Fluch oder Segen? Symantec-Studie untersucht den Umgang mit E-Mails in Unternehmen

(PresseBox) (Ratingen, ) Jeder fünfte Angestellte leidet unter einem zwanghaften Umgang mit E-Mails
Zahl der E-Mails in den letzten zwölf Monaten um 47 Prozent gestiegen
Wert der im E-Mail-Eingang gespeicherten Informationen auf Firmen-Notebooks beträgt durchschnittlich über 800.000 Euro
München, 12. Dezember 2005 –Die Kommunikation per E-Mail ist aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder fünfte Angestellte leidet allerdings laut eigener Aussagen unter einem zwang-
haften Umgang mit E-Mails. Drei Viertel der Beschäftigten in Unternehmen sind zudem der Meinung, der Umgang mit E-Mails mache abhängig. Dies geht aus einer Studie von Symantec hervor, für die Mitarbeiter und IT-Manager großer Unternehmen und Institutionen mit über 500 Mitarbeitern in 17 europäischen Ländern befragt wurden. Ein wesentlicher Grund für die steigende Belastung im täglichen Umgang mit E-Mails ist die in den letzten zwölf Monaten um durchschnittlich 47 Prozent gestiegene Menge der ein- und ausgehenden E-Mails in Unternehmen. Damit hängt zusammen, dass die Befragten immer mehr Zeit mit dem Bearbeiten, Lesen und Schreiben von E-Mails verbringen. Gleichzeitig steigt auch der Wert der auf Firmen-Notebooks gespeicherten Informationen rapide an. Den Wert der im
E-Mail-Eingang gespeicherten Informationen beziffert die Befragten auf durchschnittlich 800.000 Euro – das zirka 500-fache der durchschnittlichen Hardwarekosten eines Notebooks.


Der Einsatz der E-Mail-Kommunikation bringt neben zahlreichen Vereinfachungen aber auch Probleme mit sich: Die Zahl der E-Mails, die an einem Tag empfangen und verschickt werden, steigt immer weiter an. So ist das durchschnittliche Volumen des elektronischen Briefverkehrs im letzten Jahr um fast die Hälfte ange-
wachsen. Bei acht Prozent der befragten Unternehmen hat sich die Zahl der E-Mails innerhalb eines Jahres sogar verdoppelt. Die Folge ist eine zunehmende Unübersichtlichkeit, die Schwierigkeiten für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen mit sich bringt – nicht zuletzt, da viele der empfangenen E-Mails Spam sind. So gaben 25 Prozent aller Befragten an, dass sie täglich 20 Prozent und mehr Spam-Mails erhalten.

„In den letzten Jahren hat sich die Bedeutung der E-Mail deutlich gewandelt“, erklärt Achim Deboeser, Vice President EMEA Central Region bei Symantec. „Sie ist längst nicht mehr nur ein Mittel zur Kommunikation, sondern hat sich inzwischen zu einem wichtigen Instrument im Geschäftsleben entwickelt. Menschen, die E-Mails aus geschäftlichen Gründen nutzen, kommunizieren nicht mehr nur ausschließlich damit, sondern verwenden sie für viele unterschiedliche Zwecke – beispielsweise zur Verwaltung ihres Terminkalenders oder ihrer Kontaktdaten, zum Ablegen von Informationen, aber auch zur Dokumentation von Geschäfts-
abläufen.“

E-Mailverhalten bei Beschäftigten sehr unterschiedlich
Anhand ihres Umgangs mit der Datenflut hat die aktuelle Studie von Symantec vier verschiedene Typen von E-Mail-Benutzern identifiziert: Den Überforderten (sechs Prozent), der im Berufsalltag mit E-Mails nahezu bombardiert wird und diese auch gar nicht alle lesen kann, aber dennoch versucht, immer den Überblick zu bewahren. Davon unterscheidet sich der zweite Typ, der Abhängige (21 Prozent), der ständig und zwanghaft seine E-Mails abruft und in Panik gerät, sobald er keinen E-Mailzugang hat. Als dritten E-Mailtyp hat die Untersuchung den phobischen Benutzer (10 Prozent) ausgemacht, der der neuen Technologie eher skeptisch gegenübersteht, das Verfassen von E-Mails zu umgehen versucht und lieber mündlich kommuniziert. Der vierte Typ, der Disziplinierte (49 Prozent), ist im Umgang mit E-Mails sehr entspannt und nutzt diese meist nur während der Arbeitszeit.

31 Prozent der Befragten nutzen außerhalb des Büros mobile Geräte für den E-Mailzugang, nicht zuletzt um E-Mails auch in ihrer Freizeit abrufen zu können, wie fast Dreiviertel davon angaben. Die Studie zeigt dabei einen Zusammenhang zwischen den einzelnen Typen und dem Gebrauch von mobilen E-Maildiensten: Während der Anteil der Laptopbesitzer, die auch außerhalb des Büros E-Mails abrufen, unter den Abhängigen am größten ist, finden sich unter den Angestellten, die von der E-Mailflut überfordert sind, die meisten Blackberry-Benutzer.

Auch wenn 23 Prozent der Befragten der Meinung sind, der erweiterte Zugang durch mobile E-Maildienste habe eine Stress reduzierende Wirkung, empfinden dies 27 Prozent der Befragten nicht als Erleichterung, sondern als Last. 43 Prozent sind allerdings der Ansicht, der private Zugang zu den geschäftlichen E-Mails mache das Arbeiten effizienter. Die Studie zeigt zudem, dass drei Viertel der Befragten glauben, sie selbst und nicht ihr Arbeitgeber, seien dafür verantwortlich, das E-Mailsystem unter Kontrolle zu halten. Insgesamt verdeutlichen diese Aussagen, dass zunehmend die Unterstützung des Unternehmens bei der Bewältigung der E-Mailflut gefordert ist und klare Regeln für den Umgang mit E-Mails definiert werden müssten.

Sicherung von Unternehmensdaten oftmals nicht eindeutig geregelt
Unklarheit herrscht aber nicht nur darüber, wie Angestellte das Abrufen ihrer E-Mails handhaben sollten. Auf Unternehmensebene ist oftmals auch der Umgang mit den Datenmengen aus dem E-Mail-Verkehr nicht deutlich genug geregelt: Während die eine Hälfte aller Befragten davon ausgeht, dass sie für die Sicherung der Daten selbst zuständig sind, geht die andere Hälfte mit 47 Prozent der Angestellten davon aus, das Backup sei Aufgabe der IT-Abteilung. Die Befragung von IT-Managern ergab außerdem, dass 94 Prozent der Unternehmen E-Maildaten nicht sofort, sondern oft erst mit mehreren Stunden Verzögerung sichern.

Es scheint nicht nur unklar wer für die Sicherung der Daten verantwortlich ist, sondern auch wer die Klassifizierung der Informationen vornimmt, da 49 Prozent der befragten IT-Abteilungen keine Vorgaben dahingehend bekommen, welche Daten wie abgespeichert werden sollen.

Diese Erkenntnis ist besonders Besorgnis erregend, wenn man den Wert der auf Firmennotebooks vorhandenen Daten betrachtet: Symantec geht von einem durchschnittlichen Wert der im E-Maileingang eines Notebooks gespeicherten Daten von etwa 800.000 Euro aus. Der Studie zufolge liegt bei einigen Laptopbesitzern der Wert der Daten sogar bei mehreren Millionen Euro. Nur wenige Unternehmen, auch das zeigt die Untersuchung, verfügen allerdings über geeignete Mittel, Daten eines gestohlenen Laptops wiederherzustellen.

„Das Ergebnis der Studie ist alarmierend“, stellt Deboeser abschließend fest. „Spätestens jetzt müssen Unternehmen über neue Methoden und Strategien nachdenken, wie sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die Informationsflut verwalten und die Sicherheit ihrer Daten garantieren können. Die erheblichen finanziellen Werte, die beispielsweise auf Laptops gespeichert sind, können durch den Einsatz von Archivierungs- und Storage-Lösungen wirkungsvoll geschützt werden.“

Symantec E-Mail Tipps

-Mitarbeiter sollten für den bewussten Umgang sensibilisiert werden. Das heißt beispielsweise kein Weiterleiten unwichtiger Nachrichten, Verzicht auf den Versand großer Dateianhänge und unnötiges „auf Kopie setzen“.
Nutzer sollten darin geschult werden, wie sie ihr E-Mail-System effektiv managen können und dabei Nachrichten adäquat ablegen oder löschen.
Die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und IT-Abteilungen sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass notwendige System-Backups vollständig und regelmäßig durchgeführt werden und die Anwender möglichst wenig Daten auf der eigenen Festplatte abspeichern müssen.
Effektive Spam-Filter reduzieren die Anzahl unerwünschter E-Mails auf ein Minimum.
Archivierungslösungen, die spezifische Nachrichten durch sehr viel kleinere Mail-Verweise ersetzen, helfen den Nutzern dabei, die Vorgaben ihrer Mailbox einzuhalten, den Umfang der Nachrichten in ihrer Inbox zu verwalten und archivierte E-Mails schneller wieder zu finden.
Zentral steuerbare Archivierungslösungen zur Aufbewahrung von E-Mails reduzieren die mehrmalige Speicherung von Informationen und reduzieren so den Kostenaufwand für entsprechende Speicher-Lösungen.

Symantec E-Mail-Studie

Die repräsentative Symantec E-Mail-Studie wurde gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut Dynamic Markets ( www.dynamicmarkets.co.uk )auf der Grundlage von 1.700 quantitativen Befragungen von Angestellten sowie IT Managern durchgeführt, die verantwortlich für das E-Mail-System ihrer Unternehmen zeichnen. Die befragten Unternehmen haben mindestens 500 Mitarbeiter und stammen aus den unterschiedlichsten Branchen in Europa sowie dem nahen Osten und Afrika. Zusätzlich wurden 15 vertiefende qualitative Interviews geführt.

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