Medikamenten-Prozessmanagement

Klinikum Lüneburg treibt Digitalisierung mit ORBIS Medication weiter vorwärts

Bonn, (PresseBox) - Digitalisierung bedeutet immer Veränderung – nicht nur von Abläufen und Prozessen, sondern auch in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Einführung von ORBIS Medication inklusive der Module PDOK, PPRO und KURV löste am Klinikum Lüneburg die papiergeführte Patientendokumentation ab und reduzierte die Papierpatientenakte auf ein Minimum.

Diese Umstellung beschreibt Gabriela Renter, Geschäftsbereichsleitung Patienten- und Prozessmanagement, als Meilenstein für alle an der Patientenversorgung beteiligten Berufsgruppen: „Die Abläufe haben sich für alle Beteiligten zum Positiven verändert. Es braucht allerdings eine gewisse Zeit der Eingewöhnung, bis die neuen Prozesse greifen.“

Vor der Digitalisierung haben die Pflegekräfte ihre Patienten beispielweise im Frühdienst anhand der Informationen der Papierkurve versorgt und dort alle Behandlungsergebnisse eingetragen. „Danach waren die Papierkurven den ganzen Tag unterwegs - entweder beim Arzt, der den Arztbrief schreiben musste, in einer diagnostischen Abteilung oder im OP zur weiteren Behandlung“, erläutert der stellvertretende Pflegedirektor Patrick Evel das bisherige Vorgehen. „Pflegeleistungen wurden kurz vor oder kurz nach der Schichtübergabe dokumentiert.“

Seit 2016 hat das Klinikum Lüneburg sein ORBIS KIS um die Module PDOK, PPRO, KURV und Medication erweitert. „Heute dokumentiert jede Pflegekraft ihre Leistungen am Visitenwagen direkt im Krankenhaus-Informationssystem (KIS). Dort kann sie dann auch Befunde und andere Informationen zu ihren Patienten aufrufen“, sagt Korinna El-Cheikh, IT-verantwortliche Standortleiterin des Klinikums.

Neue Abläufe mit digitalem Medikamentenmanagement

Am Klinikum Lüneburg werden Medikamente ausschließlich vom Arzt angeordnet und dann von Mitarbeitern der Apotheke auf den Stationen gestellt. „Damit ist das Vier-Augen-Prinzip zwischen Arzt und Pharmazeutisch-technischer Assistentin (PTA) gewahrt, was Patienten- und Medikationssicherheit besser gewährleistet“, so Patrick Evel.

Inzwischen wird ORBIS Medication bei fast allen stationären Patienten erfolgreich eingesetzt. Allerdings war der Weg dorthin nicht einfach, was unter anderem an der Archivierung lag. „Das Modul erzeugt pro Verordnung und periodisch für die Medikamentengabe je eine neue PDF-Datei“, beschreibt KIS-Koordinator Marc Papenberg die Situation. „Bei einem längeren stationären Aufenthalt fallen in Verbindung mit der Patientendokumentation so schnell über 1.000 Seiten an. Um eine übersichtliche und ressourcenschonende Archivierung sicherzustellen, war eine Anpassung der bis dahin gültigen Archivierungslogik nötig.

In Zusammenarbeit mit Agfa HealthCare wurde die Archivierung optimiert. Heute werden für die bereits erwähnten Module chronologisch beziehungsweise nach Wirkstoff aufbereitete Zusammenfassungen auf wenigen Seiten erstellt, die nach Entlassung des Patienten im Enterprise Content Managementsystem HYDMedia revisionssicher archiviert werden.

Und wie gestaltete sich die Zusammenarbeit mit dem IT-Anbieter? „Wir sind sehr gut zusammengewachsen“, sagt Gabriela Renter, „und sind heute davon überzeugt, uns für den richtigen Partner entschieden zu haben.“ Eine enge Zusammenarbeit und eine gewisse Flexibilität waren in diesem Pilotprojekt unabdingbar. „Bei Bedarf stand uns stets ein fester Ansprechpartner bei Agfa HealthCare zur Verfügung“, betont Korinna El-Cheikh.

Gute Vorbereitung, glatte Einführung

Flexibilität von beiden Seiten erforderte auch die gemeinsame Einführung der Pflegemodule, der Kurve und von ORBIS Medication. Um diese vorzubereiten und zu begleiten, stellte das Klinikum je eine Mitarbeiterin aus dem Pflegedienst und dem Belegungsmanagement komplett frei. Die Kernarbeitsgruppe um Gabriela Renter, Patrick Evel und Marc Papenberg – bei Medication unterstützt durch den Leiter der Apotheke, Manfred Kühne – beteiligte kontinuierlich alle Berufsgruppen des Klinikums Lüneburg an den einzelnen Schritten. „Bei einer Softwareeinführung denken wir von den bestehenden Prozessen her. Diese sollten sich so weit wie möglich im System wiederfinden. Gleichzeitig schauen wir jedoch, wie die Abläufe auch an die Software angepasst werden können. Bei einem Projekt dieser Größe führt das auch immer dazu, bestehende Prozesse zu überdenken und zu optimieren“, verdeutlicht Gabriela Renter.

Dank der guten Vorbereitung verlief der Rollout im Klinikum planmäßig. Pro Monat konnte mindestens eine Station umgestellt werden. „Ich kenne keine Klinik, die es innerhalb von 365 Tagen geschafft hat, 13 Stationen mit vier zentralen medizinischen Dokumentationsmodulen einzubinden“, blickt Patrick Evel nicht ohne Stolz zurück. „Das setzt ein hohes Engagement und viel Energie aller Beteiligten voraus.“ Durch die frühzeitige Einbeziehung der einzelnen Fachbereiche konnten individuelle Anforderungen aufgenommen und umgesetzt werden. „Ein großer Vorteil war auch, dass die Betriebsleitung das Projekt zu jeder Zeit unterstützte“, ergänzt Marc Papenberg.

Welche Herausforderungen gab es beispielsweise bei der Einführung der Kurve zu meistern? Vor der Einführung wurde festgelegt, dass die Ansicht der digitalen Fieberkurve in allen Fachabteilungen identisch aufgebaut ist. „Angesichts der großen Zahl interdisziplinärer Patientenbelegung ist es den Mitarbeitern nicht zuzumuten, mit unterschiedlichen Ansichten zu arbeiten“, erläutert Patrick Evel. Das setzt die möglichst weitgehende Standardisierung der Abläufe voraus. „In der interdisziplinären Projektgruppe wurde deshalb vorab festgelegt, welche Fieberkurvenabschnitte in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Auch über einheitliche Abläufe auf den Stationen wurde gesprochen. Letzteres scheitert aber hin und wieder an der Praxis, so dass wir im Echtbetrieb gelegentlich einen Kompromiss zwischen den individuellen Anforderungen der jeweiligen Fachabteilungen finden mussten.“

Bessere, schnellere und transparentere Prozesse

Beim Medikamentenmanagement funktioniert die einheitliche Vorgabe sehr gut. Patienten, die zu einer geplanten OP kommen, werden zuerst durch eine PTA in der vorstationären Sprechstunde empfangen. Sie erstellt eine Medikamentenanamnese und gibt diese in die Aufnahmemedikation von ORBIS Medication ein. Medikamente, die nicht Bestandteil der Hausliste sind, werden als Freitext eingegeben. Dann kontrolliert der behandelnde Arzt die Medikamente während der Patientenanamnese. Wenn der Patient zur Aufnahme auf der Station erscheint, substituiert eine Apothekerin die Medikation gemäß der Hausliste und der Arzt gibt die gesamte Krankenhaus-Medikation nach Überprüfung durch eine Signatur frei. Auf den Stationen werden die Medikamente zu festen Zeiten von einer PTA gestellt.

Wird ein Patient über die Notaufnahme stationär aufgenommen, speichert die PTA tagsüber die Medikamente auch dort bereits in der Aufnahmemedikation ab, überführt diese in die Krankenhaus-Medikation und der behandelnde Arzt gibt diese nach einer Kontrolle durch seine Signatur frei. Im Nachtdienst übernimmt der ärztliche Dienst die Eingabe der Medikamente. „Seitdem wir diesen Prozess etabliert haben, konnten wir den Zeitfaktor bei der Medikamenteneingabe deutlich reduzieren und den ärztlichen Dienst entlasten. Auch die Pflegekräfte profitieren von dieser Vorgehensweise“, bekräftigt Gabriela Renter.

Durch ORBIS Medication hat sich nach übereinstimmender Meinung auch die Qualität im Medikamentenmanagement stark verbessert. „Jede Pflegekraft und jeder Arzt kann Änderungen sofort nachvollziehen, unabhängig vom Standort im Klinikum. Ärzte müssen nicht mehr auf die Station gehen, um neue Medikamente anzuordnen oder freizugeben. Dabei werden sie von einem automatischen AMTS-Interaktionscheck unterstützt, der Hinweise auf Wechselwirkungen zwischen Arzneimitteln und Kontraindikationen gegenüber den erfassten Patientendiagnosen gibt“, hebt Gabriela Renter die Vorteile der Software hervor.

Die Medikationssoftware erleichtert auch die Arbeit in der Apotheke: „Wir können damit sehr viel schneller und besser Arzneimittel unserer Patienten umsetzen, die nicht in der Hausliste geführt werden“, erklärt Chefapotheker Manfred Kühne. „Auch die pharmazeutische Beratung für die Ärzte ist effizienter geworden, in puncto Medikation und Ersatzpräparate gibt es einen engeren Austausch. Und das Ganze funktioniert besser und schneller als zu analogen Zeiten mit Papier.“

Auch Gabriela Renter zieht ein positives Fazit: „ORBIS Medication ist eine gute und lohnende Investition in die Patienten- und Arzneimitteltherapiesicherheit am Klinikum Lüneburg.“ Das Klinikum wird den eingeschlagenen Weg weiter gehen. „Im nächsten Schritt wünschen wir uns die Unterstützung von ORBIS Medication auch bei ambulanten Patienten. Uns ist ein ganzheitlicher Prozess wichtig und der beginnt nun mal in der Ambulanz“, beschreibt Korinna El-Cheikh die weiteren Planungen.

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