarten, bevor sie eine Einführung in Betracht ziehen. Dabei zeigt sich ein klares Größengefälle: Während 57 % der Unternehmen mit 251 bis 500 Mitarbeitenden vollständig digital erfassen, sind es bei Unternehmen mit 20 bis 49 Mitarbeitenden nur 45 %.

Nutzen der Zeiterfassung geht vor Compliance

Während die Politik noch über die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung diskutiert, haben viele Unternehmen das Thema längst aus einem anderen Grund angepackt: Für fast jeden zweiten Befragten (50 %) war Transparenz über Arbeitszeiten, Überstunden und Auslastung der ausschlaggebende Faktor bei der Einführung. Rechtssicherheit und Compliance nennen dagegen nur 10 %.

Das ist ein deutliches Signal: Die aktuelle politische Debatte trifft auf Unternehmen, die Zeiterfassung nicht nur als Reaktion auf Gesetze betreiben, sondern als aktives Steuerungsinstrument. Der Gesetzgeber holt damit eine Entwicklung nach, die im Mittelstand vielfach schon aus eigenem Antrieb begonnen hat.

Die größte Hürde ist nicht die Technik – sondern die Belegschaft

Die größte Hürde bei der Einführung ist laut Umfrage nicht die Technik, sondern die Belegschaft: 28 % der befragten HR-Entscheider nennen fehlende Akzeptanz als größtes Hindernis. Die konsequente Nutzung und Einhaltung der Vorgaben folgt mit 21 %, die technische Umsetzung und Systemintegration mit 17 %.

Gleichzeitig berichten 42 % der Befragten, dass Zeiterfassung in ihrer Belegschaft überwiegend positiv wahrgenommen wird. 33 % beschreiben die Haltung als neutral. Ob die Skepsis vor der Einführung oder erst danach entsteht, lässt die Umfrage offen.

Über die Umfrage

Die Umfrage wurde im Mai 2026 von der puls Marktforschung GmbH im Auftrag von HR WORKS durchgeführt. Befragt wurden 329 Entscheider über digitale Lösungen im HR-Bereich in deutschen KMU mit 20 bis 500 Mitarbeitenden. Die Erhebung erfolgte online.