Prozesse im Griff mit effizienten digitalen Akten

VOI-Workshop gegen das digitale Akten-Chaos

(PresseBox) (Bonn, ) Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. veranstaltet in den Räumen der IHK Berlin einen eintägigen Workshop rund um die digitale Akte. Unter dem Motto „Prozesse im Griff! - Digitale Akte oder digitales Chaos?“ vermitteln Spezialisten des VOI am 12. Mai 2009 in kompakten, herstellerunabhängigen Kurzvorträgen ihr Know-how dazu. Für Struktur sorgt die Unterteilung in die drei großen Blöcke „organisatorische Themen“, „technologische Aspekte“ und „Live-Präsentationen mit Anwenderbericht“. Teilnehmer erhalten so einen kompletten Überblick über alle Themen zur digitale Akte, mit wertvollen Informationen für die individuelle Planung oder Optimierung ihrer digitalen Akten.
Der Workshop richtet sich an IT-Leiter, DMS-Verantwortliche und Mitarbeiter aus diesen Bereichen sowie an technisch orientierte Mitarbeiter aus Fach-Abteilungen. Interessenten können sich unter www.voi.de für das Event anmelden. Die Teilnahmegebühr beträgt 75 Euro.

Die Vorteile von digitalen Akten, wie schneller, allgemeiner Zugriff oder verbesserter Kundenservice, sind mehr oder weniger bekannt. Aber das reine Scannen von Papierakten reicht meist nicht aus, um die digitale Akte erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Vielmehr gilt es darüber hinaus, auch die Behandlung von neu eingehenden Dokumenten oder die Integration von elektronischen Informationen wie E-Mails oder intern erstellte Dokumente zu berücksichtigen. Weiterhin muss das Zusammenspiel mit der vorhandenen IT-Infrastruktur, bestehend z.B. aus Vertriebs-Informationssystemen (CRM), ERP-Systemen und anderen, in die Planung für die digitale Akte einfließen.

Der VOI-Workshop adressiert sowohl Unternehmen, die damit beginnen, digitale Akten einzuführen, als auch diejenigen, die ihr vorhandenes digitales Aktenmanagement optimieren wollen. Sie erhalten das notwendige Rüstzeug, um in ihrer Organisation zielsicher Projekte zur digitalen Akte zu planen und zu steuern. Hierzu haben zahlreiche Spezialisten aus den Reihen der VOI Regionalgruppe Ost ihr Wissen in Fachvorträgen zusammengefasst. So wird Joachim Matzkows unter dem Titel „Digitale Akten brauchen beherrschte Prozesse“ eine Einführung in das Thema geben.
Praktische Einblicke in Prozesse mit Dokumenten und digitalen Akten gibt anschließend Volker Brendel, gefolgt von dem Basis-Vortrag „Einführung und Optimierung von digitalen Akten“ von Markus Wenig.

Im technischen Block wird der Experten-Dialog „Quellen und Zielformate wie PDF/A“ mit Olaf Drümmer und Thomas Zellmann ein Highlight bilden. Den beweiskräftigen Übergang vom Dokument zur digitalen Akte mittels Signatur beleuchtet anschließend Enrico Entschew, während Richard Kostka Konzepte zum Finden und Erschließen digitaler Akten vorstellt.

Den Abschluss des Workshops bilden Live-Präsentationen zu Kundenakten in einem CRM-System (Joachim Matzkows), zu Vertragsakten (Jörg Schmidt) und zu Qualitätssicherungsprozessen (Jürgen Richter), sowie der Anwenderbericht der GSW Immobilien GmbH, den Mayk Maas hält. In diesem praxisorientierten Block werden die gehörten theoretischen Grundlagen veranschaulicht und offene Fragen geklärt.

Veranstaltungsdetails:

Der Workshop findet am 12. Mai 2009 zwischen 10:00 Uhr und 16:30 Uhr in den Räumen der IHK Berlin im Ludwig Erhard Haus, Fasanenstraße 85 statt. Die Teilnahmegebühr beträgt 75 Euro (zzgl. Mwst.) und deckt Handout, Speisen und Getränke in den Veranstaltungspausen mit ab.
Weitere Informationen und Anmeldung unter www.voi.de.

VOI - Verband Organisations-u. Informationssysteme e.V.

Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ist der Verband der Anbieter für Enterprise Content- Management (ECM) und Dokumenten- Management- Systeme (DMS) in Deutschland.
Mit der Positionierung als unabhängiger Verband dieser zukunfts- und wachstumsträchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen und ihre technologische Kompetenz.
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