Arzttermine, die auch eingehalten werden

Einfache und sichere Online-Terminvereinbarung entlastet Mitarbeiter und schafft Patientenservice

(PresseBox) ( Berlin, )
Ein großes Ärgernis in Arztpraxen sind Termine, die von den Patienten ohne Absage nicht wahrgenommen werden. Untersuchungen belegen, dass deren Zahl sinkt – um bis zu 70 Prozent –, wenn Termine online vereinbart werden. Das bestätigt auch eine Augenärztin aus Berlin: „Patienten mit Onlinevereinbarung sind tatsächlich zuverlässiger, was Absagen angeht. Die hohe Quote an Rückmeldungen, wenn ein Termin nicht wahrgenommen werden kann, hat sicher auch mit der SMS-Erinnerung zu tun. Darüber hinaus müssen die Patienten ja persönliche Daten in das System eingeben. Vielleicht verdeutlicht das, dass man mit der Terminvereinbarung auch eine Verpflichtung eingegangen ist. Bei telefonisch vereinbarten Terminen kommt es verhältnismäßig häufig vor, dass die Patienten sich dann entweder gar nicht mehr melden oder einfach nicht kommen.“

Die Augenärztin arbeitet mit Timerbee von Imilia Interactive Mobile Applications. „Unsere Lösung unterstützt sowohl einfache als auch regelbasierte Terminvereinbarungen. Dabei bilden wir auch komplexe Terminzusammenhänge einfach ab. Patienten werden bei der Terminsuche unterstützt und gelangen über Terminkriterien zum richtigen Termin. Die Kriterien kann jede Praxis nach eigenen Bedürfnissen konfigurieren“, so Edward Mc Greal, Gründer und Geschäftsführer von Imilia.

Das funktioniert so: Die Software fragt automatisch definierte Kriterien bei Patienten ab: etwa das Geburtsdatum, die Versicherung, die Postleitzahl und Beschwerden. Danach können der Patient einem Arzt zugeordnet und ein Termin vereinbart werden. Auch Terminanfragen, die die Einrichtung dann individuell bestätigt, oder Terminvereinbarungen durch Zuweiser sind möglich. Das ist gerade bei Terminen, die eine interne Rücksprache für die Vereinbarung erfordern – etwa ambulante Operationen oder Zuweisungen –, sehr hilfreich. Bei Eingang einer Anfrage werden automatisch Aufgaben generiert und den beteiligten Mitarbeitern zugeordnet. Die Praxis kann ihrerseits Erläuterungen zum Termin und weitere Informationen, etwa den Anamnesebogen, per E-Mail – und später auf Wunsch auch per Post – versenden. Eine Terminerinnerung erfolgt je nach Wunsch des Patienten per SMS und/oder E-Mail.

Nicht zuletzt werden die Mitarbeiter so von ständig wiederkehrenden Routinearbeiten wie von der Abfrage von Kundendaten für die Terminfindung entlastet und die Praxis ist leichter telefonisch zu erreichen. Netter Nebeneffekt: Ein modernes Terminplanungssystem kann zum wesentlichen Element der Zuweiser- und Patientenbindung werden.

Das bestätigt auch die Augenärztin: „Ich bin sehr zufrieden und habe Timerbee bereits guten Gewissens an Kollegen weiterempfohlen.“ Auch die Patienten haben sich an die neue Art der Terminvereinbarung gewöhnt. „Zu Beginn war es noch ungewohnt, die Idee wurde von unserer Klientel aber gut angenommen. Und gerade heute, wo viele, gerade junge Menschen ihre Zeit sehr effizient einteilen wollen, profitieren wir sehr von dem Tool.“

Wo genau sieht die Ärztin für Augenheilkunde nun die Vorteile von Timerbee für ihre Praxis? „Jedes Telefonat, das meine medizinischen Fachangestellten nicht führen müssen, bedeutet eine große Erleichterung. Schließlich kümmern sie sich neben der Terminvereinbarung um sämtliche Abläufe in der Praxis, etwa den Empfang der Patienten oder das Ausstellen von Rezepten“, erläutert die Augenärztin.
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