DOCTOPUS GmbH bietet Integration SAPERION für FOSS - Dokumentenmanagement und ERP im Zusammenspiel

(PresseBox) ( , )
Effizientes Dokumentenmanagement ist heute ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Der Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme reduziert die für die Informationssuche benötigte Zeit, ermöglicht höhere Effizenz, senkt die Kosten und erhöht die Datensicherheit. Damit Dokumente und Informationen einfach in die laufenden Geschäftsprozesse eingebunden werden können, ist das reibungslose Zusammenspiel von Archivierung und Dokumentenmanagement mit der eingesetzten ERP-Lösung von großem Nutzen. Die Doctopus GmbH aus Wettenberg hat für das führende Dokumentenmanagement-System SAPERION eine Integration in das ERP-System FOSS geschaffen, die das Ablegen und Suchen bzw. Abfragen von Informationen direkt aus FOSS heraus ermöglicht.

Die Doctopus GmbH entwickelt und vertreibt seit 1993 im Kerngeschäft Lösungen und Produkte für Dokumenten-Management. Darüber hinaus bietet das Unternehmen seinen Kunden auch Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Workflow-Systeme, OCR/ICR-Systeme und Dokumentendigitalisierung an. Doctopus versteht sich als Full-Service-Dienstleister mit einem umfassenden Leistungsspektrum incl. Beratung, Konzeption, Installation, Schulung und Wartung.
Als Team für Dokumentenmanagement-Systeme ist Doctopus langjähriger ORDAT-Partner in der ORDAT Benutzergruppe e.V. Zu den Referenzen des Unternehmens zählen zahlreiche FOSS-Anwender mit individuellen Archivierungs-Lösungen, darunter die PRECITOOL Werkzeug-Handels GmbH, WEBER UND BROUTIN GmbH, RMG Messtechnik GmbH und die ABICOR Alexander Binzel Schweisstechnik GmbH.

SAPERION von der Berliner SAPERION AG ist ein integriertes Softwarepaket für unternehmensweites Dokumentenmanagement, Capturing, Imaging, Workflow, COLD und Archiving. Es gewährleistet effizientes Knowledge-Management durch sinnvolles Kategorisieren, schnellen Zugriff, effiziente Dokumentenweiterleitung sowie die Kooperation mit anderen Anwendungen und Applikationen. Die Doctopus-Lösung FOSS_SAPERION ermöglicht SAPERION-Funktionalitäten zur Archivablage und - Abfrage direkt aus der FOSS-Oberfläche heraus.


Archivszenarien
Doctopus hat in FOSS_SAPERION individuelle Lösungen für die verschiedenen Archivszenarien ("Frühes-/ Gleichzeitiges-/Spätes Erfassen") implementiert. Bei der Erfassung eingehender Dokumente werden drei Fälle unterschieden: Sind die Dokumente bereits im Posteingang gescannt worden und liegen daher bei der Buchung bereits in digitaler Form vor (“Frühes Erfassen”), werden die Indexwerte beim Abschließen des Buchungsvorgangs automatisch ausgefüllt. Auch wenn die Dokumente während der Buchung gescannt werden (”Gleichzeitiges Erfassen”), gewährleistet FOSS_SAPERION die automatische Indexübergabe. Erfolgt das Scannen erst nach der Buchung (”Spätes Erfassen”), liegt also der Beleg während des Buchungsvorganges noch in Papierform vor, dann wird von FOSS_SAPERION z.B. ein der Belegnummer entsprechender Barcode aus FOSS erzeugt und auf den Beleg geklebt. Diese eindeutige Zuordnung ermöglicht nach dem Scannen die vollautomatische Ablage der Belege inklusive aller Indexdaten im Archiv.
Auch ausgehende Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen, sowie Buchungslisten oder interne Belege können durch FOSS_SAPERION automatisch archiviert werden. Hier kommt die von Doctopus entwickelte Druckdaten-Konvertierung zum Einsatz, die die Druckdaten der Dokumente (z.B. PCL-Print Control Language) für die Index-Extraktion aufbereitet, in ein gängiges Format konvertiert und in SAPERION ablegt. Danach stehen die Dokumente für die Abfrage bereit.

Automatische Indizierung
Die odnungsgemäße Indizierung stellt in SAPERION die Grundlage für eine einfache und schnelle Recherche dar. SAPERION arbeitet dabei datenbankorientiert. Es können beliebig viele Indexeinträge vorgenommen werden, die Art der Indizierung kann frei festgelegt werden. Mit Hilfe eines komfortablen Masken-Editors lassen sich für verschiedene Zwecke individuelle Abfrage- und Indizierungsmasken erstellen. Über mehrstufige OCR- bzw. Barcode-Erkennung ordnet und indiziert SAPERION geeignete Dokumente vollautomatisch.

Abfrage
Die Suche nach Dokumenten kann über Indexbegriffe oder die integrierte Volltextsuche erfolgen. Dabei kann nach einem oder nach mehreren Begriffen gesucht werden, so dass einzelne Dokumente oder auch Dokumentgruppen gefunden werden. Die Volltextsuche unterstützt die gebräuchlichen Volltextbefehlssätze, z.B. Boolsche Verknüpfungen (AND, OR, NOT-Verknüpfungen), Wortabstand oder Fuzzy-Logik.
Durch die Integration der Abfrageoptionen in FOSS erlaubt es FOSS_SAPERION, alle zu einem Vorgang abgelegten Dateien im Viewer des Archivsystems anzuzeigen. Eine gezielte Suche nach den archivierten Belegen ist jederzeit im Dokumentenmanagement-System SAPERION möglich. Das bedeutet, dass auch dann Recherchen durchgeführt werden können, wenn an einem Arbeitsplatz FOSS nicht installiert ist. Die Abfrage erlaubt aus beiden Systemen sowohl die Suche nach Eingangs- und Ausgangsdokumenten als auch nach Buchungslisten und Belegen.


System-Voraussetzungen FOSS_Saperion
Client-Betriebssystem Microsoft Windows NT 4.0 oder Windows 95 / 98/ 2000/ XP

Software-Komponenten
FOSS -Buchhaltungssoftware
SAPERION - Dokumentenmanagement-Software
Interface-Modul FOSS_SAPERION

Weitere Funktionalitäten von SAPERION
Vollständige Web-Fähigkeit
XML-Schnittstelle
Unterstützung von Linux und Sun Solaris als Systemplattform
Citrix-fähig (MS Terminal Server)
Workflow-Integration
Arbeitskorblösung
E-Mobile
Verschlüsslung und digitale Signatur
Outlook- und LotusNotes Integration
Klassifikationsschnittstelle

Weitere Informationen zu SAPERION und dem Interface-Modul:
DOCTOPUS GmbH Felsweg 14, 35435 Wettenberg, Dirk Schneider, dirk.schneider@doctopus.de, Tel: 0641-79548-0

Für die oben stehenden Pressemitteilungen, das angezeigte Event bzw. das Stellenangebot sowie für das angezeigte Bild- und Tonmaterial ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmeninfo bei Klick auf Bild/Meldungstitel oder Firmeninfo rechte Spalte) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Pressetexte sowie der angehängten Bild-, Ton- und Informationsmaterialien.
Die Nutzung von hier veröffentlichten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Bei Veröffentlichung senden Sie bitte ein Belegexemplar an service@pressebox.de.