PresseBox
Pressemitteilung BoxID: 238453 (spring Messe Managment GmbH)
  • spring Messe Managment GmbH
  • Güterhallenstraße 18a
  • 68159 Mannheim
  • http://www.messe.org
  • Ansprechpartner
  • Stefanie Hornung
  • +49 (621) 70019-72

Mit Büro-Kaizen gegen verlorene Zeit

(PresseBox) (Mannheim , ) Ein aufgeräumter Schreibtisch leistet einen großen Beitrag für mehr Effizienz im Büro. Denn wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Suchen verbringen, können sie sich intensiver auf ihre Aufgaben konzentrieren. Wie individuelle und unternehmensübergreifende Optimierungsprozesse gelingen, verdeutlicht der Effizienzprofi Jürgen Kurz am 26. März auf der Fachmesse PERSONAL2009 in seinem Keynote-Vortrag "Vom Volltischler zum Leertischler".

13 Prozent der Beschäftigten verschwenden ihre Arbeitszeit mit Suchen, so eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts. Deshalb hat Jürgen Kurz den japanischen Ansatz "Kaizen" auf die Verwaltung übertragen. Die Idee dahinter: beständig in kleinen Schritten besser zu werden. Jürgen Kurz setzt den Hebel hierfür zunächst bei den Schreibtischen an und räumt als erstes mit dem Klischee vom kreativen Chaos auf: "Der Mensch liebt das Chaos eigentlich nicht", sagt er. Denn "ein strukturiertes Vorgehen führt einfach zu den besseren Ergebnissen".

Der Aufräumexperte empfiehlt in der Praxis insgesamt sieben Schritte, um sich Freiraum auf dem Schreibtisch zu verschaffen. Dazu gehört neben dem Wegwerfen der strukturierte Umgang mit verschiedenen Informationen. "Jeder hat am Schreibtisch wichtige Informationen auf Zetteln, die er an die Wand, den Monitor oder unter die Schreibunterlage klebt", berichtet Kurz. Damit nicht alles zuplakatiert sei, helfe etwa ein Foliensichtbuch mit diversen Hüllen und einem Inhaltsverzeichnis, das auf dem Rollcontainer jederzeit griffbereit platziert werden könne.

Entscheidend sei hierbei das System. Der Effizienzprofi erklärt das an einem ganz einfachen Beispiel: In fast jeder Küche gebe es eine Schublade mit dem Soßenschöpfer, dem Schneebesen, dem Kochlöffel und allem, was noch so an Geräten im Haushalt vorhanden sei. Meist helfe nur ein kräftiger Ruck um sich einen Überblick zu verschaffen. Anders hingegen die Schublade für Messer, Gabel und Löffel. Sie sei in aller Regel immer aufgeräumt. Solche Systeme verhindern die Unordnung, denn jeder weiß genau, wo welches Besteck hingehört. Und ein weiterer Vorteil: Sie schaffen dauerhaft Ordnung. "Wir räumen noch genau ein einziges Mal auf, nämlich heute, und dann nie wieder", sagt Kurz deshalb häufig zu seinen Kunden.

Wenn der Arbeitsplatz der Mitarbeiter auf diese Weise Form angenommen hat, stehen die gesamten Strukturen auf dem Programm: die Prozesse in der Abteilung, abteilungsübergreifende Aspekte, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und schließlich die Aufgabe, mit Zielvereinbarungen die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Doch Büro-Kaizen beginnt immer mit dem persönlichen Arbeitsplatz. "Würden Organisationen etwa mit den unternehmensweiten Prozessen oder der Eigenverantwortung der Mitarbeiter starten, kann jeder noch so gute Ansatz daran scheitern, dass die Schreibtische noch voll sind und die Unterlagen verloren gehen", ist Jürgen Kurz überzeugt.

Über Jürgen Kurz

Als Geschäftsführer des metallverarbeitenden Unternehmens drilbox hat Jürgen Kurz die Kaizen-Philosophie von der Produktion in die Verwaltung übertragen. Zahlreiche Preise würdigen seine Arbeit: So ging sein Unternehmen etwa 2002 als Gewinner aus dem Ludwig-Erhard-Wettbewerb hervor. 2005 erlangte er für sein Modell der Mitarbeiterführung eine Auszeichnung beim BestPersAward. Heute ist der Autor des Bestsellers "Für immer aufgeräumt" Geschäftsführer der Firma tempus und gibt seine Erfahrungen bei der Neustrukturierung von Unternehmen an andere Organisationen weiter.

Vortrag: Für immer aufgeräumt: vom Volltischler zum Leertischler

Am Donnerstag, 26. März, 13.35 - 14.20 Uhr,
Forum 1 der Fachmesse PERSONAL2009,
M,O,C, München

spring Messe Managment GmbH

spring Messe Management veranstaltet Messen für Personalmanagement, Arbeitssicherheit, kommunale Wirtschaft, IT & Unternehmenssteuerung, Online-Marketing und Motivation in sechs Ländern - Deutschland, Österreich, der Schweiz, Ungarn, Russland und Spanien. Der private Messeveranstalter bringt Interessenten, Experten und Anbieter zusammen. Auf diese Weise fördert das Unternehmen die Kommunikation und den Austausch der Marktteilnehmer. Die Messen von spring sind ein Gradmesser für neue Produkte, Ideen und Managemententwicklungen.