PresseBox
Pressemitteilung BoxID: 238553 (INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH)
  • INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH
  • Leopoldstraße 1
  • 78112 St. Georgen
  • http://www.bpm-inspire.com
  • Ansprechpartner
  • Sandra Högemann
  • +49 (211) 53883212-209

Kurzer "Rechnungsprozess" bei OBI - Dank Kostenrechnungsworkflow von BPM inspire

Inspire Technologies optimiert Rechnungsbearbeitung bei OBI

(PresseBox) (St. Georgen, ) Inspire Technologies hat bei OBI eine neue elektronische Rechnungsbearbeitungslösung auf Basis seiner leistungsstarken und flexibel anpassbaren Software BPM inspire eingeführt. Durch den papierlosen Freigabeprozess und den kombinierten Einsatz mit dem bereits vorhandenen Dokumentenmanagementsystem hat das Unternehmen nun vollkommene Transparenz und Kontrolle über den Bearbeitungsstatus jeder in der Unternehmenszentrale bearbeiteten Kostenrechnung. Gescannte Papierrechnungen fließen in den Workflow von BPM inspire, in dem sie online sachlich geprüft, weitergeleitet und freigezeichnet werden. Durch die Definition individueller Eskalationsmechanismen konnte OBI die Liegezeiten in den einzelnen Abteilungen verkürzen und die Hauspost entlasten. Die zeitintensive manuelle Archivierung von Papierrechnungen in den Abteilungen gehört damit der Vergangenheit an.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für die Wahl von BPM inspire war die einfache und flexible Anpassungsfähigkeit der Software an die spezifischen Anforderungen von OBI. Die Lösung für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung deckte einen Großteil der geforderten Prozesse bereits im Standard ab, etwa Funktionen für das Auslesen und Erkennen von Dokumenten, individuelle Protokolle und die Anbindung an das ERP-System. Darüber musste bei OBI die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips im Rahmen der Rechnungsfreigabe gewährleistet werden. Erst nach erfolgter sachlicher Prüfung durch einen Mitarbeiter wird durch einen anderen Mitarbeiter die Freigabe erteilt. Durch die flexibel anpassbare Oberfläche konnte zudem eine Assistentenfunktion problemlos integriert werden. Um zu ermitteln, bis zu welchem Rechnungsbetrag ein Nutzer freizeichnen darf, hat BPM inspire den Zugriff auf die von OBI selbst entwickelte Unterschriften-Datenbank integriert, in der je Kostenstelle der Kostenstellenverantwortliche sowie die Vertreter nebst Freizeichnungsberechtigung hinterlegt sind. Die für den Eskalationsprozess erforderliche Ermittlung des Vorgesetzten sowie des Assistenten erfolgt durch Abgleich mit der Lotus Notes-Datenbank. Sowohl die Plausibilitätsprüfungen als auch die definierten Eskalationsszenarien wurden von BPM inspire Schritt für Schritt den Erfordernissen von OBI entsprechend kundenspezifisch modelliert und umgesetzt.

Stellen sich Prozesse in der Praxis anders dar als ursprünglich gedacht war, so kann BPM inspire jederzeit nachträglich durch ein entsprechendes Re-Design an die tatsächlichen Abläufe angepasst werden. Nach der System-Einführung werden im Rahmen einer kontinuierlichen Schwachstellenanalyse durch die betreuende Fachabteilung System-Anpassungen geprüft und integriert.

Zusätzlich sorgt das neue System dafür, dass die OBI-Mitarbeiter flexibler arbeiten können: So ist über einen VPN-Zugang die Bearbeitung und Abzeichnung von Rechnungen auch von zu Hause aus oder während einer Geschäftsreise möglich.

Neben der automatisierten Rechnungsverarbeitung setzt OBI auch bei seiner Abwesenheitskoordination und Urlaubsdatenbank auf BPM inspire. Anträge werden über die Nutzeroberfläche digital eingereicht und genehmigt. Eine übersichtliche grafische Aufbereitung gibt schnell einen Überblick über die urlaubs- oder auch anderweitig bedingte Abwesenheit von Mitarbeitern.

Die Softwarelösung von BPM inspire wurde vollständig in das OBI Intranet integriert und ist so von allen Mitarbeitern einfach zu nutzen. Die Anwendung unterstützt derzeit neben Deutsch auch Englisch und Tschechisch und kann mit relativ geringem Aufwand auf weitere Sprachen ausgebaut werden. So ist OBI gerüstet, das System in allen Ländern ohne sprachliche Barriere einsetzen zu können.

"BPM inspire hat alle unsere Erwartungen an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung erfüllt", sagt Christian Lindner, Senior Project Manager bei OBI zufrieden. "Wir konnten durch den Kostenrechnungsworkflow die Rechnungsbearbeitung beschleunigen und qualitativ optimieren - Terminüberschreitungen und Skontoverluste gehören der Vergangenheit an. Neben der Zeit- und Kostenersparnis bei der Rechnungsbearbeitung profitieren wir vor allem von der neu gewonnen Transparenz des Rechnungsprozesses. Dank der neuen Lösung mit BPM inspire können wir für jeden einzelnen Vorgang immer den aktuellen Status einsehen und abgeschlossene Prozesse einfach nachvollziehen."

Durch die offene Schnittstellen-Architektur von BPM Inspire hat OBI nun eine zukunftssichere Business Process Management (BPM)-Lösung, die sich mit geringem Implementierungsaufwand an die weitere Entwicklung und eventuelle Prozessänderungen der führenden Bau- und Heimwerkermarktkette anpassen lässt.

Über OBI

Es ist der besondere OBI Anspruch, wegweisend für die gesamte DIY-Branche zu sein. Als Innovator, der Maßstäbe setzt. Wo immer OBI präsent ist, bestimmt es den Markt, kämpft um die Führungsposition. OBI setzt die Trends - in Auswahl, Marktformat und Einkaufserlebnis. OBI führt als Nummer Eins die deutsche Bau- und Heimwerkermarktbranche an und gehört in Europa zur Spitze. Aktuell verfügt das Unternehmen in Deutschland über mehr als 330 OBI Märkte. Hinzu kommen mehr als 180 OBI Märkte in 12 Zentral- und Osteuropäischen Ländern. Insgesamt erzielten die OBI Märkte im Geschäftsjahr 2007/2008 einen Umsatz von 5,8 Milliarden Euro. Das Unternehmen OBI beschäftigt über 38.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die OBI Märkte werden als OBI AG-eigene Standorte bzw. im Franchising oder als Joint Ventures geführt.

INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH

Die Inspire Technologies GmbH entwickelt skalierbare Business Process Management (BPM)-Softwarelösungen zur effizienten Modellierung, Implementierung, Automatisierung sowie Auswertung von Geschäftsprozessen. Kernstück des Angebots ist BPM inspire, eine vollständige BPM-Suite mit grafischer Benutzeroberfläche und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten, die über ein qualifiziertes Partnernetz vertrieben wird. Drei klare Produktlinien - smart process, premium und integration - sorgen dafür, dass Systemintegratoren, Beratungshäuser, Softwarehersteller, OEM-Partner und Branchenspezialisten ihren Kunden stets ein passgenaues, leistungsstarkes Prozesssteuerungstool zur Verfügung stellen können. Durch ein offenes Schnittstellenkonzept bietet BPM inspire alle notwendigen technischen Voraussetzungen, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und mit anderen Softwareprodukten zusammenzuarbeiten.

Mehr Informationen zur Inspire Technologies GmbH finden Sie unter http://www.bpminspire.com