In nur drei Monaten hat die Tropper Data Service AG für die Nassauische Sparkasse (Naspa) in Wiesbaden einen Sparkonten-Bestand von über 600.000 Akten digitalisiert. Tropper Data Service ist ein führender Dienstleister rund um das Thema Archivierung, Dokumenten-Management und Scan-Dienstleistungen. Die Naspa initiierte das Projekt, damit rechtzeitig zur Einführung des Archivsystems OSPlus der Sparkassen-Informatik der Aktenbestand im benötigten Format vorlag. Ausschlaggebend für die Beauftragung von Tropper Data Service war die hohe Qualitätskontrolle, die der Anbieter als Standard in Digitalisierungsprojekte integriert hat. So wird etwa jeder einzelne Beleg nach dem Vier-Augen-Prinzip gegen das digitale Image geprüft, um zu vermeiden, dass Dokumente verloren gehen. Die Dienstleistung von Tropper Data Service beinhaltete den sicheren Transport der Ordner von Wiesbaden in das Archivzentrum nach Leverkusen, das Vorbereiten der Akten sowie das Scannen, Indizieren und Klassifizieren. Anschließend wurden die elektronischen Daten sukzessive an das OSPlus-Archiv übergeben. Schon während des Projekts kontrollierte das Projektteam der Naspa regelmäßig die digitalisierten Akten mittels Stichproben. Nachdem die Altbestandsübernahme abgeschlossen war, überprüfte der Dienstleister selbst noch einmal die elektronischen gegen die Ursprungsdaten. Die Originale sind heute ordnungsgemäß im Archivcenter von Tropper Data Service in Leverkusen eingelagert und sollen später einmal unter Beachtung von Datenschutzrichtlinien vernichtet werden.
Tropper Data Service hatte die hohen Anforderungen der Sparkasse an Datensicherheit voll erfüllt. Bevor der Zuschlag erteilt wurde, hatte sich Projektleiterin Anja Baumann mit weiteren Projekt-Beteiligten aus Fachabteilung, Revision und Datenschutz beim Dienstleister vor Ort davon überzeugt, dass die Akten in gute Hände kommen würden. Neben der Archivhalle wurden auch die Arbeitsstationen für Aufbereitung und Digitalisierung genau unter die Lupe genommen. Weiterhin digitalisierte Tropper Data Service vor Projektbeginn mehrere Beispielakten als Arbeitsprobe.
Dort, wo zuvor 800 laufende Meter Aktenregale standen, kann jetzt im Wiesbadener Servicezentrum der Naspa durch die Digitalisierung eine große Bürofläche genutzt werden. Weitere positive Effekte sind die elektronische Verfügbarkeit der Daten und eine höhere Zufriedenheit der Anwender im Servicezentrum, bei denen aufwändige Routinetätigkeiten wie Aktensuche und -ablage nun der Vergangenheit angehören. Selbstverständlich hat sich die Zugriffszeit auf die Akten verkürzt, die Arbeitsabläufe wurden effizienter. In Kürze soll eine unternehmensweite Verfügbarkeit realisiert werde, so dass in den Geschäftsstellen vor Ort relevante Dokumente wie Vollmachten, Sperren oder Kontoeröffnungsanträge selbst eingesehen werden können. Das planmäßig abgeschlossene Digitalisierungsprojekt soll noch in 2005 seine Fortsetzung finden.
Tropper Data Service hatte die hohen Anforderungen der Sparkasse an Datensicherheit voll erfüllt. Bevor der Zuschlag erteilt wurde, hatte sich Projektleiterin Anja Baumann mit weiteren Projekt-Beteiligten aus Fachabteilung, Revision und Datenschutz beim Dienstleister vor Ort davon überzeugt, dass die Akten in gute Hände kommen würden. Neben der Archivhalle wurden auch die Arbeitsstationen für Aufbereitung und Digitalisierung genau unter die Lupe genommen. Weiterhin digitalisierte Tropper Data Service vor Projektbeginn mehrere Beispielakten als Arbeitsprobe.
Dort, wo zuvor 800 laufende Meter Aktenregale standen, kann jetzt im Wiesbadener Servicezentrum der Naspa durch die Digitalisierung eine große Bürofläche genutzt werden. Weitere positive Effekte sind die elektronische Verfügbarkeit der Daten und eine höhere Zufriedenheit der Anwender im Servicezentrum, bei denen aufwändige Routinetätigkeiten wie Aktensuche und -ablage nun der Vergangenheit angehören. Selbstverständlich hat sich die Zugriffszeit auf die Akten verkürzt, die Arbeitsabläufe wurden effizienter. In Kürze soll eine unternehmensweite Verfügbarkeit realisiert werde, so dass in den Geschäftsstellen vor Ort relevante Dokumente wie Vollmachten, Sperren oder Kontoeröffnungsanträge selbst eingesehen werden können. Das planmäßig abgeschlossene Digitalisierungsprojekt soll noch in 2005 seine Fortsetzung finden.
