Neue Lösung der WMD Vertrieb GmbH für den elektronischen Rechnungsempfang

xFlow Interface Mail verarbeitet elektronisch eingehende Rechnungen. Die Lö-sung aus der WMD xSuite ist übergreifend auch in anderen ERP-Systemen ein-setzbar

Ahrensburg, (PresseBox) - Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 kann der Umsatzsteuervorabzug bei elektronisch als E-Mail-Anhang empfangenen Rechnungen nun auch ohne qualifizierte Signatur geltend gemacht werden. Dies ist zusätzlich zu den bisherigen Übertragungswegen EDI oder Rechnungen mit qualifizierter, elektronischer Signatur möglich. Vor diesem Hintergrund werden sich immer mehr Unternehmen mit dem elektronischen Rechnungseingang befassen. Technische Herausforderung dabei ist eine möglichst automa-tisierte, dokumentierte und integrierte Übergabe an SAP oder ein anderes ERP-System.

Für die Weiterverarbeitung dieser Rechnungen in SAP (oder beliebig anderen ERP-Systemen) hat die WMD Vertrieb GmbH mit xFlow Interface Mail ein neues Add-On zu ihrer Gesamtlösung entwickelt. Als Teil der WMD xSuite steuert xFlow Interface Mail die automa-tisierte Übernahme von E-Mails aus einem oder mehreren E-Mail-Postfächern in den Work-flow-Prozess. Dabei werden sowohl die Rechnung wie auch sämtliche Anlagen (AGBs, Lie-ferscheine etc.), der E-Mail-Text und auch die Original-E-Mail (.eml-Format) an das ERP-System übertragen und archiviert. Voraussetzungen für den Einsatz des neuen Tools sind der Einsatz der Integrationskomponente xFlow Interface (4.0 oder höher), Exchange oder Notes Mail-Server, die Übertragungsprotokolle POP3, IMAP oder Exchange Web Service sowie (empfohlen) dedizierte Postfächer.

In Kombination mit dem Datenextraktions-Modul xFlow Capture lässt sich bei Bedarf auch der Inhalt der Rechnung analysieren, extrahieren und direkt in das ERP-System übertragen. Gleichzeitig bestimmt die Komponente xFlow Capture auch automatisch die Buchungskreise und Lieferanten. Neben Rechnungen kann xFlow Interface Mail jeden weiteren E-Mail-Verkehr an das ERP-System übertragen, wie z.B. eingehende Aufträge. Rechnungen mit elektronischer Signatur kann die Lösung zudem optional in den Prozess integrieren. Das Zusammenspiel von xFlow Interface Mail, xFlow Capture und dem Rechnungsprüfungs-workflow xFlow Invoice ermöglicht dem Nutzerunternehmen, den elektronischen Rech-nungseingang innerhalb kurzer Zeit abzubilden - SAP-integriert oder in Verbindung mit einem anderen, beliebigen ERP-System.

WMD Group GmbH

WMD wurde 1994 gegründet. Als erfolgreiches DMS-Systemhaus und Anbieter marktführender Systeme betreut die WMD 700 DMS-Installationen, davon mehr als 300 im Bereich SAP ERP. Die Konzentration auf die Bereiche »Elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow« sowie eine 18-jährige Projekterfahrung, ermöglichen die Realisation hochqualifizierter Lösungen zur Prozessoptimierung. Im Umfeld von DMS-Projekten mit SAP-Anbindung bietet WMD als Softwarehersteller mit der xSuite for SAP besondere Kompetenz und Expertise an. Die ganzheitlichen Lösungen umfassen Workflow-gestützte Rechnungs- und Bestellverarbeitung, das digitale Personalakten- und Vertragsmanagement, die Lieferantenakte, digitale Posteingangsverarbeitung, E-Mail-Archivierung u.m.

Realisiert werden Projekte für Kunden aller Branchen unter Einbindung der jeweils im Einsatz befindlichen ERP-Systeme. Die WMD bietet alles aus einer Hand: Analyse, Beratung, Realisation, Lieferung aller HW/SW-Komponenten, Service sowie Schulung. WMD unterstützt bei Themen wie GDPdU und Verfahrensdokumentation und erarbeitet Lösungen, die effizient und kostensparend durch die "digitale Betriebsprüfung" führen.

Die WMD hat ihre Sitze in Deutschland, Dänemark, Benelux, Frankreich, Spanien, England und Asien und erwirtschaftete 2011 einen Gesamtumsatz von 17,2 Mio. €. Das Unternehmen beschäftigt über 100 Mitarbeiter. Der Hauptsitz ist in Ahrensburg bei Hamburg.

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