Die neue Uebersichtlichkeit TDS bietet Komplettloesung fuer die digitale Personalakte

(PresseBox) (Neckarsulm, ) Den Lebenslauf des Bewerbers suchen, hier noch schnell die Informationen fuer eine Anfrage zusammenstellen und dann noch die Ablage erledigen. So sieht in vielen Personalabteilungen die taegliche Arbeit aus. Auf der Strecke bleiben dabei oft die strategischen Aufgaben. Hier setzt das Angebot von TDS rund um die digitale Personalakte an. TDS bietet ihren Kunden nicht nur den Betrieb der digitalen Personalakte als "Managed Service", sondern hat auch ein Service-Paket fuer die Einfuehrung geschnuert. Dieses umfasst die Einrichtung des Mandanten, das erstmalige Einscannen der Unterlagen, die Anpassung der Loesung an die Registerstruktur des Kunden sowie die Definition von Zugriffsrechten. Je nach Bedarf koennen Kunden auf weitere Services wie zum Beispiel das Einscannen der Tagesablage zurueckgreifen. Zusaetzlich bietet TDS umfassende Beratungsdienstleistungen rund um die digitale Personalakte. Der Anbieter unterstuetzt Unternehmen zum Beispiel dabei, die elektronische Akte an Human Resources (HR)- und Archivsysteme anzubinden oder ein Berechtigungskonzept aufzubauen.

Mit der digitalen Personalakte optimieren Personalabteilungen ihre Arbeitsprozesse, beschleunigen Ablaeufe und steigern dadurch die Effizienz. Zudem koennen die Sachbearbeiter Anfragen zuegiger beantworten. Auch die Kosten fuer Registratur und Archivierung sinken. Ein weiterer Vorteil: Gesetzliche Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes lassen sich mit einer elektronischen Version einfacher erfuellen. TDS rechnet die Dienstleistungen auf Basis von Monatspauschalen ab und ermoeglicht so beim Kunden transparente Kostenstrukturen.

Sicherheit wird gross geschrieben
Personaldaten sind sensible Daten - entsprechend wichtig ist die Sicherheit. Hier koennen sich die Kunden auf die TDS verlassen. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt die Zugriffsrechte der verschiedenen Mitarbeiter der Personalabteilung in Abhaengigkeit von ihrer Funktion. Die Rechenzentren der TDS sind nach IT-Grundschutz zertifiziert und gewaehrleisten somit die noetige Datensicherheit und -integritaet. Ein Virtual Private Network (VPN) sorgt dafuer, dass die Daten sicher uebertragen werden. Der Personalsachbearbeiter greift per Browser schnell auf Entgeltnachweise, Stellenausschreibungen, Lebenslaeufe oder Zeugnisse zu - unabhaengig davon, an welchem Standort er sich befindet. Dabei koennen auch mehrere Personen gleichzeitig eine Akte einsehen. Saemtliche Unterlagen stehen in strukturierter Form zum schnellen Abruf bereit und eine Dokumentenvorschau erleichtert die Suche.

Integration in HR-Systeme und -Portale
Die Branchen- und Plattform-unabhaengige Loesung von TDS bietet Schnittstellen zu allen gaengigen Personal-Management-Loesungen wie SAP HCM, LOGA, PAISY sowie der TDS-eigenen HR-Software-Loesung god-Personal. Damit lassen sich Stammdaten aus diesen Systemen einfach in die digitale Personalakte uebernehmen. Ausserdem laesst sich die elektronische Akte in existierende HR-Portale und fuehrende Archivsysteme wie zum Beispiel IXOS einbinden.

Mit TDS zur digitalen Personalakte
TDS begleitet mit fundiertem Know-how und spezialisierten Systemen Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Personalakte. Das Dienstleistungsangebot erstreckt sich vom erstmaligen Einscannen ueber die Digitalisierung der Tagesablage bis zur Zwischenlagerung der Papierakten und der Einrichtung der Registerstruktur. Unternehmen koennen auch auf die Expertise der TDS-Berater zurueckgreifen, wenn sie die Einfuehrung der digitalen Personalakte zum Anlass nehmen, ihre Struktur neu zu definieren oder Prozesse zu optimieren.

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