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Pressemitteilung BoxID: 120464 (WMD Group GmbH)
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WMD realisiert automatisierte Rechnungsverarbeitung und elektronisches Vertragsmanagement bei Greater Union

Größter Kinobetreiber Deutschlands führt unternehmensweit in Navision die DMS-Lösung EASY ENTERPRISE ein

(PresseBox) (Ahrensburg, ) Die Greater Union Filmpalast GmbH (CineStar-Gruppe), mit 3.300 Mitarbeitern und 85 Filmtheatern der größte Kinobetreiber in Deutschland, hat unternehmensweit die DMS-Lösung EASY ENTERPRISE eingeführt. Zukünftig werden alle eingehenden Rechnungen automatisiert verarbeitet und elektronisch archiviert. Mit der Umsetzung des Projektes wurde die WMD (Workflow Management & Document Consulting) aus Ahrensburg beauftragt. Die Integration der Erkennungssoftware Docutec Xtract for Documents sorgt dabei für eine effiziente digitale Klassifikation und Extraktion der auszulesenden Dokumente. Die vollautomatisierte, integrierte DMS-Lösung läuft seit Juni 2007 im Produktivbetrieb und wird an den Standorten der Unternehmensgruppe von rund 150 Anwendern zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen genutzt. Im Rahmen des Projektes wurde zudem in der ersten Ausbaustufe ein digitales Vertragsmanagement für die Rechtsabteilung des Unternehmens umgesetzt.

An die 60.000 Rechnungsbelege und rund 10.000 Verträge bearbeitet Greater Union jährlich an 56 Standorten und für 28 verschiedene Mandanten. Als grundlegendes Finanzbuchhaltungssystem setzt das Unternehmen Microsoft Dynamics NAV (Navision) ein.

Die Vielzahl der verteilten Standorte bei Greater Union hat in der Vergangenheit oftmals sowohl die Bearbeitungszeiten als auch das Wiederauffinden von Originalbelegen und -dokumenten zu einem umständlichen und manchmal auch verlustträchtigen Unterfangen werden lassen. Lange Versandwege, verlegte Dokumente, spätes Freigeben, unklare Zuständigkeiten, die Gefahr von Skontoverlusten - dies alles führte zu der Entscheidung, im Unternehmen klare Verhältnisse zu schaffen und eine unternehmensweite DMS- Lösung herbeizuführen, die für Transparenz, Übersichtlichkeit, kurze Wege und zentralen Zugriff sorgen sollte.

Ganzheitliche Lösung für alle Ansprüche
Der EASY ENTERPRISE Dokumenten- und Archivserver bot hier eine ganzheitliche Lösung für alle Ansprüche der Greater Union. Mit EASY for NAVISION wurde EASY ENTERPRISE als revisionssicheres Archiv und EASY DOCUMENTS als leistungsfähige Workflow-Komponente in die Navision-Umgebung integriert. Als Basis für die eingesetzten Prozesslösungen zur Rechnungsprüfung und zum Vertragsmanagement werden die EASY-Lösungspakete EASY INVOICE und EASY CONTRACT genutzt.

An zwei zentralen Scannern am Hauptstandort in Lübeck werden mit der neuen Lösung jetzt sämtliche eingehenden Rechnungsbelege sowie alle Vertragsdokumente erfasst.

Im Bereich der eingehenden Rechnungen erfolgt das Scannen im Zusammenspiel mit EASY CAPTURE. Anschließend werden sämtliche Daten der Rechnungsbelege mit der Erkennungssoftware Xtraxt for DOCUMENTS digital ausgelesen. Die Übergabe dieser digitalen Daten an die Workflow-Lösung EASY DOCUMENTS übernimmt die WMD-Systemschnittstelle FlexPost.

Elektronische Rechnungsbearbeitung mit EASY INVOICE
Mit der vorkonfigurierten Lösung EASY INVOICE erfolgt die weitere Verarbeitung der Rechnungsdaten. Nach der Kontierung im EASY-Workflow wird der erzeugte Datensatz an Navision übergeben und dort gebucht. Der nachfolgende Freigabeprozess für die Zahlung findet anschließend wieder über den EASY-Workflow statt, der dabei sehr detailliert die Zuordnung der Rechnungen zu FiBu-Mitarbeitern und Sachprüfern (abhängig von Mandant, Sachkonto, Kostenstelle und Freigabegrenzen) steuert. Nach erfolgter Zahlung werden die Daten revisionssicher und jederzeit recherchierbar in EASY ENTERPRISE archiviert. Der Workflow kann bei Bedarf auch nachträglich noch an veränderte Arbeitsabläufe im Unternehmen angepasst werden.

EASY Contract - elektronisches Vertragsmanagement
Die komplett webbasierte Anwendungslösung EASY CONTRACT sorgt dafür, dass die Rechtsabteilung bei Greater Union alle gültigen Verträge des Unternehmens inklusive Anlagen und zugehöriger Informationen sortiert, vollständig und zentral in elektronischen Mappen verwalten kann. Eine übersichtliche Baumstruktur verschafft die dafür notwendige Transparenz.

Dabei werden zunächst aus der Web-Oberfläche der zugrunde liegenden Workflow-Lösung EASY DOCUMENTS per Browser alle eingehenden Vertragsdokumente direkt in die elektronischen Vertragsmappen eingescannt.

Ein definierter Workflow gewährleistet, dass jederzeit unternehmensweit Auskünfte über Laufzeiten und Bearbeitungsstände verfügbar sind und überwacht automatisch die Lebenszyklen und Fristen einzelner Verträge.

Ein weiterer Workflow regelt den Freigabeprozess der intern erstellten Vertragsdokumente. Je nach Vertragsarten werden Standardzugriffsrechte definiert, die bei Anlegen eines Vertrages individuell angepasst werden können. Mit der grundsätzlichen Möglichkeit nach Auslaufen eines Vertrages, diesen direkt aus DOCUMENTS heraus recherchierbar im EASY-Archiv abzulegen, kann bei Bedarf außerdem eine revisionssichere, optimale Dokumentenablage gewährleistet werden.

Das Projekt im Hause Greater Union wurde durch Anwenderschulungen und einen umfangreichen Fachtest begleitet.

Christine Weigand, Leiterin der Finanzbuchhaltung bei Greater Union, hat die DMS-Gesamtlösung überzeugt: "Mit der Einführung von EASY ENTERPRISE sind unsere internen Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt und viel übersichtlicher geworden. Stark verkürzte Bearbeitungszeiten, unternehmensweiter Zugriff auf die Dokumente, klar strukturierte Workflow-Abläufe und Zugriffsrechte haben dazu geführt, dass auch unsere Mitarbeiter sich schnell und engagiert auf die neuen Anwendungen eingestellt haben."

Als Folgeprojekte plant das Unternehmen die Einbindung weiterer Tochtergesellschaften sowie die Anbindung des vorhandenen Warenwirtschaftssystems mit Bestellwesen in der Kinosoftware "Tiveno" an die EASY-Lösung. Im Zuge dessen soll dann auch die bestehende Intranet- Lösung im Hause Greater Union von der Portallösung EASY LOGISTICS CENTER CONTENT abgelöst werden.

WMD Group GmbH

WMD wurde 1994 gegründet. Als erfolgreiches DMS-Systemhaus und Anbieter marktführender Systeme betreut die WMD über 650 DMS-Installationen, davon 200 im Bereich mySAP ERP. Die Konzentration auf die Bereiche "Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow" sowie eine 14-jährige Projekterfahrung, ermöglichen die Realisation hochqualifizierter Lösungen zur Prozessoptimierung in Unternehmen. Die ganzheitlichen Lösungen umfassen Workflow-gestützte Rechnungs- und Bestellverarbeitung, digitale Personalakten, Vertragsmanagement, digitale Posteingangsverarbeitung, E-Mail-Archivierung u.m.
Realisiert werden Projekte für Kunden aller Branchen unter Einbindung der jeweils im Einsatz befindlichen ERP-Systeme.

Die WMD bietet alles aus einer
Hand: Analyse, Beratung, Realisation, Lieferung aller HW/SW-Komponenten, Service sowie Schulung. WMD unterstützt bei Themen wie GDPdU und Verfahrensdokumentation und erarbeitet Lösungen, die effizient und kostensparend durch die "digitale Betriebsprüfung" führen. Die WMD hat ihre Sitze in Ahrensburg, Dortmund, Kopenhagen und Den Haag und erwirtschaftete
2007 einen Gesamtumsatz von über 14 Mio. €. Das Unternehmen beschäftigt 70 Mitarbeiter.