ZyLAB gibt Umfrageergebnisse zum Dokumenten-Management bekannt

Kosten und Komplexität sind größte Hürden beim Erwerb von Dokumenten-Management-Lösungen

(PresseBox) (Düsseldorf, ) ZyLAB, innovativer Entwickler intelligenter Lösungen für den Informationszugriff, gab heute die Ergebnisse von zwei Umfragen zum Thema Dokumenten-Management bekannt. Die eine wurde im Behördensektor und die andere im Unternehmensumfeld durchgeführt. Die Ergebnisse fielen trotz der unterschiedlichen Zielgruppen homogen aus. So ging aus beiden Befragungen hervor, dass die Kosten und die Komplexität einer Dokumenten-Management-Lösung von mehr als 75 Prozent der Befragten als Hindernis für die Anschaffung bezeichnet wurden. Jedoch war man sich einig, dass Dokumenten-Management-Lösungen als entscheidend für den Geschäftserfolg zu betrachten sind. Unterschiede ergaben sich bei der Frage, welcher Zeitraum für die Auffindung von Informationen kalkuliert wird: Während in Behörden und öffentlichen Verwaltungen 40 Prozent der Befragten angaben, einen Tag zu brauchen, waren es bei den Unternehmensmitarbeitern sogar 80 Prozent.

Über 150 Mitarbeiter von öffentlichen Verwaltungen wurden während eines von ZyLAB finanzierten Webinars im September detailliert zum Thema Dokumenten-Management befragt. Weiterhin flossen die Aussagen von 100 Teilnehmern der Internationalen ARMA-Jahreskonferenz und -Ausstellung*, die vom 18. bis zum 21. September in Chicago stattfand, in die Auswertung mit ein.

Die Ergebnisse zeigten übereinstimmend, dass sowohl im Behördensektor als auch in der freien Wirtschaft Dokumenten- bzw. Informations-Management-Lösungen als entscheidend für den Erfolg angesehen werden. Auch grundlegende Dinge wie die Definition eines Dokumentes – eben nicht nur Papierdokumente, sondern auch E-Mails, Mikrofilme, Videos – sind allseits bekannt.

Umfrageergebnisse bei öffentlichen Verwaltungen:

Auf die Frage „Ist Dokumenten-Management entscheidend für den Erfolg Ihrer Organisation?“ gaben auf einer Skala von eins bis vier (vier bedeutete dabei die höchste Wichtigkeitsstufe) 58 Prozent der Befragten die vier und 32 Prozent die drei an – ein eindeutiger Beweis für die entscheidende Rolle von Dokumenten-Management-Lösungen.

Als weiteres Ergebnis kam heraus, dass fast die Hälfte der Befragten (44 Prozent) ihre aufbewahrungspflichtigen oder -würdigen Daten und Dokumente in Dateiordnern auf einem Netzlaufwerk verwalten, 33 Prozent erledigen dies in einer Datenbank, 20 Prozent in Aktenordnern und -schränken sowie drei Prozent in „Sonstigem“.

Befragt nach der Art ihrer Informationssuche erklärten immerhin 41 Prozent, im Besitz von Retrieval-Software zu sein. 44 Prozent werden von einem Assistenten unterstützt oder jemandem, den sie mit der Suche beauftragen können, und die übrigen Befragten gaben an, keine Alternative zu einer manuellen Suche nach Informationen zu kennen.

Was die Aufbewahrungsdauer der Dokumente betrifft, so wurde diese bei der Hälfte der Teilnehmer mit „unbefristet“ angegeben, 31 Prozent waren sich in diesem Punkt nicht sicher und die verbleibenden 19 Prozent gaben unterschiedlich lange Aufbewahrungszeiten an.

Umfrageergebnisse im Unternehmensumfeld

Die meisten Mitarbeiter in Unternehmen, nämlich 80 Prozent, benötigen mindestens einen ganzen Tag, um die für ihre Arbeit benötigten Informationen zusammenzutragen. Lediglich 20 Prozent der Teilnehmer können Informationen innerhalb einer Stunde ausfindig machen. Immerhin bewahren nur 30 Prozent ihre Daten unbefristet auf, 20 Prozent gaben einen Zeitraum von drei Jahren an, die verbleibenden 50 Prozent sagten, ihre Daten würden gespeichert.

Ähnlich wie bei den Mitarbeitern öffentlicher Verwaltungen gaben auch hier 45 Prozent der Befragten an, Informationen mit Hilfe von spezieller Retrieval-Software zu suchen, während 45 Prozent von einem Assistenten unterstützt werden oder von jemandem, den sie mit der Suche beauftragen können. Die übrigen Befragten gaben wiederum an, keine Alternative zu einer manuellen Suche nach Informationen zu kennen.

Etwas weiter verbreitet als in den Behörden ist in Unternehmen die Datenverwaltung in Dateiordnern auf einem Netzwerklaufwerk. Dieser Methode bedienen sich nämlich 55 Prozent der Befragten. 35 Prozent sagten „im Aktenschrank“, und die verbleibenden 10 Prozent antworteten mit „Sonstige“.

„Angesichts heutiger Datenmengen haben uns einige der Umfrageergebnisse doch sehr erstaunt“, erklärt Hanns Köhler-Krüner, Vertriebsleiter von ZyLAB Deutschland. „So scheint es beispielsweise vielerorts noch keine bindenden Regulierungen für die Dokumentenverwaltung und ihre Aufbewahrungsdauer zu geben. Dementsprechend sind die teilweise angegebenen, außerordentlich langen Informations-Suchzeiten von einem Tag nicht weiter verwunderlich. Mit einer geeigneten Lösung zur digitalen Verwaltung und Archivierung wäre das kein Thema mehr. Und unsere ZyIMAGE Produktsuite ist beispielsweise individuell nach Anforderungen und Budget-Ressourcen konfigurierbar, so dass auch das Argument der Kosten und Komplexität entkräftet wäre.“

*ARMA International ist eine US-amerikanische Non-Profit Organisation und maßgebliche Autorität rund um Records- und Information-Management. Die 1955 gegründete Vereinigung verfügt über rund 10.000 Mitglieder. Mehr unter www.arma.org

ZyLAB Deutschland

ZyLAB wurde 1983 gegründet und ist der führende Anbieter von Software für Dokumenten-Imaging und Papierarchivierung, mit der Unternehmen der Global 2000 und Regierungseinrichtungen Millionen Seiten Papier und elektronische Dokumente digital archivieren und verwalten. Die umfassenden und hochwertigen Recherchefunktionen, die die Textsuche in über 200 Sprachen unterstützen und die Möglichkeit bieten, Daten zu verwalten und gemeinsam über das Internet zu nutzen, sind nur einige der Gründe dafür, dass Geheimdienste, Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwälte, Anwaltskanzleien, Gerichte und interne Rechtsabteilungen sich für ZyLAB entschieden haben. Weltweit mehr als 9.000 Installationen mit über 400.000 Anwendern in Organisationen und Unternehmen wie Amtrak, dem FBI, dem Department of Homeland Security, der New Yorker Börse, Pepsico, Riggs Bank, dem Staat New York und Walt Disney bestätigen, dass ZyLAB über umfangreiche Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Geschäftsanwendungen verfügt. Das Unternehmen unterhält zur weltweiten Unterstützung seiner Kunden Niederlassungen in McLean (Virginia, USA), in Großbritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, den Niederlanden, Singapur und Australien. Näheres erfahren Sie unter www.zylab.de.

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