Mit dem e-BRIDGE Viewer Dokumente schnell im Netzwerk finden

Neue Toshiba Software zur zentralen Dokumentensuche auf dem PC und in Netzwerkordnern

(PresseBox) (Neuss, ) ie neue Toshiba Software e-BRIDGE Viewer beschleunigt die Dokumentensuche auf dem PC und im Netzwerk. Anwender können in bis zu 2.000 gefundenen, chronologisch aufgelisteten Dokumenten blättern. Der e-BRIDGE Viewer ergänzt die erfolgreiche Toshiba Lösung e-Filing, eine effiziente Dokumenten Management-Anwendung.

Tausende von Dokumenten auf Server und PC – da verliert man schnell den Überblick. Besonders, wenn man nach einem bestimmten Dokument sucht. Ganz besonders, wenn man darauf angewiesen ist, Vorgänge zügig zu bearbeiten und dadurch Zeit und Geld zu sparen. Ein Beispiel macht deutlich, wie die Toshiba Software e-BRIDGE Viewer die Dokumentensuche vereinfacht und beschleunigt. Bei einer großen Versicherungsgesellschaft: Täglich werden hunderte Schäden gemeldet und von den Angestellten bearbeitet. Eine Sachbearbeiterin möchte einen neuen Schadensfall anlegen, mehrere Dokumente digitalisieren und zu einem einheitlichen Dokument zusammenstellen. Für die Bearbeitung und Verwaltung digitaler Dokumente nutzt sie die Toshiba Funktion e-Filing. Diese Anwendung macht Dokumenten Management effizient: Mit e-Filing lassen sich z. B. Daten aus verschiedenen Applikationen flexibel zu einem einheitlichen Dokument zusammenstellen, bearbeiten, archivieren und verwalten. Informationen, die auf Papier oder elektronisch vorliegen, werden schnell und leicht in neue Dokumente gewandelt, sofort übertragen und im Netzwerk für die gemeinsame Verwendung bereitgestellt.

Der Sachbearbeiterin liegen die Schadensmeldung des Versicherten und der Unfallbericht der Polizei auf Papier vor. Mit der Funktion Scan-to-File digitalisiert sie die Dokumente an einem Toshiba e-STUDIO Multifunktionssystem und fasst sie im neuen Dokument „Schadensfall Nr. 12345 – Meier“ zusammen. Dieses legt sie im Netzwerk in einem
e-Filing Ordner ab. Unfallfotos, die den Hergang dokumentieren, hat die Sachbearbeiterin noch nicht erhalten. Tage später kommen die Fotos. Die Sachbearbeiterin muss nun nach dem Schadensfall suchen, um die Bilder in das vorhandene Dokument einzufügen. Mit dem
e-BRIDGE Viewer findet Sie das gesuchte Dokument schnell: Über einen Browser kann der Anwender auf alle Dokumente zugreifen, die auf dem PC und in definierten e-Filing Boxen der e-STUDIO Systeme gespeichert sind. Im Browserfenster werden alle gefundenen Dokumente in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

Definierte Kriterien beschleunigen die Suche

Die Sachbearbeiterin öffnet an ihrem PC die Suchmaske des
e-BRIDGE Viewer. Er zeigt alle Dokumente an, die die Suchkriterien erfüllen (hier z. B. unter dem Begriff Meier) – sortiert nach Ordner, Art der Anwendung, in chronologischer Reihenfolge oder nach Art einer angebrachten Notiz. Die Notiz-Funktion ermöglicht es, bis zu zehn (je nach Autor in verschiedenen Farben gekennzeichnet) Notizen an jede Dokumentenseite anzubringen. Da der e-BRIDGE Viewer automatisch eine Zeitangabe einfügt, lassen sich Notizen schnell nach der letzten relevanten Information durchsuchen. Mit den beschriebenen Suchfiltern (Suche nur in bestimmten Ordnern, nach Dateitypen oder anhand der Farbe der angehängten Notiz) wird die Suche also eingeschränkt und noch einmal beschleunigt. Der Anwender kann sogar bereits geöffnete Dokumente, die z. B. an eine e-Mail angehängt sind, in seine Suche einbeziehen. Der e-BRIDGE Viewer sucht nun anhand der definierten Suchkriterien nach Dokumenten und stellt Ergebnisse, die nicht den Kriterien entsprechen, im Farbbalken grau dar. Eine mehrfarbige Leiste in der rechten Bildschirmhälfte zeigt, in welchem Ordner die verbliebenen, den Kriterien entsprechenden Dokumente gespeichert sind. So kann der Anwender schnell durch die Farbschichten blättern, bis er das gewünschte Dokument findet.

Mit dem Mausrad blättert die Sachbearbeiterin durch den Dokumentenstapel. Hat sie den Schadensfall gefunden, kann sie es über den e-BRIDGE Viewer mit einer Notiz versehen – in diesem Fall
z. B. mit dem Hinweis, dass sie heute die Unfallfotos eingefügt hat (sucht sie nach einer entsprechenden Notiz, beschleunigt dies die Suche noch einmal). Die Sachbearbeiterin verbindet über e-Filing die digitalisierten Fotos mit der vorhandenen Datei und aktualisiert die Schadensmeldung.


Weitere nützliche Funktionen

Der e-BRIDGE Viewer optimiert weitere Arbeitsschritte in der Dokumentenverarbeitung. Verschiedene Sätze eines Dokuments lassen sich mit einem einzigen Befehl im Druckertreiber in Farbe, der Rest in Schwarzweiß drucken – ohne dass dafür die jeweilige Anwendung geöffnet werden muss. Auch der Faxempfang wird vereinfacht: Die Software leitet ankommende Faxe in definierten Zeitabständen von ausgewählten e-Filing Ordnern des e-STUDIO Systems direkt auf den PC des Anwenders. Dieser kann das Fax lesen, ohne es auszudrucken. Der e-BRIDGE Viewer ist mit allen PCs, die über das Netzwerk an die Farbsysteme e-STUDIO281c/351c/451c und die Hochleistungssysteme e-STUDIO520/600/720/850 angebunden sind, unter den Betriebssystemen Windows 98, Windows 2000 und Windows XP kompatibel.

ToshibaTEC Germany Imaging Systems GmbH

TOSHIBA TEC Germany Imaging Systems GmbH ist Teil der weltweit operierenden TOSHIBA TEC Corporation, die in den verschiedensten Bereichen der High-Tech-Industrie tätig ist. TOSHIBA TEC ist ein führender Anbieter von Produkten im Bereich der Informationstechnologie und der Büroausrüstung, die Palette reicht von multifunktionalen Druck- und Kopiersystemen (sowohl schwarz/weiß, als auch farbig) über Faxgeräte bis hin zu digitalen Dokumenten-Management-Produkten. TOSHIBA TEC Germany Imaging Systems hat den Hauptsitz in Neuss, Deutschland, wo alle Geschäftsaktivitäten in Europa geleitet und koordiniert werden.

Weitere Informationen unter: www.toshiba.de/tec

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