Automatisierte Spesenabrechnung mit Tachografendaten

TachoPlus, Tachonova und ZA|ARC bieten Schnittstellen zur Spesensoftware von modulon Webservice

(PresseBox) ( Geldern, )
Änderungen gesetzlicher Grundlagen, individuelle vertragliche Vereinbarungen, unterschiedliche Spesensätze im Ausland: Bei der Berechnung der Spesen von Berufskraftfahrern gibt es eine Vielzahl an Besonderheiten zu berücksichtigen. Mit dem Modul Spesen hat die modulon Webservice GmbH eine internetbasierte Software zur automatischen Be- und Verrechnung aller zahlbaren Spesen entwickelt. Als Basis dienen hierbei neben Telematikdaten auch die Daten aus dem digitalen Tachografen. Softwarelösungen wie TachoPlus, Tachonova und ZA|ARC haben entsprechende
Schnittstellen für den Export eingerichtet.

„In der Speditionsbranche machen Spesen für das fahrende Personal oft rund 20 Prozent des monatlichen Auszahlungsbetrags aus. Die Fülle an Besonderheiten, die es hierbei zu beachten gilt, macht die Berechnung zu einer zeitintensiven und fehlerlastigen Tätigkeit“, weiß modulon-Gesellschafter und Geschäftsführer René Kerkhoff. Mit dem Ziel, die Personalverwaltungen und auch die Fahrer in dieser Hinsicht zu entlasten, gründete er gemeinsam mit Mitgesellschafterin Carolina Schoob vor zweieinhalb Jahren die modulon Webservice GmbH. Das Unternehmen mit Sitz im nordrhein-westfälischen Geldern entwickelt speziell auf Fuhrparkbetriebe abgestimmte, individualisierbare Softwarelösungen, die eine automatisierte Lohn- und Spesenberechnung ermöglichen – quasi auf Knopfdruck.

Die Firmeninhaber Carolina Schoob und René Kerkhoff verfügen über eine langjährige Erfahrung und tiefes Fachwissen in den Bereichen Steuer- und Wirtschaftsberatung, Betriebsmanagement sowie IT. Beide haben bereits vor der Gründung Speditionsunternehmen bezüglich ihrer Spesenabrechnung beraten und bei der Einführung einer automatisierten Abwicklung betreut. Mit dem modulon-Modul „Spesen“ kommen sie dem Wunsch vieler Fuhrparkbetreiber nach einer automatisierten Berechnung der Spesen nach. Auf Basis der beispielsweise durch den digitalen Tachografen übertragenen Daten automatisiert das Programm die Erfassung der Abwesenheitszeiten und visualisiert diese für eine zeitnahe, prüfungssichere und korrekte Spesenberechnung in der Anwendung. Je Fahrer und Tag oder Schicht werden sämtliche Abwesenheitszeiten mit Abfahrts- und Ankunftsort ermittelt. Bei einem Aufenthalt im Ausland werden die für das jeweilige Land gültigen Spesen automatisch berücksichtigt. Auf Wunsch kann ein Jahresspesenbericht mit vollständiger Übersicht über die gezahlten Spesen, die Abwesenheitszeiten und die bereisten Länder erstellt werden.

Anpassbare Pay-per-use-Lösung ohne feste Vertragslaufzeit

Das Modul ist individuell anpassbar: Sowohl Standardspesen als auch betrieblich festgelegte spezielle Spesentarife können für die Berechnung hinterlegt werden. Die Anwender wählen zwischen den Produktpaketen „Basic“ und „Expert“ sowie verschiedenen Upgrades, die bedarfsgerecht hinzugefügt werden können. Alle modulon-Module sind als Pay-per-use-Lösung angelegt. Die Abrechnung erfolgt monatlich, es gibt keine Verpflichtung zu festen Vertragslaufzeiten. „Unsere Weblösung ist klar strukturiert, übersichtlich gestaltet und anwenderfreundlich zu bedienen. Über das modulon-Webportal haben die Anwender darüberhinaus jederzeit und von überall aus geschützten Zugriff auf ihre Daten“, erläutert René Kerkhoff die Vorteile der modulon-Applikationen. Weitere Pluspunkte: Die Installation einer kostspieligen Software entfällt, Datensicherung und Wartung werden automatisch über die Weblösung umgesetzt.

Die Applikation kann problemlos Daten wie Arbeits- und Pausenzeiten aus unterschiedlichen Quellen verknüpfen und verarbeiten, manuell eingegebene sowie automatisiert erfasste. Eine komfortable Lösung ist der Export der Daten von der Fahrerkarte aus dem digitalen Tachografen. Eine Reihe namhafter Anbieter von Softwarelösungen für die Archivierung und Auswertung der Tachografendaten hat Schnittstellen für den Export der Daten in die modulon-Applikation eingerichtet. „Die Daten werden von der Karte in die Software unserer Partner eingelesen und in dieser Software visualisiert. Über das Exportmodul der Anwendungen können diese Daten dann beispielsweise als XML- oder als CSV-Datei bei modulon hochgeladen werden, was aktuell noch manuell erfolgt. Bei einigen Partnern wird der Export künftig auch automatisiert möglich sein. Unsere Lösung visualisiert die Daten dann nach dem kundenspezifischen Reglement für die Spesenabrechnung“, beschreibt René Kerkhoff den Prozess. Weitere für die Spesenberechnung wichtige Daten wie die Information, in welchem Land sich der Fahrer jeweils aufgehalten hat, können über andere Datenquellen hinzugefügt werden. Dies sei bei jedem Partner individuell gelöst, so René Kerkhoff.

TachoPlus

Mit TachoPlus bietet eh-systemhaus eine modular aufgebaute Software zur effizienten und rechtskonformen Archivierung und Auswertung der Daten aus dem digitalen Tachografen und der Fahrerkarte unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben als Einzel-, Mehrplatz-, Unternehmenslösung. Über ein speziell angelegtes Exportmodul können die relevanten Fahrerdaten des digitalen Tachografen als XMLDatei in die modulon-Applikation übertragen werden. Die Automatisierung dieses Prozesses ist bereits in Planung.

Tachonova® Software

Die Tachonova® Software der Haug GmbH ist eine leistungsstarke, praxisorientierte Lösung zum Management der Daten des digitalen Tachografen als Einzelplatz-, Mehrplatz- oder Terminalserversystem. Über eine spezielle Exportfunktion aus dem Tachonova® T8-System ermöglicht das Unternehmen eine schnelle und einfache Übergabe der Daten der Fahrerkarte als CSV-Datei in das System von modulon. Hier werden sie gegebenenfalls mit extern erfassten Daten zusammengeführt für die professionelle Lohn- und Spesenabrechnung.

ZA|ARC

ZA|ARC steht als Web-Service, Internet-Inhouse- und Office-Software als Einzel- oder Mehrplatzlösung zur Verfügung. Die modular aufgebaute Software der Zauner GmbH & Co. KG ermöglicht die Archivierung und Auswertung analoger und digitaler Tachografendaten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben nach EG 561/2006, FPersV und ArbZG. Durch die Integration des modulon-Spesenmoduls können die Anwender ihre archivierten Fahrerdaten einfach und effektiv weiterverarbeiten. Der Datenexport erfolgt als CSV-Datei, eine Automatisierung des Prozesses ist geplant.

Weitere Informationen zu den Leistungen und Partnerunternehmen der modulon Webservice GmbH sind unter www.modulon.de abrufbar.

 

 

 
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