Die virtic GmbH & Co. KG hat ihre mobile Zeitwirtschaftslösung um ein neues Feature erweitert: Die Fotofunktion ermöglicht eine Vielzahl neuer Anwendungsszenarien, etwa bei der Dokumentation von Projekten im Baubereich oder der Erfassung von Belegen bei Dienstreisen im In- und Ausland. Mit der sekundenschnellen Abbildung ermöglicht die App des Dortmunder Softwareunternehmens Einsparungen bei Kosten und Verwaltungsaufwand.
„Die integrierte Fotofunktion erlaubt die Dokumentation von projektbezogenen Sachverhalten, indem die erstellten Bilder direkt auf die virtic-Server geladen und dort mit den jeweils relevanten Vorgängen verknüpft werden“, erläutert Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Die Server ordnen die mit der eingebauten Kamera der Smartphones erstellten Bilder anhand ihrer Metadaten, also beispielsweise Zeitstempel, Standort, Mitarbeiter, Kosten- oder aktuelle Baustelle, den jeweiligen Projekten zu. So hat die Verwaltung eine vollständige projektbezogene Foto-Dokumentation jederzeit per Mausklick vorliegen. Falls gewünscht, können die Dateien über passende Schnittstellen unmittelbar in andere Anwendungen übertragen werden.
„Generell gilt: Das Nutzungsszenario der Fotofunktion wird individuell auf die Wünsche des Kunden zugeschnitten“, sagt Stausberg. Erste Projekte in der Baubranche, wo besondere Dokumentationspflichten erfüllt werden müssen, habe virtic bereits umgesetzt. So können Bilder beispielsweise für das obligatorische Bautagebuch über die App erstellt und dann automatisiert an die entsprechende Software übergeben werden.
Insbesondere im Gerüstbau erfolgt standardmäßig eine sehr detaillierte Erfassung der Baufortschritte für die Projektdokumentation – auch zur rechtlichen Absicherung. Bislang werden die erstellten Bilder im Regelfall von einem Mitarbeiter händisch auf den Firmenrechner überspielt oder eine Speicherkarte per Post in die Zentrale geschickt. Mit der neuen Funktion werden die Fotos sofort hochgeladen und nebst Metadaten automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet.
Erfassung von Belegen vereinfacht
Bei der Erstattung von Reisekosten und Spesen ermöglicht die Fotofunktion eine deutliche Vereinfachung des Workflows. Sind Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum unterwegs, können sie beispielsweise Ausgabenbelege abfotografieren, so dass eine direkte Bearbeitung in der Verwaltung möglich ist. Der Mitarbeiter reicht die Originale später nach oder schickt sie per Post, seine Auslagen werden jedoch kurzfristig erstattet. Alternativ können sie die Beträge in die virtic-App eintippen. Weitere Reisekostendaten wie Auslösen, Fahrtkostenerstattungen und Verpflegungsmehraufwände werden wie gewohnt ohne weitere Dateneingabe automatisiert berechnet, so dass dem Arbeitgeber jederzeit die vollständigen Reisekostendaten zur Verfügung stehen.
„Die integrierte Fotofunktion erlaubt die Dokumentation von projektbezogenen Sachverhalten, indem die erstellten Bilder direkt auf die virtic-Server geladen und dort mit den jeweils relevanten Vorgängen verknüpft werden“, erläutert Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Die Server ordnen die mit der eingebauten Kamera der Smartphones erstellten Bilder anhand ihrer Metadaten, also beispielsweise Zeitstempel, Standort, Mitarbeiter, Kosten- oder aktuelle Baustelle, den jeweiligen Projekten zu. So hat die Verwaltung eine vollständige projektbezogene Foto-Dokumentation jederzeit per Mausklick vorliegen. Falls gewünscht, können die Dateien über passende Schnittstellen unmittelbar in andere Anwendungen übertragen werden.
„Generell gilt: Das Nutzungsszenario der Fotofunktion wird individuell auf die Wünsche des Kunden zugeschnitten“, sagt Stausberg. Erste Projekte in der Baubranche, wo besondere Dokumentationspflichten erfüllt werden müssen, habe virtic bereits umgesetzt. So können Bilder beispielsweise für das obligatorische Bautagebuch über die App erstellt und dann automatisiert an die entsprechende Software übergeben werden.
Insbesondere im Gerüstbau erfolgt standardmäßig eine sehr detaillierte Erfassung der Baufortschritte für die Projektdokumentation – auch zur rechtlichen Absicherung. Bislang werden die erstellten Bilder im Regelfall von einem Mitarbeiter händisch auf den Firmenrechner überspielt oder eine Speicherkarte per Post in die Zentrale geschickt. Mit der neuen Funktion werden die Fotos sofort hochgeladen und nebst Metadaten automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet.
Erfassung von Belegen vereinfacht
Bei der Erstattung von Reisekosten und Spesen ermöglicht die Fotofunktion eine deutliche Vereinfachung des Workflows. Sind Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum unterwegs, können sie beispielsweise Ausgabenbelege abfotografieren, so dass eine direkte Bearbeitung in der Verwaltung möglich ist. Der Mitarbeiter reicht die Originale später nach oder schickt sie per Post, seine Auslagen werden jedoch kurzfristig erstattet. Alternativ können sie die Beträge in die virtic-App eintippen. Weitere Reisekostendaten wie Auslösen, Fahrtkostenerstattungen und Verpflegungsmehraufwände werden wie gewohnt ohne weitere Dateneingabe automatisiert berechnet, so dass dem Arbeitgeber jederzeit die vollständigen Reisekostendaten zur Verfügung stehen.
