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Pressemitteilung BoxID: 433517 (dataglobal GmbH)
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Viel mehr digitale Rechnungen steigern Archivierungsbedarf

(PresseBox) (Gaildorf, ) Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wird die Übermittlung von digital erstellten Rechnungen deutlich vereinfacht. Demnach sind zum Beispiel per E-Mail verschickte Rechnungen auch dann für den Vorsteuerabzug relevant, wenn sie - abweichend von den bisherigen Vorgaben - keine qualifizierte elektronische Signatur tragen oder das EDI-Verfahren nicht angewendet wurde. Zwar ist das Gesetz noch nicht endgültig verabschiedet und soll offiziell erst zum Jahresbeginn 2012 in Kraft treten. Laut Bundesfinanzministerium finden die Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) aber bereits mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 Anwendung.

Für Wolfgang Munz, den Geschäftsführer des Storage-- und Informationsmanagementspezialisten dataglobal, bringt diese Gesetzesänderung für Unternehmen allerdings nur dann eine deutliche Arbeitsentlastung, wenn auch das Archivierungskonzept stimmt:

"Der Abschied von der Verpflichtung, elektronisch übermittelte Rechnungen zu signieren, war längst überfällig. In der Praxis stellte die Signatur einen erheblichen Hemmschuh für die elektronische Übermittlung von Rechnungen dar. Die Menge an per E-Mail zugestellten Rechnungen wird stark steigen, weil der elektronische Versand nicht nur billiger sondern auch schneller ist.

Der mögliche Verzicht auf die Signatur bei der Rechnungsübermittlung ist für Unternehmen allerdings kein Freibrief, der es erlaubt, Rechnungserstellung, -übermittlung und -archivierung mit allen erdenklichen künstlerischen Freiheiten anzugehen. Denn zu einer ordnungsgemäßen Buchführung zählen weiterhin auch rechtssicher abgelegte Dokumente als Nachweise für Einkünfte und Ausgaben.

Für Unternehmen, die einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen unterliegen, schreibt das Gesetz für elektronische Rechnungen vor, diese zwingend elektronisch und unveränderbar für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Eine Aufbewahrung einer per E-Mail erhaltenen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Damit wächst der Druck auf Unternehmen Ihre E-Mail-Kommunikation in ein übergreifendes Archivierungskonzept einzubeziehen. Die langfristige Aufbewahrung von E-Mails innerhalb der gängigen Mailsysteme ist weder technisch oder wirtschaftlich sinnvoll und schon gar nicht revisionssicher.

Die Verbreitungswege für kaufmännisch oder steuerlich relevante Information nehmen immer mehr zu. Schon heute finden sich solche Informationen verteilt in E-Mails, in Dateien im File-System oder SharePoint oder in den ERP-Systemen.

Gut beraten ist dabei also, wer eine Archivierungslösung einsetzt, die übergreifende Archivierung erlaubt und dabei bei der richtigen Klassifizierung von Informationen unterstützt und so und für eine entsprechende Speicherung sorgt. Denn nur so werden zum einen mögliche Fehlerquellen minimiert, zum anderen lässt sich wertvolle Arbeitszeit einsparen. Zudem lässt sich sicherstellen, dass der Nachweis über die Zustellung einer Rechnung zweifelsfrei erfolgen kann und die gesetzliche verankerte Aufbewahrungsfrist eingehalten wird.

Kurzum, die neue Gesetzgebung ist quasi der letzte Aufruf, das Thema E-Mail-Archivierung anzugehen, sofern dies noch nicht geschehen ist.