M-Files vereinfacht Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Ratingen, (PresseBox) - M-Files ermöglicht Transparenz und Kontrolle über personenbezogene Daten auch in bestehenden Altsystemen und bei der Einbindung von Dritten in die Verarbeitungsprozesse. Damit können DSGVO-Anforderungen auch im engen verbleibenden Zeitrahmen erfüllt werden.

M-Files, ein führender Anbieter von Lösungen, die das Management von Dokumenten und anderen Informationen revolutionieren, weist Unternehmen und andere Organisationen eindringlich darauf hin, dass mit der Wirksamkeit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Zäsur für das interne Informationsmanagement ansteht. Es bleiben nur noch rund zwölf Monate Zeit, das interne Informationsmanagement zu ordnen und den Nachweis der DSGVO-Konformität zu erbringen.

Mit der DSGVO, der englische Name ist General Data Protection Regulation (GDPR), vereinfacht und harmonisiert die EU die Datenschutzgesetze in ganz Europa und will den EU-Bürgern eine bessere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten geben. Ab dem 25. Mai 2018 gilt die Verordnung verbindlich auch in Deutschland und bei Verstößen werden erhebliche Geldbußen in Höhe von bis zu 20 Mio. € oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes angedroht. Zur Einhaltung verpflichtet sind alle Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten oder speichern – de facto also fast alle Unternehmen, Verwaltungen, Vereine, Stiftungen und andere Organisationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

DSGVO fordert Ordnung und Transparenz im Informationsmanagement

Im Kern lassen sich alle Anforderungen auf die einfache Formel reduzieren, dass Ordnung in das oft vorherrschende Informationschaos gebracht werden muss. Die DSGVO verlangt beispielsweise, dass ein Unternehmen jederzeit auskunftsfähig darüber sein muss, welche personenbezogenen Daten wo gespeichert werden, wer sie nutzen kann, welchen Auflagen und Richtlinien die Nutzung unterliegt und wann und in welcher Form die betroffene Person dem konkret zustimmt hat. Sind Daten auf unzählige Silos im Unternehmen verteilt und bleiben die unstrukturierten Daten als graue Masse unerschlossen, kann ein Unternehmen diesen Anforderungen nicht gerecht werden.

„Ein wesentlicher Schritt zur Compliance mit der DSGVO ist, sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten vorhanden sind und ordnungsgemäß befolgt werden. Mit M-Files können Unternehmen und andere Organisationen diese Anforderungen leicht erfüllen", sagt Mika Javanainen, Vice President Product Management bei M-Files. „M-Files automatisiert und vereinfacht diesen Prozess für Unternehmen und macht es auch im Falle einer DSGVO-Prüfung einfach, einen entsprechenden Nachweis zu erbringen."

Intelligentes Informationsmanagement als Schlüsseltechnologie im Datenschutz

M-Files ist eine unternehmensweit nutzbare und hoch flexible Informationsmanagementlösung, die es Unternehmen ermöglicht, personenbezogene Daten besser zu verwalten, indem sie solche Informationen erkennen, nachverfolgen und den Zugriff darauf kontrollieren kann – auch wenn externe Dritte in die Prozesse einbezogen werden. Mit M-Files können Unternehmen problemlos Richtlinien und Prozesse für den Umgang mit personenbezogenen Daten implementieren und durchsetzen sowie sicherstellen, dass die Mitarbeiter die damit verbundenen notwendigen Schulungen absolviert haben.

Ein kritischer Aspekt der DSGVO-Konformität ist die Dokumentation der Maßnahmen zur Erfüllung der DSGVO-Anforderungen. M-Files bietet leistungsstarke Audit- und Reporting-Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, diese Dokumentation und andere Informationen, die von Prüfern oder Auditoren gefordert werden, effizient, schnell und einfach zu erstellen.

„Personenbezogene Daten befinden sich oft in einer Vielzahl von verschiedenen Systemen, Netzwerkordnern und anderen Informationssilos, was es noch schwieriger macht, sie im Unternehmen zu kontrollieren und zu schützen", ergänzt Jan Thijs van Wijngaarden, Channel Sales Manager Deutschland bei M-Files. „M-Files integriert sich in bestehende Systeme und Datenquellen so, dass die Informationen an ihrem ursprünglichen Standort verbleiben können und damit bestehende Systeme und Prozesse nicht gestört werden. Dadurch können Unternehmen ihre Altsysteme weiterverwenden und gleichzeitig die leistungsfähigen Funktionen von M-Files zum Schutz und zur Kontrolle personenbezogener Daten nutzen. So können die Anforderungen der DSGVO – insbesondere mit Blick auf die nur noch kurze Zeit bis zum Inkrafttreten der Verordnung – mit M-Files sicher erfüllt werden."

Mehr Informationen zur Nutzung von M-Files zur DSGVO-Konformität sind hier zu finden: https://www.m-files.com/de/ecm-solution-for-easy-gdpr-compliance

Auf der Website finden Interessenten weitere Informationen: https://www.m-files.com/de

Zusammenfassung

M-Files ermöglicht Transparenz und Kontrolle über personenbezogene Daten auch in bestehenden Altsystemen und bei der Einbindung von Dritten in die Verarbeitungsprozesse. Damit können DSGVO-Anforderungen auch im engen verbleibenden Zeitrahmen erfüllt werden.

M-Files

M-Files, gegründet 1989 in Finnland, ist ein führender Anbieter von Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) und Dokument Management Systems (DMS).

Die Lösungen von M-Files helfen Unternehmen, Informationssilos aufzulösen, ihren Mitarbeitern einen einfacheren Zugang zu Informationen bereitzustellen, Prozesse effizienter zu gestalten und Compliance sicherzustellen. M-Files EIM basiert auf dem revolutionären Ansatz, das "was" bei der Speicherung von Dokumenten in den Mittelpunkt zu stellen, statt sich auf das "wo" zu konzentrieren. Mit modernster Suchtechnologie, automatischer Klassifizierung und maschinellem Lernen ermöglicht M-Files eine intelligente Organisation von Informationen nach ihrem Wert.

Tausende von Kunden in mehr als 100 Ländern weltweit wie beispielsweise Elektra, OMV, NBC Universal und SAS nutzen täglich M-Files EIM erfolgreich, um ihre Produktivität zu erhöhen sowie die Qualität und Einhaltung von regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Neben vielen Niederlassungen in Skandinavien, Westeuropa und Nordamerika verfügt M-Files über ein weltweites Netzwerk von mehr als 500 erfahrenen Partnern. Das Unternehmen erhielt zahlreiche Auszeichnungen sowie Anerkennung in wichtigen Branchen- und Analystenberichten beispielweise als Visionär im Gartner Magic Quadrant für ECM und der Forrester Wave für ECM.

M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation.

Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.de.

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