Mehr Zeit für die Arbeit - Vertragsmanagement für Zeitarbeit mit qualifizierter elektronischer Unterschrift

Graz, (PresseBox) - Zu den zentralen Aufgaben von Personaldienstleistern zählt das Management von Verträgen. Wo immer ein Arbeitsplatz vermittelt wird, ist ein rechtsgültiger Vertrag für alle Beteiligten aufzusetzen. Das ist eine juristisch anspruchsvolle Aufgabe, die immer wieder auch gesetzliche Novellen zu berücksichtigen hat. So traten mit 1. April 2017 grundlegende Änderungen im deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Kraft.

Rechtliche Grundlagen

Grundsätzlich treten Personaldienstleister laut AÜG als Verleiher auf und müssen in dieser Funktion mit Arbeitskräften zur Arbeitsleitung an Dritte (Entleiher) einen Vertrag abschließen, der der Schriftform bedarf. Bisher war es in der Branche nicht unüblich, den endgültigen Vertrag erst Wochen nach der Überlassung – und damit dem Antrittstermin des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber – fertig zu stellen. Das hatte vor allem praktische Gründe. Die schnellstmögliche Zurverfügungstellung von Arbeitskräften hatte Vorrang vor den juristischen Formalien. Das wird sich in Zukunft grundlegend ändern. Denn Verleiher sind nun per Gesetz gehalten, das komplette Vertragswerk verbindlich vor Antritt des Arbeitsverhältnisses abzuschließen – empfindliche Strafen bei Nichteinhaltung inklusive.
Die praktische Herausforderung für Personaldienstleister besteht nun also darin, solche Verträge in einem oft sehr engen Zeitrahmen zu komplettieren, d.h. mit den Unterschriften aller daran Beteiligten. Genau hier liegt der Grund für die bisherige Praxis: Es vergingen Tage und Wochen, bis auch die letzte verpflichtende Unterschrift geleistet wurde. So lange eine Unterschrift händisch geleistet wurde, waren es oft ganz banale logistische Gründe, warum die Signatur auf sich warten ließ: Vertragswerk und Unterzeichner befinden sich nicht am selben Ort.

Qualifiziert elektronisch unterschreiben

Nur mit der elektronischen Signatur ist die neue Sachlage professionell zu managen. Denn nur die elektronische Signatur kann ortsunabhängig und parallel geleistet werden. Hier reichen wenige Minuten, bis der Vertrag rechtskräftig unterschrieben ist. Im Fall der elektronischen Signatur haben sich Personaldienstleister an §126a BGB zu orientieren: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.“

Digitale Identität per Video-Identverfahren, Unterschrift per Handy

Die hier vom Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die Basis der Lösung von XiTrust Secure Technologies. Bedingung für eine qualifizierte elektronische Unterschrift ist eine digitale Identität. Wer noch nicht über eine digitale Identität verfügt, die zur rechtssicheren Unterschrift befähigt, kann sich online über den Service XiDentity.eu registrieren lassen. Im Video-Identifikationsverfahren von XiTrust-Partner WebID Solutions dauert dieser Vorgang nur wenige Minuten. Für das face-to-face-Interview mit geschulten Call-Center-AgentInnen sind lediglich ein gültiger Personalausweis und die Videofunktion am Rechner vorausgesetzt. Nach erfolgreicher Identifikation und dem Abgleich der persönlichen Daten wird die XiDentity, also die digitale Identität des Antragstellers, aktiviert und dieser kann den Vertrag mit dem Personaldienstleister sofort mobil per Fernsignatur mit dem Handy unterschreiben.

Die so geleisteten Unterschriften entsprechen der im Juli 2016 in Kraft getretenen eIDAS-Verordnung, die die rechtlichen Rahmenbedingungen der qualifizierten elektronischen Unterschrift in allen 28 Mitgliedsländern der EU einheitlich regelt. Das Zertifikat, das hinter XiDentity steckt, stellt ein eIDAS-konformes Trust Center aus und ist fünf Jahre lang gültig.

XiTrust MOXIS übernimmt die Verwaltung

Während der Arbeitnehmer an dieser Stelle bereits seine vertragliche Pflicht getan hat, fängt für die übrigen Vertragsparteien die Arbeit jetzt erst an. Hier müssen sämtliche Verträge nämlich nicht nur unterschrieben, sondern auch verwaltet werden. Die Lösung dafür heißt XiTrust MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe von XiTrust. Mit MOXIS können beliebig viele Verträge gleichzeitig im Stapelverfahren (mittels Fernsignatur) unterzeichnet werden, Workflows können vorkonfiguriert und direkt aus MS Word u.a. gestartet werden. Die signierten Dokumente werden automatisiert weiterverarbeitet. Unterschrieben wird auch auf dieser Seite der Vertragspartnerschaft per qualifizierter elektronischer Signatur mittels Mobiltelefon, also per Fernsignatur. Die auch für die MitarbeiterInnen des Personaldienstleisters notwendige digitale Identität ist ebenfalls über das beschriebene Video-Identverfahren erhältlich. Alternativ kann aber auch ein sogenannter Registration Officer (RO) im Unternehmen ausgebildet werden, der die digitalen Identitäten dann vor Ort ausstellen darf.

XiTrust Secure Technologies GmbH

Seit 2002 unterstützen die Produkte von XiTrust Secure Technologies aus allen Branchen. Mit drei Standorten in Österreich und Deutschland verfolgt XiTrust gemeinsam mit seinen Kunden die Vision einer papierlosen Zukunft. Basierend auf Standardlösungen, fügen sich alle Produkte für die mittlerweile mehr als 100 Kunden aus Industrie, Handel und öffentlicher Hand maßgeschneidert in bestehende IT-Landschaften ein. Das Ergebnis sind medienbruchfreie Geschäftsprozesse und spürbar mehr individuelle Freiheit für alle, die täglich signierte Dokumente in den Unternehmenskreislauf einfügen. XiTrust Secure Technologies kann heute die komplette Nutzungsbandbreite rund um die elektronische Signatur anbieten.

- Digitale Identitäten mit dem Service XiDentity.eu
- Die digitale Unterschriftenmappe mit XiTrust MOXIS
- Elektronisches Signieren mit dem XiTrust Business Server (XBS)
- Sichere E-Mail-Kommunikation mit dem XiTrust Mailing System (XMS)

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