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Process Mining hilft BPM-Maßnahmen, effizienter zu werden

Process Business Intelligence (PBI) sorgt für umfassende Analysemöglichkeiten im Geschäftsprozessmanagement - in Echtzeit

(PresseBox) (München, ) Die Unternehmensarbeit wird durch eine Fülle unterschiedlicher Prozesse definiert. Dabei entstehen die meisten Prozesse ganz automatisch und ohne organisatorisches Zutun - im einfachsten Fall allein durch die Aneinanderreihung einzelner Arbeitsschritte. Dass eine strukturierte und auf Automatisierung sowie Routine fußende Arbeitsweise in der Lage ist, die Produktivität in Unternehmen zu erhöhen, ist eine Erkenntnis, die mittlerweile fast einhundert Jahre alt ist - wenn als Startpunkt der Prozessoptimierung der erstmalige Einsatz von Fließbändern in der Automobilindustrie gilt.

Schnell zeigte sich, dass vorgegebene Prozessketten nicht nur für das produzierende Gewerbe geeignet sind, sondern über alle Wirtschaftssektoren hinweg die Effizienz in Unternehmen steigern können. Unter der Bezeichnung Prozessmanagement beziehungsweise Geschäftsprozessmanagement entstand ein kompletter Dienstleistungssektor, der sich mit der Modellierung und Dokumentation optimaler Prozesse beschäftigt. Zunehmend rückten dabei auch organisatorische, also zwischen Menschen stattfindende Arbeitsabläufe in den Vordergrund und nicht mehr nur allein technische Aspekte. Mit dem flächendeckenden Einsatz von IT-Systemen etablierte sich der Begriff Business Process Management (BPM) für die Prozessoptimierung. Durch die IT-gestützte Prozessmodellierung erhofft man sich einen besseren Ansatzpunkt zur Optimierung von Interaktionen zwischen Menschen.

In der Studie Status Quo Chemie Pharma des BPM Labors der Hochschule Koblenz und der IT-Beratung msg systems wird deutlich, dass Unternehmen, die systematisch und zielgerichtet Prozessmanagement betreiben, zwar erfolgreicher sind als Unternehmen ohne entsprechende Standards, aber immer noch relativ wenige Unternehmen Prozessmanagement-Ansätze in ihren Richtlinien verankert haben.

Alexander Rinke, Mitgründer und Geschäftsführer von Celonis, der führende Anbieter von Process-Mining-Lösungen für den Unternehmenseinsatz, äußert sich zu diesem Missverhältnis und geht auf Entwicklungschancen von traditionellen BPM-Maßnahmen ein:

"Je komplexer und größer Unternehmensstrukturen sind, desto schwieriger ist es, allein nur die einzelnen Prozesse in einem Unternehmen zu identifizieren und zu dokumentieren. Dies ist aber eine der Grundvoraussetzungen, um den Optimierungshebel überhaupt ansetzen zu können. Noch komplizierter wird es, wenn es an die Erfolgskontrolle oder die Umsetzungskontrolle, also der Compliance, neu modellierter Prozess(e)(ketten) im täglichen Geschäftsbetrieb geht. Dies ist mit bisherigen BPM-Methoden so gut wie überhaupt nicht leistbar - oder nur durch enormen finanziellen, zeitlichen und personellen Aufwand. Das ist einer der Hauptgründe, warum viele Unternehmen bisher vor einem ganzheitlichen BPM-Ansatz zurückschrecken. Der Mehrwert - kurz gesagt - der ROI stellt sich zu langsam ein.

Process-Mining-Lösungen zusammen mit Methoden aus der Business Intelligence können hier helfen BPM-Ansätze künftig effizienter zu gestalten. Durch den kombinierten Ansatz von Process Business Intelligence wird die Auswertung aller IT-getriebener Prozesse - auch solcher, die auf polystrukturierten Daten im Big-Data-Bereich basieren - in einem Unternehmen ermöglicht. Zum anderen können alle Prozesse und Einzelschritte automatisiert und in Echtzeit beobachtet werden. Dies versetzt die Verantwortlichen des Prozessmanagements in die Lage, die Regelkonformität und die Effizienz der Arbeitsschritte auszuwerten. So ist es möglich, jederzeit einzelne Abfolgen zu variieren, um die gewünschten Ziele zu erreichen - frei nach dem Prinzip "trial and error", ohne aber dabei Mehrkosten zu verursachen. Mit den integrierten BI-Methoden können zudem auf Basis der Rohdaten tiefgehende Ursachenanalysen vorgenommen werden - mit zu variierendem Abstraktionsgrad und ebenfalls in Echtzeit.

PBI stellt unserer Erfahrung nach die noch fehlende Analysekomponente für BPM-Fragestellungen dar. Durch die automatisierte Modellierung, Dokumentation und das Monitoring aller IST-Prozesse fällt der Abgleich mit den gewünschten SOLL-Prozessen und das Ziehen von fundierten Rückschlüssen deutlich leichter und bindet die Fachabteilungen stärker in den Optimierungsprozess mit ein. Eine Kombination aus PBI und BPM hat zudem einen starken, positiven Einfluss auf den ROI solcher Maßnahmen, da sich Resultate sofort nachvollziehen und gegebenenfalls anpassen lassen. Dies senkt zu Recht die oftmals vorhandenen Investitionshemmungen."