Büroarbeit - gute Organisation ist alles

Hintergrundwissen

(PresseBox) (München, ) Zu einer guten Arbeitsplatzorganisation gehören eine vollständige To-Do-Liste, ein Zeitplan, der auch eingehalten wird und eine sinnvolle Ordnung im E-Mail-Posteingang. Aber auch der Umgang mit den Kollegen und die Ablage sollten eine klare Struktur haben. Doch wozu ist eine gute Arbeitsplatzorganisation eigentlich gut? Was kann der Arbeitgeber dazu beitragen und welche Möglichkeiten bestehen für den Arbeitnehmer? Die Experten von TÜV SÜD beantworten diese Fragen und erklären, warum es manchmal so schwer ist, den eigenen Zeitplan einzuhalten.

Arbeitsplatzorganisation - wozu?

Für ein Unternehmen sind gut organisierte Arbeitsplätze in vielerlei Hinsicht positiv. Zunächst einmal bieten sie wirtschaftliche Vorteile: Die Arbeitsabläufe werden unterstützt, die Arbeitsprozesse beschleunigt und die Arbeitskosten gesenkt. Außerdem ermöglichen eine gute Übersicht und schneller Zugriff eine rationelle Aufgabenerfüllung. Eine sinnvolle Arbeitsplatzorganisation trägt aber auch zur Gesundheit der Mitarbeiter bei. Denn wem das Chaos über den Kopf wächst und wer ständig auf der verzweifelten Suche nach wichtigen Unterlagen ist, der setzt sich selbst großem Stress aus. Dies kann im Extremfall sogar in einer Burn-Out-Erkrankung enden. Ein weiterer Vorteil ist, dass bei einer funktionierenden Zeitplanung Abgabetermine nicht übersehen, sondern eingehalten werden. Aber auch dem einzelnen Mitarbeiter hilft es, wenn seine Arbeit gut organisiert ist. So kann er seine Zeit mit dem Erledigen von Aufgaben statt mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Dadurch ist er schneller fertig und kann sich vielleicht die eine oder andere Überstunde sparen. Stehen die Mitarbeiter in einem Büro weniger unter Stress, entsteht dadurch auch ein entspanntes Arbeitsklima.

Was kann der Arbeitgeber tun?

Damit eine gute Organisation überhaupt möglich ist, muss der Arbeitsplatz richtig eingerichtet sein. So braucht es die passenden Büromöbel für eine sinnvolle Anordnung der Arbeitsunterlagen. Die dadurch reduzierten Suchzeiten erhöhen die Effizienz der Mitarbeiter. Die richtigen Büromöbel ermöglichen außerdem eine bessere Anordnung der Arbeitsmittel, was den Zugriff darauf erleichtert. Eine schnellere Bedienung und reduzierte Bearbeitungszeiten sind die positive Folge.

Der Arbeitgeber sollte auch darauf achten, die Vorgaben der Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) einzuhalten. Dazu gehören ausreichender Bewegungsraum am Schreibtisch und im gesamten Büro, große Arbeitsflächen und die Trennung zwischen verschiedenen Funktionsflächen. Ein optimaler Arbeitsplatz braucht außerdem genügend Stauraum für häufig genutzte Unterlagen und Materialien und sollte eine sinnvolle Aktenordnung ermöglichen. Dabei ist es wichtig, dass sowohl eine gute Übersicht über alle Unterlagen als auch ein schneller Zugriff möglich sind.

Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern eventuell auch Seminare oder eine Weiterbildung zum Thema Arbeitsplatzorganisation anbieten. Schließlich ist nicht jeder ein Organisationstalent und manch einer braucht eine Hilfestellung für effektives Arbeiten.

Was kann der Arbeitnehmer tun?

Arbeitnehmer sollten sich bemühen, mehr Ordnung an ihrem Arbeitsplatz zu schaffen. Denn ein sauberer und klar strukturierter Schreibtisch fördert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch den Stresspegel. Um dies zu erreichen, gibt es diverse Tipps und Methoden. Jeder sollte sich mit den Möglichkeiten auseinander setzen, um herauszufinden, welche sich mit der eigenen Arbeitsweise und Mentalität am besten vereinbaren lassen. Eine To-Do-Liste ist für jeden ein sinnvolles Hilfsmittel, denn so gerät keine Aufgabe in Vergessenheit. Mit ungefähren Zeitangaben kann sie auch gleich als grober Zeitplan genutzt werden. Um diesen einzuhalten, ist es sinnvoll, die Plauderei mit den Kollegen in die Pausen zu legen. Außerdem sollte sich jeder eine Ordnung für seine Dokumente und Unterlagen zurecht legen, die auch ein Außenstehender überblickt. Sonst sind die Kollegen während einer Abwesendheit wegen Krankheit oder Urlaub ständig auf der Suche. Ein leerer Schreibtisch hilft, den Kopf frei zu haben und sich einzig auf die momentane Arbeit zu konzentrieren. Wer seine Aufgaben im Blickfeld haben muss oder will, sollte sie möglichst so platzieren, dass er schnell darauf zugreifen kann und der Schreibtisch nicht komplett überfüllt ist. Chaos auf dem Schreibtisch behindert nämlich nicht nur das effektive Arbeiten, sondern kann sogar einer Beförderung im Weg stehen.

Hindernisse einer guten Organisation

Oft scheitert der Plan, die eigene Arbeit besser zu organisieren - doch warum? Ein häufiges Problem ist, dass bei Zeitplänen unrealistische Ziele gesetzt und zu wenig Puffer genutzt werden. Dabei ist zu bedenken, dass in der Regel 40 Prozent der eingeplanten Zeit für unerwartete und spontane Aktivitäten verwendet werden. Daher ist es sinnvoll, einen größeren Puffer einzuplanen und eventuell übrige Zeit für Routineaufgaben oder die Ablage zu nutzen. Ein weiterer großer Zeitfresser ist der Perfektionismus. Wer ewig an einer Aufgabe bastelt, damit sie perfekt wird oder die bereits fertige Arbeit verwirft und von vorne beginnt, wird seinen Zeitplan nicht einhalten können und ständig unter Stress stehen. Hier sollte man sich das Pareto-Prinzip vor Augen halten: 80 Prozent des Ergebnisses lassen sich mit 20 Prozent des Aufwandes erreichen. Für die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses sind jedoch 80 Prozent des Aufwandes nötig. Perfektionismus ist also sehr ineffektiv. Aber auch eine falsche Priorisierung der Arbeit lässt den Zeitplan leicht aus den Fugen geraten. Häufig schieben sich unwichtige aber sehr eilige Aufgaben in die To-Do-Liste. Wer sich zu oft von diesen eiligen Arbeiten ablenken lässt, hat jedoch nicht mehr genug Zeit für die wichtigen. Daher sollte genau abgewogen werden, was noch schnell übernommen und was delegiert werden kann.

Betriebliches Gesundheitsmanagement - Investition in die Zukunft

Ständig wachsende Anforderungen stellen hohe Ansprüche an die Mitarbeiter eines Unternehmens. Von ihnen wird Leistungsbereitschaft, Eigenverantwortung und Flexibilität erwartet. Faktoren, die oft die Gesundheit eines Einzelnen beeinträchtigen, sei es physisch oder psychisch. Viele Unternehmen investieren in ein Betriebliches Gesundheitsmanagement, um das Wohlbefinden ihrer Beschäftigten zu erhöhen und somit die Produktivität zu stärken. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer entsteht dadurch eine "winwin-Situation". Was für den einen ein positives Image als Arbeitgeber mit sich bringt, bedeutet für den anderen eine verbesserte Lebensqualität.

TÜV SÜD Life Service betreut die Mitarbeiter von knapp 10.000 Unternehmen in Deutschland beim Arbeits- und Gesundheitsschutz und entwickelt individuelle Lösungen zum Umgang mit Stress, zur Förderung der Arbeitsmotivation, bei Suchtgefährdung sowie Über- oder Unterforderung. Das Ziel ist stets, Bedingungen am Arbeitsplatz zu schaffen, die die Sicherheit und die Gesundheit der Mitarbeiter schützen, so dass Kosten durch Arbeitsunfälle, einseitige Belastungen und Krankheiten verringert werden. Das Kompetenz-Team von TÜV SÜD, bestehend aus mehr als 400 Psychologen, Ärzten und weiteren Fachkräften, berät und unterstützt Unternehmen bei der Implementierung eines ganzheitlichen Betrieblichen Gesundheitsmanagements, basierend auf fünf miteinander verbundenen Handlungsfeldern (Arbeits- und Gesundheitsschutz, Betriebliche Gesundheitsförderung, Unternehmensführung, Personalmanagement, interne Unternehmenskommunikation).

Unternehmen können somit ihre Risiken minimieren, Kosten senken sowie wettbewerbsfähig und wirtschaftlich erfolgreich sein.

Weitere Informationen für Medien zum Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement gibt es im Internet unter www.tuev-sued.de/presse/BGM.

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