Master Data Management als Schlüssel zur DSGVO

(PresseBox) ( Stuttgart, )
Geht es um die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), so wirken viele Unternehmen wie gelähmt. Obwohl die Verordnung im Mai 2018 in Kraft tritt, haben viele noch nicht mit der Umsetzung der neuen Vorgaben begonnen. Viel zu hoch und umfassend erscheinen die Anforderungen und entsprechend schwer der erste Schritt. Die DSGVO schreibt grundlegende Änderungen im Management personenbezogener Daten vor: Im Kern stehen die Speicherung und Nutzung der Daten sowie die Zustimmung der individuellen Person. Jedes Unternehmen, das persönliche Daten von EU-Bürgern speichert oder verarbeitet, muss künftig genau wissen, welche Daten wo gespeichert und wie diese exakt genutzt werden. Zudem muss das Einverständnis des Datenbesitzers (also der betroffenen Person) für exakt diese Speicherung und Nutzung nachweisbar und die Daten korrekt sein. Wer die Vorgaben nicht erfüllt, den erwarten schwindelerregend hohe Strafen von bis zu 4% des Unternehmensumsatzes oder 20 Millionen Euro.

Man kann die DSGVO jedoch auch positiv sehen: Es ist die Chance endlich ineffiziente Prozesse im Datenmanagement auszuräumen und somit auf lange Sicht Kosten zu sparen. Nicht nur die Hardware für das Speichern unnötiger Daten verursacht Kosten. Vor allem der Aufwand für die Pflege doppelter Datensätze, beispielsweise in unterschiedlichen Abteilungen, oder auch Kosten für Marketingmaßnahmen, die auf falschen, unzuverlässigen oder doppelten Kundendaten beruhen, kommen Unternehmen teuer zu stehen.

Zudem geht mit einer besseren Datenqualität eine positive Customer Experience einher. Die DSGVO zwingt Unternehmen dazu, einen zuverlässigen und korrekten Gesamtüberblick über den einzelnen Kunden zu haben. – Also keine Mailings mit falscher Anrede oder unpassenden Produktempfehlungen mehr.

Und genau hier kommt Master Data Management (MDM) ins Spiel: MDM bietet Unternehmen genau diesen Gesamtüberblick und bildet somit die prozessuale als auch die technische Basis für die DSGVO-Regulierungen.

„Eine umfassende Master-Data-Management-Strategie unterstützt Sie grundlegend bei der Umsetzung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung“, Rodolpho Testi, MDM-Experte bei parsionate

Master Data Management (MDM) als Grundlage der DSGVO-Umsetzung

Unter Master Data Management versteht man die Prozesse als auch die Technologie, um die Kerndaten (Master Data) eines Unternehmens zu erstellen und diese sowohl aktuell als auch verknüpft und kontextbezogen für die jeweiligen Unternehmensprozesse vorzuhalten. Technologisch ermöglicht ein MDM-System die zentrale Datenhaltung in einem Unternehmen; unabhängig davon, ob es sich um Kundendaten, Mitarbeiter-, Produkt-, Service-, Lieferanten- oder Standortbezogene Daten handelt.

Ein MDM-System schafft eine zentrale Quelle für Ihre Daten, die zugleich zuverlässig und vollständig ist. Man spricht vom sogenannten „Golden Record“ oder auch der „Single Source of Truth“. Es bietet Ihnen also genau den vertrauenswürdigen Gesamtüberblick über alle personenbezogenen Daten, den die DSGVO fordert. Beispielsweise kann auch die Einwilligung der Person zur Nutzung ihrer Daten dort erfasst werden.

Gleichzeitig wird der Zugang zu den Daten durch das zentrale Management vereinfacht. Das allseits bekannte Suchen in verschiedenen Systemen und Datenquellen entfällt. Dabei kann entsprechend den DSGVO-Vorgaben genau geregelt werden, wer auf welche Daten Zugriff hat.

Ein weiterer zentraler Vorteil beim Einsatz eines MDM-Systems: Gemäß DSGVO hat jede Person ein Recht auf Richtigkeit ihrer Daten. Da das MDM-System zentral über alle Daten verfügt, müssen diese auch nur an dieser einen Stelle gepflegt werden. So können Unternehmen sicher sein, dass bei einer Änderung oder Korrektur der Daten kein Subsystem vergessen wird. Die Datenpflege wird somit deutlich vereinfacht und die Datenqualität und -aktualität gesteigert. Positive Effekte lassen sich schnell in der Customer Experience, der Time-to-Market oder den Retourenquoten erkennen.

Vorgehen zur Umsetzung der DSGVO

Es bleibt jedoch dieses bedrückende Gefühl der „Wo soll ich anfangen?“-Frage. Und ja, die Umsetzung der DSGVO wird sicher kein Kinderspiel. Trotzdem – oder vielmehr gerade deswegen, sollten Unternehmen schnellstmöglich damit beginnen.

Setzen Sie sich dazu zunächst mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen auseinander. Machen Sie sich mit den Grundlagen der DSGVO vertraut und beziehen Sie unbedingt einen Rechtsexperten und/oder einen Datenschutzbeauftragten ein.

Anschließend identifizieren Sie alle personenbezogenen Daten im Unternehmen: Wo liegen Daten: In welchen IT-Systemen, Excel- und Access-Listen, Marketing-Tools, zentral, lokal und dezentral? Welche Daten werden wo gespeichert? Wie aktuell sind die jeweiligen Daten? Wer hat Zugriff auf die Daten? Etc. Prüfen Sie bei jeder Datenverarbeitung zu welchem Zweck dies geschieht, ob ein berechtigtes Interesse vorliegt oder ob eine ausreichende Einwilligung der Person vorliegt und inwieweit diese nachweisbar ist.

Basierend auf Ihren Erkenntnissen können Sie schließlich das durch die DSGVO geforderte Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten sowie die Datenschutz-Folgenabschätzung erstellen und konkrete Maßnahmen zur Implementierung der DSGVO erarbeiten.

Es ist empfehlenswert bereits in der Analysephase auf einen erfahrenen Experten zurückzugreifen. So bietet beispielsweise der Stuttgarter Omnichannel-Experte parsionate einen GDPR-Healthcheck an. Nach einer strukturierten Vorgehensweise wird der aktuelle Status im Datenmanagement umfassend analysiert, die notwendigen Schritte identifiziert und ein konkreter Projektplan erarbeitet. So stellen Sie sicher, dass alle Bereiche berücksichtigt werden und kein System vergessen wird.

 
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