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Stadt Göttingen hat ihre Vorgangsbearbeitung mit eAkten-Lösungen von SER modernisiert

(PresseBox) (Bonn/Göttingen, )
Die Stadt Göttingen setzt auf eGovernment und hat mit Unterstützung von SER in den ersten Organisationseinheiten die elektronische Aktenführung eingeführt. Statt Papierakten zu wälzen, bearbeiten die städtischen Bediensteten ihre Akten elektronisch. Eingesetzt werden die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV), eine Fachverfahrenslösung mit Schnittstelle zum Fachverfahren Open/Prosoz und eine Beschwerdemanagement-Lösung; alle Lösungen sind mit dem Produkt Doxis4 von SER umgesetzt.

Eine europaweite Ausschreibung stellte vier Anbieter und ihre Software-Lösungen auf den Prüfstand. "Der Funktionsumfang im Standard, die Skalierungsmöglichkeiten der Lösung und die Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen der Stadt Göttingen gaben den Ausschlag für Doxis4 von SER", berichtet Stefanie Ahlborn, eGovernment-Koordinatorin der Stadt Göttingen.

Das eGovernment-Projekt der Stadt Göttingen auf Basis der SER-Software umfasste initial drei Bereiche:

  • Integration der Fachverfahrenslösung OPEN/PROSOZ mit Doxis4
  • Aufbau einer ASV - Allgemeine Schriftgutverwaltung - mit elektronischen Akten
  • elektronisches Beschwerdemanagement
Gestartet wurde mit der Integration des Fachverfahrens OPEN/PROSOZ im Fachbereich Soziales. Dort profitieren heute schon 40 Mitarbeiter von der Verknüpfung zwischen ihrem Fachverfahren und den elektronischen Doxis4-Akten, in denen die OPEN/PROSOZ-Dokumente nun verwaltet werden. Die Integration weiterer städtischer Fachverfahren wie z.B. INFOMA Steuern, INFOMA Kasse und pmOWI ist bereits in der Umsetzung. Eine Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und der elektronischen Akte ermöglicht die automatische Übernahme von Dokumenten und Metadaten und vereinfacht und optimiert damit den Arbeitsablauf.

Die Allgemeine Schriftgutverwaltung ASV soll überall dort eingesetzt werden, wo Akten nicht über Fachverfahren geführt werden (Sachbearbeitung mit Word und Excel). Das umfasst neben den Einzelakten vieler Organisationseinheiten auch die General- oder Hauptakten jeder Organisationseinheit.

Die ASV wurde zunächst in den Querschnittsbereichen Referat des Oberbürgermeisters, Rechtsreferat sowie Personal und Organisation eingeführt, in denen bisher 46 Sachbearbeiter die eAkten nutzen. Als nächstes sollen die Bereiche Finanzen, Soziales und Jugend an die ASV angebunden werden. Drei weitere Mitarbeiter arbeiten bereits mit dem neuen elektronischen Beschwerdemanagement-Tool, das die IT-Abteilung auf Basis der SER-Software selbst erstellt hat. "Durch das Arbeiten mit der elektronischen Akte werden monotone Such- und Ablagearbeiten reduziert und Arbeitsabläufe optimiert," sagt Stefanie Ahlborn. "Durch den hohen Digitalisierungsgrad werden die Prozesse transparenter und es kann jederzeit ortsunabhängig auf Akten zugegriffen werden. Gerade Letzteres ermöglicht beispielsweise alternierende Telearbeit. Damit sind wir als Arbeitsgeber für viele junge Familien oder Beschäftigte, die zuhause Eltern betreuen, attraktiv. Die eAkte hilft, uns selbst in die Lage zu versetzen, auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels weiterhin unsere Aufgaben erfüllen und Dienstleistungen anbieten zu können."

Allgemeine Schriftgutverwaltung auf Basis von Doxis4

Der Aktenplan der Stadt Göttingen für die elektronischen Akten orientiert sich am Musteraktenplan der KGSt - Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement -, der dem Aufgabengliederungsplan zugrunde liegt. Die Zugriffsrechte auf die eAkten und ihre Inhalte werden anhand dieses Aktenplans vergeben. In die eAkten können sowohl Dokumente aus den diversen Fachverfahren als auch Office-Dateien, E-Mails und Scans von Papierdokumenten eingefügt werden. Ziel ist die elektronische Ablage aller Dateien und Dokumente, die man früher auch im Aktenordner abgeheftet hätte.

Unterstützung bei der Vorgangsbearbeitung

Neben den elektronischen Akten der Allgemeinen Schriftgutverwaltung stehen den kommunalen Mitarbeitern nun auch verschiedene Workflows zur Verfügung, mit denen sie standardisierte Vorgänge steuern können. Ein einfacher Standard-Workflow enthält lediglich die automatische Rückgabe eines Vorgangs an seinen Ersteller, nachdem er von einem anderen Sachbearbeiter bearbeitet wurde. Ein weiterer Workflow stellt eine Posteingangslösung dar, die das Scannen der Eingangspost im Vorzimmer und ihre Weiterverteilung in der Organisationseinheit steuert. Enthält der persönliche Postkorb einen neuen Eingang, kann das System auf Wunsch eine E-Mail-Benachrichtigung generieren. Darüber hinaus können sich die Mitarbeiter individuell eigene Workflows samt Verzweigung der Arbeitsschritte erstellen und als Vorlage speichern.

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SERgroup Holding International GmbH

SER ist größter deutscher ECM-Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Im Mittelpunkt des wirtschaftlich unabhängigen, inhabergeführten Unternehmens stehen die Interessen seiner Kunden. Seit fast 30 Jahren entwickelt SER Software "Made in Germany" für Unternehmen und Organisationen jeder Branche und Größe.

Auf der universell einsetzbaren Standardsoftware Doxis4 iECM basiert auch die Branchenlösung PRODEA® für die öffentliche Verwaltung. Die integrierte Government Content Management-Suite unterstützt Behörden bei der Umsetzung des neuen Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit und wurde bereits 2007 nach dem DOMEA-Konzept 2.0 zertifiziert. PRODEA verfügt über umfassende Lösungen für modernes eGovernment - von der Vorgangsbearbeitung über die Schriftgutverwaltung und elektronische Zusammenarbeit bis hin zur elektronischen, OAIS-konformen Langzeitspeicherung. Der modulare Aufbau der SER-Produkte ermöglicht es der öffentlichen Verwaltung, durch PRODEA® von den Erfahrungen aus rund 1.300 Referenzprojekten bei mittleren und großen Organisationen zu profitieren. Bereits seit 1997 hat SER Kompetenz und Know-how in der öffentlichen Verwaltung erworben und mit ihren eGovernment-Lösungen wichtige Bundes- und Landesbehörden, Bundes- Landes und Stadtarchive, sowie Kreisverwaltungen, Städte und Gemeinden, aber auch Handwerkskammern, Unfallkassen und kommunale Schadensregulierer als Kunden gewonnen. Heute arbeiten mehr als 35.000 Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst täglich mit Software von SER.

Die SER eGovernment Europe GmbH als Tochtergesellschaft der SER Solutions Deutschland GmbH verfügt in Deutschland über ein gemeinsames, flächendeckendes Netzwerk aus Niederlassungen in Hamburg, Bonn, Berlin, Düsseldorf/Neuss, Dresden, Münster, Neustadt/Wied, Frankfurt/M, Stuttgart und München und garantiert so eine intensive und standortnahe Betreuung der öffentlichen Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen vom Consulting bis hin zur Implementierung und Wartung der Systeme. In Österreich ist mit den Standorten Wien, Linz, Graz und Klagenfurt ebenfalls eine flächendeckende Betreuung der Kunden durch die beiden österreichischen Landesgesellschaften gewährleistet. Die kantonalen und Bundesbehörden in der Schweiz werden durch die SER Solutions Schweiz AG in Oberentfelden kompetent beraten und betreut. Weitere Informationen: www.prodea.de und www.ser.de.

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