Mit dem Modul "E-Pflicht" wird auf der Plattform Visual Library ein integriertes System zur Ablieferung, Bearbeitung und Nutzung der stetig steigenden Anzahl monografischer und periodisch erscheinender Netzpublikationen geboten, das die Verwaltung, Erschließung und Online-Präsentation unkörperlicher Medienwerke bedarfsgerecht unterstützt und dabei optimal in den bibliothekarischen Katalogisierungsgeschäftsgang integriert ist.
Bereits im Vorfeld der Novellierung des Pflichtexemplargesetzes in Nordrhein-Westfalen im Januar diesen Jahres entwickelten die Systemhäuser semantics Kommunikationsmanagement und Walter Nagel im Rahmen eines Kooperationspilotprojektes mit den Universitäts- und Landesbibliotheken Düsseldorf, Münster und Bonn ein innovatives Workflowmanagementsystem, das die erforderlichen Funktionalitäten zur Sammlung, Erschließung und Bereitstellung von E-Publikationen wie E-Books, E-Zeitschriften, elektronischer Amtsdruckschriften und ablieferungspflichtiger grauer Literatur in webbasierten Prozessen gewährleistet. Der Workflow beinhaltet die Prozessschritte von der authentifizierten Ablieferung mithilfe nutzerfreundlicher Upload-Formulare, über die Klassifizierung, Hierarchisierung und Erschließung der E-Publikationen bis zur Portalpräsentation und Langzeitarchivierung der elektronischen Pflichtliteratur. Durch die Implementierung eines abgestuften Rechtemanagements können die elektronischen Werke auf Basis lizenzabhängiger Nutzungs- und Zugriffsreglementierungen urheberrechtskonform und gemäß des landesbibliothekarischen Sammlungs- und Literaturversorgungsauftrages an einem Einzelarbeitsplatz im Lesesaal der Bibliothek, im IP-Adressnetzwerk der Bibliothek oder zur gemeinfreien Nutzung im Webportal bereitgestellt werden.
Zentrales Arbeitsinstrument zur Verarbeitung der E-Pflicht Dokumente bildet der Client Visual Library Manager, der über erweiterte Schnittstellen mit übergeordneten Nachweissystemen kommuniziert und somit einen automatisierten Austausch valider Metadaten ermöglicht. Anwenderfreundliche Werkzeuge und die übersichtliche Gestaltung der Bearbeitungsoberfläche erleichtern die Strukturierung der E-Pflicht Dokumente (im Falle von E-Journals optional bis zur Aufsatzebene), die Klassifizierung der Publikationen sowie die Navigation und Suche in den E-Pflicht-Beständen für die verantwortlichen Bibliotheksmitarbeiter. Durch Vergabe eines individuellen URN wird das hochgeladene Dokument eindeutig persistent adressiert und mit dem Katalogtitel im Zuge der Formalerschließung im Verbund oder der ZDB verknüpft. Durch Anzeige des Bearbeitungsstatus und der Dokumenteigenschaften hat der lokale Bearbeiter alle relevanten Informationen zur Publikation an zentraler Stelle verfügbar. Das E-Pflicht Modul unterstützt die Weiterverarbeitung von verbreiteten Dateiformaten wie z.B. PDF, PDF/A oder EPUB.
Der Transfer der E-Pflichtexemplare durch die Verlage wird mittels eines komfortablen Ablieferungsverfahrens über Webformulare an die Landesbibliotheken ermöglicht. Eine integrierte Nutzerverwaltung und ein schlankes Registrierungsverfahren erleichtern zum einen den Landesbibliotheken die Verwaltung der Stammdaten und Publikationen der ablieferungspflichtigen Verlage, zum anderen wird der Ablieferungsprozess von Monographien und Zeitschriftenheften sowie die Meldung von Zeitschriftentiteln für die liefernden Institutionen vereinfacht. Durch eine Mailbenachrichtigungsfunktion wird der zuständige Bibliothekar verzugsfrei über den Upload einer Publikation informiert und kann die weiteren Schritte zur Bearbeitung veranlassen. Im Falle der Amtsdruckschriften müssen die E-Publikationen aufgrund der Rechtslage in NRW weiterhin aktiv von den Landesbibliotheken auf den Webseiten der Behörden recherchiert und ins E-Pflichtmodul importiert werden.
Nach erfolgter Freigabe einer E-Publikation durch die Bibliothek stehen die Dokumente entweder zugriffsbeschränkt oder gemeinfrei in den E-Pflichtportalen der drei Landesbibliotheken zur Recherche und Nutzung zur Verfügung. Standardfunktionen der Visual Library erlauben den Portalnutzerinnen und -nutzern das Browsing in Kategorien, Klassifikationen und Clouds sowie erweiterte Feldsuchfunktionen mit Boole'schen Operatoren.
Die E-Pflicht-Portale können über folgende Adressen begutachtet werden:
Westfalica electronica der ULB Münster: http://epflicht.ulb.uni-muenster.de/
E-Pflicht-Portal der ULB Düsseldorf: http://e-pflicht.ub.uni-duesseldorf.de/
E-Pflicht-Portal der ULB Bonn: http://epflicht.ulb.uni-bonn.de/
Die Titeldaten der E-Pflicht-Publikationen sind über die Visual Library Portale hinaus sowohl in der hbz-Verbunddatenbank als auch in den Lokalsystemen der Universitäts- und Landesbibliotheken nachgewiesen und über Resolving-Dienste verlinkt, wodurch Sucheinstiege über verschiedene Kataloginstanzen möglich sind.
Die Nutzung des E-Pflicht-Moduls wurde keinesfalls ausschließlich für die technische Infrastruktur in Nordrhein-Westfalen konzipiert. Auch die Universitäts- und Landesbibliothek in Halle verwaltet und erschließt die E-Pflicht-Publikationen Sachsen-Anhalts neben anderen Diensten auf der Visual Library Plattform. Weitere Landesbibliotheken mit dem Auftrag zur Sammlung von E-Pflichtexemplaren sind bereits auf das neue Visual-Library-Modul aufmerksam geworden und haben ihr konkretes Nutzungsinteresse signalisiert.
Bereits im Vorfeld der Novellierung des Pflichtexemplargesetzes in Nordrhein-Westfalen im Januar diesen Jahres entwickelten die Systemhäuser semantics Kommunikationsmanagement und Walter Nagel im Rahmen eines Kooperationspilotprojektes mit den Universitäts- und Landesbibliotheken Düsseldorf, Münster und Bonn ein innovatives Workflowmanagementsystem, das die erforderlichen Funktionalitäten zur Sammlung, Erschließung und Bereitstellung von E-Publikationen wie E-Books, E-Zeitschriften, elektronischer Amtsdruckschriften und ablieferungspflichtiger grauer Literatur in webbasierten Prozessen gewährleistet. Der Workflow beinhaltet die Prozessschritte von der authentifizierten Ablieferung mithilfe nutzerfreundlicher Upload-Formulare, über die Klassifizierung, Hierarchisierung und Erschließung der E-Publikationen bis zur Portalpräsentation und Langzeitarchivierung der elektronischen Pflichtliteratur. Durch die Implementierung eines abgestuften Rechtemanagements können die elektronischen Werke auf Basis lizenzabhängiger Nutzungs- und Zugriffsreglementierungen urheberrechtskonform und gemäß des landesbibliothekarischen Sammlungs- und Literaturversorgungsauftrages an einem Einzelarbeitsplatz im Lesesaal der Bibliothek, im IP-Adressnetzwerk der Bibliothek oder zur gemeinfreien Nutzung im Webportal bereitgestellt werden.
Zentrales Arbeitsinstrument zur Verarbeitung der E-Pflicht Dokumente bildet der Client Visual Library Manager, der über erweiterte Schnittstellen mit übergeordneten Nachweissystemen kommuniziert und somit einen automatisierten Austausch valider Metadaten ermöglicht. Anwenderfreundliche Werkzeuge und die übersichtliche Gestaltung der Bearbeitungsoberfläche erleichtern die Strukturierung der E-Pflicht Dokumente (im Falle von E-Journals optional bis zur Aufsatzebene), die Klassifizierung der Publikationen sowie die Navigation und Suche in den E-Pflicht-Beständen für die verantwortlichen Bibliotheksmitarbeiter. Durch Vergabe eines individuellen URN wird das hochgeladene Dokument eindeutig persistent adressiert und mit dem Katalogtitel im Zuge der Formalerschließung im Verbund oder der ZDB verknüpft. Durch Anzeige des Bearbeitungsstatus und der Dokumenteigenschaften hat der lokale Bearbeiter alle relevanten Informationen zur Publikation an zentraler Stelle verfügbar. Das E-Pflicht Modul unterstützt die Weiterverarbeitung von verbreiteten Dateiformaten wie z.B. PDF, PDF/A oder EPUB.
Der Transfer der E-Pflichtexemplare durch die Verlage wird mittels eines komfortablen Ablieferungsverfahrens über Webformulare an die Landesbibliotheken ermöglicht. Eine integrierte Nutzerverwaltung und ein schlankes Registrierungsverfahren erleichtern zum einen den Landesbibliotheken die Verwaltung der Stammdaten und Publikationen der ablieferungspflichtigen Verlage, zum anderen wird der Ablieferungsprozess von Monographien und Zeitschriftenheften sowie die Meldung von Zeitschriftentiteln für die liefernden Institutionen vereinfacht. Durch eine Mailbenachrichtigungsfunktion wird der zuständige Bibliothekar verzugsfrei über den Upload einer Publikation informiert und kann die weiteren Schritte zur Bearbeitung veranlassen. Im Falle der Amtsdruckschriften müssen die E-Publikationen aufgrund der Rechtslage in NRW weiterhin aktiv von den Landesbibliotheken auf den Webseiten der Behörden recherchiert und ins E-Pflichtmodul importiert werden.
Nach erfolgter Freigabe einer E-Publikation durch die Bibliothek stehen die Dokumente entweder zugriffsbeschränkt oder gemeinfrei in den E-Pflichtportalen der drei Landesbibliotheken zur Recherche und Nutzung zur Verfügung. Standardfunktionen der Visual Library erlauben den Portalnutzerinnen und -nutzern das Browsing in Kategorien, Klassifikationen und Clouds sowie erweiterte Feldsuchfunktionen mit Boole'schen Operatoren.
Die E-Pflicht-Portale können über folgende Adressen begutachtet werden:
Westfalica electronica der ULB Münster: http://epflicht.ulb.uni-muenster.de/
E-Pflicht-Portal der ULB Düsseldorf: http://e-pflicht.ub.uni-duesseldorf.de/
E-Pflicht-Portal der ULB Bonn: http://epflicht.ulb.uni-bonn.de/
Die Titeldaten der E-Pflicht-Publikationen sind über die Visual Library Portale hinaus sowohl in der hbz-Verbunddatenbank als auch in den Lokalsystemen der Universitäts- und Landesbibliotheken nachgewiesen und über Resolving-Dienste verlinkt, wodurch Sucheinstiege über verschiedene Kataloginstanzen möglich sind.
Die Nutzung des E-Pflicht-Moduls wurde keinesfalls ausschließlich für die technische Infrastruktur in Nordrhein-Westfalen konzipiert. Auch die Universitäts- und Landesbibliothek in Halle verwaltet und erschließt die E-Pflicht-Publikationen Sachsen-Anhalts neben anderen Diensten auf der Visual Library Plattform. Weitere Landesbibliotheken mit dem Auftrag zur Sammlung von E-Pflichtexemplaren sind bereits auf das neue Visual-Library-Modul aufmerksam geworden und haben ihr konkretes Nutzungsinteresse signalisiert.
