Der nächste logische Schritt: Social Media ein Muss für die interne Kommunikation

Autor: Winfried Holz, Chief Executive Officer von Atos Deutschland

(PresseBox) ( Essen, )
Eine aktuelle Bitkom-Studie aus dem Mai 2012 zeigt: Fast 50 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen inzwischen soziale Medien - allerdings bislang meist nur für die externe Kommunikation, etwa für Markenbekanntheit, Kunden- und Mitarbeitergewinnung oder Image-Pflege.

Geht es um die interne Kommunikation, spielen Social Media bisher kaum eine Rolle. Dabei liefern diese gerade innerhalb der Unternehmen enormen Mehrwert! Aktuell stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern oft nur die E-Mail als elektronisches Kommunikationsmittel für den Austausch untereinander zur Verfügung. Unbestritten hat die E-Mail viele Vorteile. In der internen Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten wird sie jedoch zunehmend zum wahren Zeitfresser und produziert unnötigen Daten- und Informationswust.

Denn häufig wird sie dort genutzt, wo sie als Instrument nicht geeignet ist: Ein Beispiel ist die "Rundmail" an mehrere Kollegen etwa mit der trivialen Frage, wer, wann und wo sich zum gemeinsamen Mittagessen einfindet. Daraus entstehen diverse E-Mailstränge mit unterschiedlichen Lokal- und Zeitvorschlägen, die man gleichzeitig koordinieren muss. Besser geeignet wäre hierfür zum Beispiel die Instant Message. Ein anderes Beispiel: Viele Mitarbeiter setzen ihre Vorgesetzten bei jeder E-Mail in Kopie, sei es um sich intern als wichtiger Mitarbeiter zu positionieren oder als Rechtfertigung den Kollegen zu signalisieren, dass der Vorgesetzte stets im Detail über ihr Tun Bescheid weiß. Dieses Vorgehen ist kontraproduktiv, denn Kollegen wie Vorgesetzte werden der Flut nicht mehr Herr und können solche E-Mails schon aus Kapazitätsgründen weder lesen, noch bearbeiten. Daher gilt die Devise, E-Mails nur sparsam einzusetzen so bleibt mehr Zeit für das persönliche Gespräch, bei dem man Inhalte direkt austauschen kann.

Das Volumen ein- und ausgehender E-Mails hat inzwischen für die Geschäftswelt nicht mehr tragbare Ausmaße angenommen. Von den über 100 E-Mails, die Mitarbeiter täglich erhalten, sind nur zehn Prozent nützlich. Schätzungen zufolge verbringen Führungskräfte bis zu 20 Stunden pro Woche allein mit E-Mails. Zusätzlich arbeiten sie bereits verstärkt mit sozialen Netzwerken und verbringen circa 25 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen. Hinzu kommt, dass für die nachrückende Generation an Mitarbeitern E-Mails antiquiert sind - die jungen Mitarbeiter wollen die privat überall genutzten Social Media-Möglichkeiten auch im Beruf nicht missen.

Die E-Mail als primäres Kommunikationsmittel wird für Unternehmen also schon bald an Bedeutung verlieren. Bei Atos haben wir den Beschluss gefasst, in 2013 die E-Mail aus der Kommunikation unter den Mitarbeitern verbannen und stattdessen intern vollständig auf Kollaborations- und Social Media-Anwendungen zu setzen. Ziel ist es, die Mitarbeiter dadurch zu entlasten, Prozesse effizienter zu machen und den Informationsfluss im Unternehmen zu optimieren.

Weiterführende Links:

- Pressemeldung zur BITKOM-Studie: "Die Hälfte der deutschen Unternehmen setzt soziale Medien ein": http://www.bitkom.org/de/presse/30739_72123.aspx
- Informationen zur Atos Zero Email-Initiative: http://de.atos.net/de-de/uber_uns/zero_email/default.htm
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