Wie Messeveranstalter Fachmessen noch effizienter organisieren können

Die umfassend überarbeitete Software Profairs unterstützt Messeveranstalter dabei, die Messevorbereitungen gemeinsam mit den Ausstellern und Dienstleistern zu vereinfachen und zu automatisieren.

(PresseBox) (Straubenhardt, ) Das Hauptaugenmerk eines Messeveranstalters im Vorfeld einer Messe ist ohne Frage die Kommunikation mit den Ausstellern, deren Bedürfnisse und Wünsche umzusetzen und so zu organisieren, dass der Messeauftritt des Ausstellers zeit- und fristgerecht zum Erfolg führt. Wurden bislang vielfach ganze Handbücher mit Formularen an die Aussteller geschickt, die mühevoll ausgefüllt und beim Veranstalter erfasst und verwaltet werden mussten, setzt sich auch hier mehr und mehr das Internet als Instrument zur Vereinfachung der Messeorganisation durch. ProFairs, eine internetbasierte Software für Messeveranstalter, die die Organisation radikal vereinfacht, wurde jetzt umfassend überarbeitet und startet mit vielen neuen Funktionen.

Ein Login auf der Messehomepage bieten heute fast alle Messen und Fachmessen an, über die die Aussteller ihren Eintrag im Katalog editieren können oder Werbemittel bestellen können. Doch das Potential der vereinfachten Organisation ist damit noch nicht ausgeschöpft: Im Ausstellerbereich kann ein Shop integriert werden, über den der Aussteller auch Dinge wie Versorgungsleistungen oder Messemöbel ordern kann. Diese Daten werden dann direkt und automatisiert zu den beauftragten Dienstleistern weitergeleitet, sei es ein Messebauer oder eine Druckerei, die sich so direkt um die Bearbeitung der Bestellungen kümmern.

Ein weiteres Highlight ist die Gutscheinverwaltung. Insbesondere auf Fachmessen hat es sich durchgesetzt, dass Aussteller ihren Besuchern Eintrittskarten-Gutscheine zusenden, die nur im Falle der Einlösung an die Aussteller berechnet werden. Ein effizientes und wirkungsvolles Instrument, um Besucher zu motivieren, die Messe zu besuchen. Auch hier kann eine webbasierte Software extrem hilfreich sein: Sobald ein Gutschein von einem Besucher aktiviert wird, weiß der Aussteller, dass der eingeladene Besucher plant, die Messe zu besuchen. Und kann so im Vorfeld schon planen, mit wie vielen Personen der Stand besetzt werden sollte. Wird ein eingelöster Gutschein am Eingang der Messe gescannt, sieht der Aussteller im Ausstellerbereich, wer die Messe betreten hat – oder erhält direkt eine SMS.

Schlussendlich bergen die in der Software erfassten Daten ein nicht zu unterschätzendes Potential. Nach mehreren Messen kennt der Veranstalter die Marktteilnehmer, also seine Aussteller und Interessenten sowie die Besucher der Messe. Für künftige Akquisemaßnahmen ein wertvoller Datenbestand, so kann viel gezielter und effektiver geworben werden, sei es in Printmedien oder im Internet.

All diese Zusammenhänge gibt es jetzt übersichtlich auf einem Spickzettel: Dieser beinhaltet alles, an was im Zusammenspiel zwischen Messeveranstalter, Aussteller und externen Dienstleistern gedacht werden muss. Der Spickzettel kann kostenlos unter www.profairs.de/features/ heruntergeladen werden.
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