Die vykon-Applikation zum Rückstellungsmanagement strukturiert und automatisiert Rückstellungsmeldungen der Allianz Managed Operations & Services SE (der internen Shared Services Gesellschaft der Allianz Gruppe) stets prozesssicher und gemäß der regulatorischen Anforderungen auf Basis von MS SharePoint.
Die Anwendung übernimmt die Stammdaten wie Kostenstellen, PSP-Elemente (Kontierungsobjekt für Projekte) sowie die Verantwortlichen aus SAP. Zum Monatsende wird aus der Applikation eine E-Mail je Rückstellungs-Verantwortlichen generiert. In der E-Mail ist jeweils eine Verknüpfung zu einer zu bearbeitenden Aufgabe (Task) enthalten. Beim Aufruf dieser Task erhält der Nutzer eine Übersicht zu allen Kostenstellen bzw. PSP-Elementen, für die der Nutzer als Rückstellungsverantwortlicher eingetragen ist.
Die Accounting-Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt sehen, welche Tasks bearbeitet wurden bzw. welche Rückstellungsmeldungen noch fehlen. Sobald die Meldungen vollständig vorliegen werden die Rückstellungen automatisch ins SAP-System übernommen und somit die Buchungen getätigt.
Funktionen der Anwendung
Die Anwendung übernimmt die Stammdaten wie Kostenstellen, PSP-Elemente (Kontierungsobjekt für Projekte) sowie die Verantwortlichen aus SAP. Zum Monatsende wird aus der Applikation eine E-Mail je Rückstellungs-Verantwortlichen generiert. In der E-Mail ist jeweils eine Verknüpfung zu einer zu bearbeitenden Aufgabe (Task) enthalten. Beim Aufruf dieser Task erhält der Nutzer eine Übersicht zu allen Kostenstellen bzw. PSP-Elementen, für die der Nutzer als Rückstellungsverantwortlicher eingetragen ist.
Die Accounting-Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt sehen, welche Tasks bearbeitet wurden bzw. welche Rückstellungsmeldungen noch fehlen. Sobald die Meldungen vollständig vorliegen werden die Rückstellungen automatisch ins SAP-System übernommen und somit die Buchungen getätigt.
Funktionen der Anwendung
- Stammdaten werden automatisch aus SAP übernommen.
- E-Mail an die Verantwortlichen wird automatisch erzeugt, jeder Verantwortliche erhält nur eine Mail bzw. eine zugehörige Task, selbst wenn er für mehrere KSTs/PSPs melden muss. In der Task sind die Kostenstellen, PSPs aufgelistet.
- Die Rückstellungsmeldungen erfolgen zentral über das SharePoint-Eingabeformular mit Auswahlfeldern, Konsistenzprüfungen, etc.
- Der Status der Rückstellungsmeldungen ist jederzeit transparent und kann einfach nachgehalten werden.
- Nach Überschreiten des Abgabetermins wird eine Mahnung generiert bzw. versendet.
- Delegationen, z.B. Urlaubsvertretungen, können im System zentral verwaltet werden.
- Die gemeldeten Rückstellungen werden nach erfolgter QA per Schnittstelle automatisch nach SAP übernommen.
- Eine Vielzahl von Auswertungen steht in SharePoint zur Verfügung, z.B. Monatsvergleich pro Abteilung, Rückstellungen je Fachbereich bzw. Thema, etc.
