Kosten-Management beim Dokumenten-Output

„Danka Documess Report“: Europas Unternehmen in der Kosten-Falle

(PresseBox) ( Stuttgart, )
Europaweite Danka Untersuchung deckt auf: Fehlendes Output-Management kostet Unternehmen bares Geld
Gut 2 Milliarden Euro Einspar-Potenzial jährlich allein in Deutschland

Fehlendes Informations-Management und mangelnde Kontrolle der Druckausgabe kostet europäische Unternehmen nach vorsichtigen Schätzungen rund 8,7 Milliarden Euro jährlich. Das zeigt eine aktuelle Untersuchung von Danka Europe, nach der „Documess“ – das bislang kaum beachtete unkontrollierte „Durcheinander“ im Umgang mit Dokumenten – als einer der Gründe für die unbefriedigende Wirtschaftslage vieler Firmen ausgemacht wird. Allein in Deutschland könnten sich demnach die unnötigen Unternehmensausgaben auf gut 2 Milliarden Euro belaufen.

Durchschnittlich geben europäische Unternehmen mehr als ein Prozent ihrer Umsätze allein für die Produktion von Dokumenten aus. Das entspricht knapp 0,1 des gesamten europäischen Bruttosozialprodukts von 8,9 Billionen Euro (Schätzung für 2003). Der zusätzliche Aufwand für Archivierung oder Handling ist dabei noch gar nicht eingerechnet.

Danka Europe stellte den aktuellen „Documess Report“ nach Erkenntnissen mehrerer Analysten wie CAP Ventures, IDC oder Gartner zusammen und ergänzte eigene Daten aus Umfragen unter europäischen Top-1000-Firmen. Ziel war es, realistische Eckwerte zur derzeitigen Entwicklung beim Output-Management in Unternehmen zu erhalten.

Die Ergebnisse des Reports sind vor allem deshalb alarmierend, weil Produktion, Druck und Verteilung von Informationen im Zuge der Europäisierung und Globalisierung seit einigen Jahren rasant anwachsen und schon in nächster Zeit das „Documess“-Problem dramatisch weiter verschärfen könnten.

Auch weltweit verfügt nur etwa jedes fünfte Unternehmen über eine Strategie für den Umgang mit Informationen und Dokumenten, zum Beispiel durch Systeme zur Erfassung, Zuordnung und Abrechnung tatsächlicher Druckkosten. Das bedeutet, dass etwa 80 aller Firmen zu hohe Ausgaben in diesen Bereichen nicht einmal erkennen können.

Dazu Hans Jansen, Danka Deutschland Geschäftsführer und Leiter der neu gegründeten Professional Services Unit: „Einsparungen durch verbesserte Kontrolle des Dokumenten-Output sind keineswegs auf Weltfirmen oder Konzerne beschränkt. Nach den Ergebnissen der vorliegenden Studie können selbst kleine Unternehmen sehr viel Geld sparen, wenn sie die Herstellung und Verbreitung ihrer Dokumente in den Griff bekommen – im Mittel zwischen 10 und 30 der ursprünglichen Kosten.“

Allerdings sei dazu meist eine Neu-Organisation des Drucker- und Kopiererbestandes notwendig, so Jansen weiter. Abläufe müssten klar geregelt werden und spezialisierte Software diene der Messung, Überwachung und Kontrolle darüber, welche Dokumente wann und womit gedruckt, kopiert und verteilt werden. „Selbst die auf hohes Volumen ausgerichteten Hausdruckereien großer Firmen können effizienter und kostengünstiger arbeiten, wenn beispielsweise Druckaufgaben aus den Bereichen Office, Produktionsdruck und Rechenzentrum zusammengefasst werden.“

Halbherzige Entscheidungen seien freilich in Zeiten schwacher Konjunktur eher schädlich, stellt Jansen fest: „Eine Neu-Ordnung der Druck- und Output-Strukturen muss das gesamte Unternehmen umfassen, um wirksam werden zu können – Kostenoptimierung ist Chefsache.“

Eine Zusammenfassung der Untersuchungsergebnisse kann per E-Mail danka@trialog-presse.de oder bei Danka unter der Fax-Nummer 0711/4017-5655 angefordert werden.
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