Der historisch gewachsene Dokumentenbestand und der fehlende Online-Zugriff auf die gut 10 Millionen Dokumente kostete Mitarbeitern der Stadtsparkasse (SSK) Düsseldorf bei Recherchen wertvolle Zeit und führte zu Antwortzeiten von bis zu zwei Tagen. Modernes Dokumentenmanagement sollte den schnellen und benutzerfreundlichen Zugriff auf wichtige Geschäftsdokumente bringen.
In nur drei Monaten hat die SSK Düsseldorf die Verarbeitung und elektronische Bereitstellung ihrer papierbasierten Dokumente technisch auf den neuesten Stand gebracht. In enger Zusammenarbeit mit der Scalaris AG und der Management Beratungs Gesellschaft mbH (MBG) wurden die gesamten Digitalisierungs- und Erfassungsprozesse automatisiert. Wichtige Geschäftsdokumente sind heute unternehmensweit schnell verfügbar. "2-Minuten-Dokumente" bringt auf den Punkt, was die SSK Düsseldorf mit der Modernisierung ihres Dokumentenmanagements anstrebte:
- Schnelle Dokumentenrecherche mit maximal zwei Minuten Wartezeit von der Anfrage bis zur Anzeige des Dokumentes.
- Ortsunabhängiger, bei Bedarf auch gleichzeitiger Zugriff auf die archivierten Dokumente für die rund 2.000 Mitarbeiter gemäß Berechtigungen.
- Ablösung der individuellen Papierablagen in den Büros.
- Reduzierung des physischen Archivanteils auf maximal 10 bis 15 Prozent.
- Vollständige Integration in die Erfassung mit Kofax Ascent Capture und Freigabe an das Archivsystem IBM Content Manager OnDemand.
Entscheidend: Performance und Qualitätssicherung
Ausschlaggebend für die Wahl des SLAM 24®-3 Hochleistungs-Farbscanners von Scalaris war das unterbreitete Lösungskonzept, das neben dem überzeugenden Preis-/Leistungsverhältnis auch professionelle Installations- und Service-Standards integrierte. Dank langjähriger Erfahrung bei der Systemintegration in vorhandene IT-Infrastrukturen war Scalaris zudem in der Lage, ein transaktionsorientiertes XML-Stylesheet zu entwickeln, mit dem die eingescannten Images im benötigten Format an Kofax Ascent Capture weitergeleitet werden können. Mit dieser Erfassungslösung werden die Dokumenten-Images validiert, mit MBG PMSIndex(TM) indiziert und via MBG PMSTransfer(TM) in das nachgelagerte MBG Archiv exportiert.
Da XML nur ein Sprachkonzept zur Entwicklung von Sprachen bildet, genügt es nicht, dass zwei Systeme XML "beherrschen", um gegenseitig Daten auszutauschen. Um sicherzustellen, dass die vom Scanner gelieferten Daten mit der genutzten Erfassungslösung problemlos weiterverarbeitet werden können, arbeitete Scalaris bei der Spezifizierung der Anforderungen für die benötigte XML-Schnittstelle eng mit MBG zusammen.
Die Masse macht's
In der Startphase digitalisiert das 10 Mitarbeiter zählende Dokumentenerfassungs-Team der SSK Düsseldorf mit der neuen Lösung etwa 5.000 bis 7.000 Seiten in den Formaten A4 bis A6 pro Tag. Dieses Volumen wird sukzessive auf 15.000 bis 20.000 Belege und Dokumente erhöht. Weitere Volumensteigerungen sind angedacht und mit der verfügbaren Kapazität des genutzten Scanners ohne technische Engpässe realisierbar. Derzeit werden mit der Lösung alle Passiv-Kundendokumente elektronisch archiviert. Es folgen die Dokumente des Aktiv-Geschäftes. Zudem konvertiert die SSK Düsseldorf Schritt für Schritt weitere Archiv- und Dokumentenbestände.
Feedback und bisherige Erfahrungen der SSK Düsseldorf sind uneingeschränkt positiv. Das neue System bringt deutliche Verbesserungen hinsichtlich Verfügbarkeit sowie Performance und der damit bereitgestellten Verarbeitungskapazität. Die mit dem Hochleistungs-Scanner von Scalaris erzielte Imagequalität sowie der Durchsatz überzeugen. Sehr geschätzt werden ferner das unterbrechungsfreie Nachlegen der Dokumente und die minimalen manuellen Eingriffe bei der Steuerung, Überwachung und Verwaltung der Scan-Jobs.
In nur drei Monaten hat die SSK Düsseldorf die Verarbeitung und elektronische Bereitstellung ihrer papierbasierten Dokumente technisch auf den neuesten Stand gebracht. In enger Zusammenarbeit mit der Scalaris AG und der Management Beratungs Gesellschaft mbH (MBG) wurden die gesamten Digitalisierungs- und Erfassungsprozesse automatisiert. Wichtige Geschäftsdokumente sind heute unternehmensweit schnell verfügbar. "2-Minuten-Dokumente" bringt auf den Punkt, was die SSK Düsseldorf mit der Modernisierung ihres Dokumentenmanagements anstrebte:
- Schnelle Dokumentenrecherche mit maximal zwei Minuten Wartezeit von der Anfrage bis zur Anzeige des Dokumentes.
- Ortsunabhängiger, bei Bedarf auch gleichzeitiger Zugriff auf die archivierten Dokumente für die rund 2.000 Mitarbeiter gemäß Berechtigungen.
- Ablösung der individuellen Papierablagen in den Büros.
- Reduzierung des physischen Archivanteils auf maximal 10 bis 15 Prozent.
- Vollständige Integration in die Erfassung mit Kofax Ascent Capture und Freigabe an das Archivsystem IBM Content Manager OnDemand.
Entscheidend: Performance und Qualitätssicherung
Ausschlaggebend für die Wahl des SLAM 24®-3 Hochleistungs-Farbscanners von Scalaris war das unterbreitete Lösungskonzept, das neben dem überzeugenden Preis-/Leistungsverhältnis auch professionelle Installations- und Service-Standards integrierte. Dank langjähriger Erfahrung bei der Systemintegration in vorhandene IT-Infrastrukturen war Scalaris zudem in der Lage, ein transaktionsorientiertes XML-Stylesheet zu entwickeln, mit dem die eingescannten Images im benötigten Format an Kofax Ascent Capture weitergeleitet werden können. Mit dieser Erfassungslösung werden die Dokumenten-Images validiert, mit MBG PMSIndex(TM) indiziert und via MBG PMSTransfer(TM) in das nachgelagerte MBG Archiv exportiert.
Da XML nur ein Sprachkonzept zur Entwicklung von Sprachen bildet, genügt es nicht, dass zwei Systeme XML "beherrschen", um gegenseitig Daten auszutauschen. Um sicherzustellen, dass die vom Scanner gelieferten Daten mit der genutzten Erfassungslösung problemlos weiterverarbeitet werden können, arbeitete Scalaris bei der Spezifizierung der Anforderungen für die benötigte XML-Schnittstelle eng mit MBG zusammen.
Die Masse macht's
In der Startphase digitalisiert das 10 Mitarbeiter zählende Dokumentenerfassungs-Team der SSK Düsseldorf mit der neuen Lösung etwa 5.000 bis 7.000 Seiten in den Formaten A4 bis A6 pro Tag. Dieses Volumen wird sukzessive auf 15.000 bis 20.000 Belege und Dokumente erhöht. Weitere Volumensteigerungen sind angedacht und mit der verfügbaren Kapazität des genutzten Scanners ohne technische Engpässe realisierbar. Derzeit werden mit der Lösung alle Passiv-Kundendokumente elektronisch archiviert. Es folgen die Dokumente des Aktiv-Geschäftes. Zudem konvertiert die SSK Düsseldorf Schritt für Schritt weitere Archiv- und Dokumentenbestände.
Feedback und bisherige Erfahrungen der SSK Düsseldorf sind uneingeschränkt positiv. Das neue System bringt deutliche Verbesserungen hinsichtlich Verfügbarkeit sowie Performance und der damit bereitgestellten Verarbeitungskapazität. Die mit dem Hochleistungs-Scanner von Scalaris erzielte Imagequalität sowie der Durchsatz überzeugen. Sehr geschätzt werden ferner das unterbrechungsfreie Nachlegen der Dokumente und die minimalen manuellen Eingriffe bei der Steuerung, Überwachung und Verwaltung der Scan-Jobs.
