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Pressemitteilung BoxID: 330569 (RICOH SCHWEIZ AG)
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Europäische Unternehmen weisen Defizite im Bereich Dokumentensicherheit auf

Der RICOH Document Governance Index zeigt Risiken beim Druck- und Dokumentenmanagement auf

(PresseBox) (London/Wallisellen, ) Eine neue Studie von RICOH Europe zeigt, dass Unternehmen in ganz Europa ihre vertraulichen Informationen und Dokumente unabsichtlich gefährden. Kern des Problems: Den Unternehmen fehlt eine zentrale Strategie für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement.

Für den RICOH Document Governance Index wurden von dem unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research europaweit 311 Führungskräfte (C-Level oder vergleichbar) aus mittleren und grossen Unternehmen detailliert interviewt. Befragt wurden Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Dienstleistungen, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen, Medien und dem öffentlichen Sektor.

Die Ergebnisse zeigen, dass Unternehmen aus dem Finanzbereich im Vergleich am seltensten über Richtlinien zur Beschränkung des Druckens von Kundeninformationen verfügen. Nur 46 Prozent der Befragten aus dem Bereich bestätigten, dass es in ihren Unternehmen solche offiziellen Richtlinien gibt.

Mit Blick auf eine vollständig umgesetzte Strategie zur Dokumentensicherheit zeigt sich, dass nur 33 Prozent der befragten Organisationen im öffentlichen Sektor über eine umfassende Sicherheitslösung rund um das digitale und gedruckte Dokument verfügen. Im Dienstleistungsbereich bestätigten 43 Prozent der Befragten, dass in ihrem Unternehmen eine solche Strategie vorhanden sei. Der Bereich Telekommunikation/Versorgung/Medien erreicht hier 48 Prozent.

Insgesamt zeigen die Ergebnisse, dass europäische Unternehmen mehr tun könnten, um vertrauliche Informationen und Dokumente zu schützen und das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zu optimieren.

Erwartungsgemäss ist die Einsicht bei den meisten europäischen Führungskräften gross, dass Dokumentensicherheit eine Notwendigkeit ist. Rund die Hälfte der Gesprächspartner (49 Prozent) macht sich wegen der Risiken digitaler und gedruckter Informationen gleichermassen Gedanken. Doch trotz dieses Bewusstseins führen die wenigsten vorausschauend Richtlinien zum Schutz ihrer vertraulichen Informationen ein.

Ein Grund für die mangelnden Sicherheitsmassnahmen ist oft ein dezentral organisiertes Druck- und Dokumentenmanagement, bei dem es keine klaren und zentralen Zuständigkeiten gibt. In vielen Fällen sind mehrere Personen für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zuständig oder die Verantwortung liegt bei einzelnen Abteilungsleitern oder Mitarbeitern. Ein erhöhter Arbeitsaufwand und Ineffizienz sind Folgen eines solchen dezentralen Ansatzes, was sich auch auf Produktivität und Nachhaltigkeit auswirkt.

"Europäische Unternehmen sehen sich heute zunehmend mit Risiken konfrontiert, die mit den wachsenden regulierenden Vorgaben, den Forderungen von Kunden, der steigenden Digitalisierung und dem Anspruch, Verantwortungsbewusstsein zu zeigen, zusammenhängen. Am wirksamsten kann man den Herausforderungen begegnen und aus Investitionen Gewinn schlagen, wenn man sicherstellt, dass die Informationen und Dokumente eines Unternehmens als fester Bestandteil der gesamten Informationsverwaltung und Sicherheitsstrategie einer Organisation angesehen werden. Auch durch die Einführung eines zentralen und strategischen Dokumentenmanagements, das klare Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für den Dokumenten-Workflow definiert, können Unternehmen das Risiko senken, dass vertrauliche Daten in die falschen Hände geraten. Zusätzlich kann so das Kosten- und Ablaufpotenzial im ganzen Unternehmen entscheidend gesteuert werden", betont Ian Winham, Executive Vice President & Chief Financial Officer von RICOH Europe.

Wenn Sie das Whitepaper zum RICOH Document Governance Index herunterladen und mehr über die Ergebnisse der Studie erfahren wollen, besuchen Sie http://research.ricoh-europe.com/de/.

Über den RICOH Document Governance Index

Der RICOH Document Governance Index wurde für RICOH Europe vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research im Rahmen von 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften (C-Level oder vergleichbar) mittlerer und grosser Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien in allen Teilen Europas ermittelt. Die Interviews fanden in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Grossbritannien und Nordirland statt. Die Interviews fanden zwischen Juli und August 2009 statt. Die Erhebung wurde so durchgeführt, dass repräsentative Aussagen für ganz Europa und für jeden angesprochenen vertikalen Sektor gemacht werden konnten.

RICOH SCHWEIZ AG

Die RICOH Company Ltd. wurde 1936 unter dem Namen Riken Kankoshi Co. Ltd. gegründet. Mit über 108'500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, 311 Tochtergesellschaften und einem Umsatz von14,5 Mrd. Euro (Stand: April 2009) ist RICOH ein weltweit führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck. RICOH gehört zu den Fortune Global 500, den 500 umsatzstärksten Unternehmen der Welt. RICOH ist in den Regionen Amerika, Europa, Asien-Pazifik, China und Japan tätig und in über 150 Ländern mit Niederlassungen vertreten. RICOH unterhält vier regionale Hauptverwaltungen. Der Hauptsitz des Konzerns befindet sich in Tokio (Japan). Die für die Geschäftsbereiche in Europa, den Mittleren Osten und Afrika (EMEA) zuständige Hauptverwaltung von RICOH Europe PLC befindet sich in London (UK) und im niederländischen Amstelveen.

Die RICOH SCHWEIZ AG mit Hauptsitz in Wallisellen ist ein führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation, Produktionsdruck und unternehmensweites Druck- und Dokumentenmanagement. Das Portfolio umfasst Hardware- und Softwarelösungen, Produktionsdrucklösungen, professionelle Service- und Supportdienstleistungen sowie branchenbezogene Unternehmensberatung (Office Consulting Services) mit dem Ziel der Kosten- und Prozessoptimierung.

RICOH Schweiz ist ein Tochterunternehmen des japanischen Global Players RICOH. RICOH ist mit über 108'500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einem Umsatz von 14,5 Mrd. Euro (Stand: März 2009) ein weltweit führender Anbieter für digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck. In der Schweiz beschäftigt RICOH rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung in Wallisellen schweizweit mit 17 Filialen vertreten. Das Unternehmen ist am 1. Oktober 2008 aus den drei RICOH-Tochtergesellschaften Lanier, Celltec und Infotec entstanden.

RICOH Schweiz vertreibt Produkte und Dienstleistungen für die digitale Bürokommunikation und den Produktionsdruck. Hierzu zählen neben der vom japanischen Mutterkonzern hergestellten Hardware (Multifunktionssysteme, Drucker, Produktionsdrucksysteme, Faxsysteme) auch Softwarelösungen und branchenbezogene Dienst- und Beratungsleistungen. Diese Leistungen beziehen sich auf den gesamten Infrastrukturbetrieb (Managed Services, Outsourcing) und umfassen den kompletten Lebenszyklus des Informationsträgers Dokument in Unternehmen und Organisationen. Vorrangiges Ziel ist es hierbei, eine Prozessverbesserung, Produktivitätssteigerung und Kostensenkung im Bereich der Bürokommunikation und der unternehmensweiten Druck- und Dokumentenverarbeitung auf Kundenseite zu realisieren.

Mehr Informationen unter www.ricoh.ch.