Unternehmen verfügen auch in der digitalen Welt immer noch über umfangreiche Papierarchive. Zu Recht, denn die Aufbewahrung vieler Originalakten ist über einen bestimmten Zeitraum größtenteils rechtlich vorgeschrieben. Der Nachteil des Papierarchivs ist jedoch, dass das Suchen und Finden von Akten oftmals zeit- und kostenintensiv ist. Iron Mountain, Anbieter von Services für das Informationsmanagement, schätzt, dass durch Digitalisierung 90% der Kosten gegenüber einer physischen Aktenlieferung eingespart werden können. Dabei werden Papierdokumente in digitale Scans verwandelt mit dem Ziel, einfach, schnell und dennoch sicher auf Informationen zugreifen zu können.
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