Exklusiv-Interview: Unternehmen werden die Prozessleistung künftig einmal pro Monat messen

Wolfram Jost, Produktvorstand der Software AG, erklärt die Integration der Prozessmanagement-Tools ARIS und Webmethods und die geplante Kollaborations-Plattform für die Ablaufsteuerung

(PresseBox) ( München, )
Business Process Excellence betrachtet den kompletten Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses vom Design über die Implementierung, das Monitoring und die Optimierung. Wie ergänzen sich dabei die Produkte von IDS Scheer und der Software AG?

ARIS deckt Strategie, Design und Implementierung ab, Webmethods Implementierung, Composition sowie das Ausführen. Die Performance Messung läuft über Webmethods Optimize, während der IDS Scheer Performance Manager eine mittelfristige Betrachtung abbildet. ARIS Mashzone visualisiert die Ergebnisse in einem Dasboard.

Wie sieht der Regelkreis der Prozess-Optimierung konkret aus?

Der Regelkreis umfasst die Themen Strategie, Design, Composition, Execution und Monitoring von Geschäftsprozessen. In ARIS bilden wir die fachlichen, in Webmethods die technischen Prozessmodelle ab. In ARIS haben wir Process Design, Process Discovery, Process Mining und Process Benchmarking, in Webmethods kommt das Realtime Monitoring hinzu.

Wie eng sind ARIS und Webmethods integriert?

Wir haben in den Tools zwei Überschneidungen: Einmal vom Design in die Execution, und einmal von der Execution in das Monitoring. Genau an diesen Punkten setzt die Integration an. Der Import der Prozessmodelle aus ARIS ist schon länger möglich. Bei Pilotkunden haben wir zudem bereits die ersten Lösungen im Einsatz, die den Rückweg abbilden. Dabei wird ein technisches Prozessmodell aus Webmethods zur erneuten Optimierung in ARIS zurück geladen. Basis für diese Integration ist der Standard BPMN 2.0. Auf der CeBIT 2011 werden die integrierten Produkte allgemein verfügbar sein.

Wie stark lässt sich der Weg von einem in ARIS entworfenen Prozess zu einem ausführbaren Workflow in Webmethods automatisieren?

Aus einem fachlichen Prozessmodell in ARIS können wir in Webmethods eins zu eins ein technisches Prozessmodell generieren. Ein Business Process Expert muss dann lediglich noch technische Details hinzuführen, die auf der fachlichen Ebene keine Rolle spielen. Rückwärts lässt sich die Transformation nicht vollständig automatisieren. Veränderungen auf der technischen Ebene lassen sich nur mit manueller Nacharbeit in die fachliche Ebene zurück spielen. Um diese Nacharbeit zu erleichtern, zeigt eine Delta-Liste beim Vergleich der Modelle alle Veränderungen auf der technischen Ebene an.

Arbeiten ARIS und Webmethods mit getrennten Datenmodellen oder mit einem gemeinsamen Repository?

Alle Systeme haben ihr eigenes Datenmodell und ihr eigenes Repository. Wir integrieren diese Repositories über eine Föderation und Synchronisation auf der Metadatenebene. Die beiden Repositories werden dabei logisch verknüpft, aber physisch nicht zusammen gelegt.

Welches Tool misst die Leistung eines Prozesses?

Webmethods Optimize misst jede ausgeführte Prozessinstanz in Echtzeit und hält fest, wie oft sie gelaufen ist, wie lange der Ablauf gedauert hat und welche Ressourcen er verbraucht hat. Diese Daten laufen in die ARIS-Ebene, und dort wird analysiert, was die schnellste und die langsamste Variante war, wo genau die Unterschiede liegen, und wie der Vergleich zur Best Practice aussieht. ARIS Mashzone stellt die Ergebnisse grafisch und einfach verständlich in einem Dashboard dar.

Wie sehen Ihre nächsten Erweiterungen für Prozessmanagement aus?

Als nächsten Schritt werden wir Master Data Management integrieren. Hierzu haben wir im Oktober das US-Unternehmen Data Foundations übernommen. Master Data Management und Business Process Management gehören zusammen, weil Stammdaten aus Prozessen heraus verarbeitet und verändert werden. Daher wollen wir beide Welten integrieren. Des Weiteren werden wir die Prozesssteuerung um Event Management erweitern. So binden wir Ereignisse ein, die ad hoc auftreten, die im Prozess aber nicht vorgedacht wurden. Im Beispiel einer Logistikkette wären das beispielsweise Verkehrsstaus oder Flugausfälle. Die dritte Erweiterung unseres Stacks betrifft Business Rules Management. Hierfür haben wir ein eigenes Modul entwickelt, das wir auf der CeBIT 2011 vorstellen werden.

Wie oft sollen Unternehmen künftig ihre Geschäftsprozesse optimieren?

Beim Prozessmanagement und -measurement müssen die Unternehmen zu den gleichen Zyklen kommen, wie sie auf der kaufmännischen Ebene üblich sind. Die finanzielle Performance wird monatlich gemessen. Ebenso sollte das Ziel künftig ein monatlicher Prozessreport sein, der die Key Performance Indicators der wichtigsten Abläufe abbildet: Ist-Zustand, Soll-Zustand, Abweichungen und Entwicklungstrends. So treten die Schwachstellen zu Tage. Die konkrete Anpassung der Prozesse kann und wird dann länger dauern.

Lassen sich aus der Messung direkt Verbesserungsschritte ableiten?

Nein. Für die Optimierung muss man zurück in die Design-Ebene. Das ist wie bei Finanzkennzahlen: Wenn ich feststelle, dass der Umsatz in der Region Ost um 20 Prozent eingebrochen ist, muss ich eine Aktion starten. Geht die Performance meines Order-to-Cash-Prozesses zurück, muss ich ebenfalls eine Aktion starten. Die Gründe für den Einbruch können beispielsweise im Prozessdesign liegen, in der Ausbildung der Mitarbeiter oder auch in der ungenügenden Unterstützung durch Software und Hardware.

Bei der Prozesssteuerung kooperieren Fachabteilungen und IT-Spezialisten. Wie lässt sich die manchmal schwierige Kommunikation zwischen beiden Disziplinen erleichtern?

Ein wesentliches Element zur Erleichterung der gemeinsamen Prozesssteuerung werden Collaboration Tools. Wir werden unsere Plattform um Social-Network-Elemente wie Communities, Foren und Blogs erweitern. Ziel dabei ist es, die verschiedenen Rollen wie Enterprise Architekten, Datenarchitekten, Business Analysten Prozess Experten und Entwickler so an einen Tisch zu bekommen, dass sie koordiniert und zur gleichen Zeit an ihren Modellen arbeiten können.

Bislang setzen viele Unternehmen ARIS lediglich zur Dokumentation von Prozessen ein. Wie wollen Sie die erweiterte Prozesssteuerung anschieben?

Die Dokumentation der Geschäftsabläufe stellt in vielen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Prozesssteuerung dar. Die Dokumentation erzeugt eine gewisse Transparenz und gibt einen ersten Eindruck über den Zustand der Prozesse. Der wirkliche Mehrwert ergibt sich allerdings erst dann, wenn die Unternehmen in das kontinuierliche Monitoring und in die Optimierung der Prozesse einsteigen. Der Markt und auch der interne Druck in den Unternehmen dürften über kurz oder lang dazu führen, dass sich das Management nicht mehr damit zufrieden gibt, die Prozesslandschaft in einer statischen Momentaufnahme abzubilden.

Was machen Anwender, die SAP ERP und Netweaver im Einsatz haben und sich für den Regelkreis der Prozesssteuerung interessieren? Müssen die zusätzlich Webmethods implementieren?

Das kommt darauf an. Netweaver eignet sich aus meiner Sicht am besten dazu, SAP-Module miteinander zu verknüpfen. Wenn die Unternehmen heterogene IT-Landschaften betreiben, reicht dieser Integrationsansatz auf Dauer nicht aus. Nötig sind stattdessen unterschiedliche Middleware-Stacks, von denen jeder eine spezifische Aufgabe abdeckt: Beispielsweise integriert man alle SAP-Module über Netweaver und die Non-SAP-Prozesse sowie die übergreifenden Abläufe, die sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Module umfassen, mit Webmethods. Künftig werden nicht nur Geschäftsanwendungen interoperabel sein, sondern auch Middleware-Plattformen. Der BPMN-Standard ist ein Schritt in diese Richtung.

Wird die Prozesssteuerung künftig auch von Mobilgeräten aus möglich sein?

Ja, wir machen Teilfunktionen unserer Plattform auch auf Mobilgeräten verfügbar. Dashboarding beispielsweise und Task-Listen von Workflow-Systemen. Dann sind Manager auch mobil in der Lage, eine Task anzustoßen oder zu beenden, und sie haben stets einen Überblick über die aktuelle Performance ihrer Schlüsselprozesse.

Wie weit ist die Übernahme von IDS Scheer durch die Software AG fortgeschritten?

Die neue interne Organisation steht komplett. Inhaltlich, fachlich und organisatorisch arbeiten beide Einheiten wie ein Unternehmen. Offen steht allerdings noch die rechtliche Zusammenführung. Die IDS Scheer AG existiert immer noch als separate Einheit. Wir gehen davon aus, dass wir die rechtliche Fusion bis zum Jahresende abschließen werden.
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