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Eine lückenlose Dokumentation erhöht die Rechtssicherheit

Durch effektives Wissensmanagement nachweislich verbesserte Arbeitssicherheit: Immer mehr Unternehmen setzen zur Erfüllung ihrer betrieblichen Pflichten auf die Unterstützung durch elektronische Hilfsmittel

(PresseBox) (Rheine, ) "Standardisierung" in Unternehmen garantiert nicht nur eine einheitliche Wissensvermittlung, sondern entlastet zudem zeitlich sowie organisatorisch die Mitarbeiter und verbessert die Rechtssicherheit. Datenbankgestützte und browserbasierte Software hilft die Übersichtlichkeit zu steigern und Unfälle zu minimieren.

Arbeitnehmer benötigen arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen ausreichende Kenntnisse und Fertigkeiten, um ihren Job richtig und sicher ausüben zu können. Die nötige Wissensvermittlung erfolgt in der Regel durch Schulungen, Instruktionen und Unterweisungen. Die entsprechende Durchführung und Dokumentierung allein auf traditionellem Weg ist aber nicht nur aufwändig und zeitintensiv.

Darüber hinaus stehen Unternehmen zunehmend vor der gleichen Herausforderung: Wie werden einheitliche Standards und eine stets aktuelle Übersicht bei gleichzeitiger organisatorischer Entlastung erreicht? Diese und weitere Aufgaben lassen sich effizienter mit der Unterstützung durch ein professionelles elektronisches Unterweisungssystem erledigen.

Die Mondi Gronau GmbH stellt Verpackungsfolien für Industrie und Endverbraucher her. Das Unternehmen möchte nachweislich sicher gehen, dass ihre Mitarbeiter geschult wurden und auch alles verstanden haben. Eine Herausforderung stellt das Vier-Schichten-Modell in der Produktion mit jeweils eigenen Schichtleitern und Stellvertretern dar. Wichtig bei ihrer Systemlösung ist daher vor allem die Sicherung einer gleichbleibend hohen Qualität in der Wissensvermittlung. Obwohl Schulungen zeitintensiv sind, können nun durch den vereinfachten Organisationsaufwand wertvolle Zeitressourcen gespart werden.

90 Prozent aller Unfälle gehen auf menschliches Fehlverhalten zurück

Sicher arbeiten können diejenigen, die an ihren Arbeitsplätzen einschließlich der relevanten Umgebung "wissend" und "könnend" ihren Tätigkeiten nachgehen. Dies schließt ausreichende Kenntnisse über mögliche Gefahren und Risiken ein. Doch welcher Weg führt einheitlich und nachweislich zur Umsetzung dieser Zielvorgabe? Untersuchungsergebnisse verschiedener Unternehmen führten zu der Erkenntnis, dass gut 90 Prozent aller Vorfälle und Unfälle verhaltensbedingt sind. Aber warum - "wussten" oder "konnten" diejenigen nicht? Welche Reaktion ist erforderlich?

Bei genauerer Betrachtung zeigten sich verschiedene Schwachstellen des bisherigen eher konventionellen und uneinheitlichen Wegs, die zu Fehlverhalten führten. Ein Beispiel aus dem Alltag verdeutlicht die Problematik: An einem Standort war ein Fremdfirmenunternehmen mit unterschiedlichen Aufgaben beauftragt worden. Am Morgen kam dann ein Bus dieses Unternehmens mit insgesamt acht Mitarbeitern vorgefahren. Lediglich der zuvor unterwiesene Fahrer musste an der Pforte seine Berechtigung vorzeigen. Die sieben Kollegen wurden nicht überprüft.

So etwas kann bei der Hydro Aluminium Rolled Products (kurz: Hydro) in Grevenbroich nicht passieren. Das Unternehmen setzt konsequent auf hohe Standards im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Sämtliche Wege auf dem Firmengelände sowie alle Gefahrenstellen etwa an Toreinfahrten sind genau markiert. Auch Gäste können von Mitarbeitern durch die andere Helm- und Kittelfarbe sofort unterschieden werden. Um überhaupt Zutritt zum Gelände oder den Gebäuden zu erhalten, muss jeder Externe an einem "Gatekeeper"-Terminal erfolgreich eine elektronische Schulung absolvieren. Erst dann erhält er einen personalisierten Berechtigungsausweis. Bei der Suche nach ihrem System für Mitarbeiter-Unterweisungen und das Fremdfirmen- sowie Besucher-Management legte die Hydro Wert auf eine möglichst intuitive Anwendung.

Die für sie jeweils "richtige" Lösung fanden sowohl Mondi als auch die Hydro in sam*, dem elektronischen Dokumentations- und Unterweisungssystem vom münsterländischen Softwareunternehmen secova. Diese EHS (Environment, Health & Safety)-Software ist datenbankgestützt und browserbasiert. Somit können beliebig viele Themen und Inhalte eingestellt und zugewiesen werden, die dann jedem Berechtigten rund um die Uhr weltweit zur Verfügung stehen. Jeder Mitarbeiter kann sich dann schulen, wann sie oder er Zeit dazu hat.

Im Gegensatz zu konventionellen Unterweisungen bietet die elektronische Lösung weitere Vorteile: Die Wissensvermittlung wird einheitlich und gleichmäßig sowie durch eine effektive Wirksamkeitsprüfung nachweisbar. Erst nach richtiger Beantwortung der Verständnisfragen am Ende eines jeden Themas erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Bescheinigung und wird vollautomatisch elektronisch protokolliert. Auswertungen und Reports können nun jederzeit tagesaktuell mit wenigen Klicks erstellt werden. Dabei ist die Einhaltung des Datenschutzes garantiert. sam* ermöglicht somit eine lückenlose Dokumentation, spart Zeit durch vereinfachten Organisationsaufwand und erhöht die Rechtssicherheit.

Da sam* modular aufgebaut ist, können Anwender je nach Unternehmensbedarf die von ihnen gewünschten Einheiten dazu buchen. Neben den Unterweisungs- und Fremdfirmenmodulen stehen etwa Module für Gefährdungsbeurteilung, Abfall-, Gefahrstoff-, Ideen- und Unfallmanagement sowie Wartungspläne zur Verfügung. Für den mobilen Einsatz mit iPhone und iPad befindet sich eine entsprechende App in den Startlöchern.

Hohe Akzeptanz durch leichte Bedienbarkeit

Auf Seiten der Vorgesetzten und verantwortlichen Führungskräfte werden besonders die Schnelligkeit der Auswertungen und die Übersichtlichkeit gelobt - alles könne nun mit einem System abgebildet werden. Für die Akzeptanz der Software bei den einzelnen Mitarbeitern ist aber ein anderer Aspekt von viel größerer Bedeutung: Die leichte Anwendbarkeit, denn sam* ist so einfach zu bedienen wie ein Bankautomat.

Schnell ist nicht nur in den beiden genannten Unternehmen sam* zum selbstverständlichen Begleiter im Arbeitsalltag geworden. Die Softwarelösung wird mittlerweile von über 500.000 Anwendern genutzt. Bei der Mondi Gronau stehen inzwischen 390 unterschiedliche Schulungsthemen zur Verfügung. Dort gibt es aufgrund vieler offener Anlagen und Höhen-Arbeitsplätze die verschiedensten Gefährdungen. Gerade auch deshalb sind allein im Jahr 2014 gut 19.000 elektronische Unterweisungen geplant, die Durchführungsquote liegt inzwischen bei deutlich über 90 Prozent. Wichtiger Nebeneffekt: Nicht nur das für jeden Arbeitsplatz relevante Grundlagenwissen, sondern auch allgemein das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter wird erfolgreich geschult.

"Alle Unfälle sind vermeidbar" ist der Leitgedanke des norwegischen Mutterkonzerns Norsk Hydro ASA für seine 23.000 Mitarbeiter in 40 Ländern. In Grevenbroich, mit 2.000 Mitarbeitern größter Standort und Hauptsitz in Deutschland, wurden die Unfallzahlen innerhalb von zehn Jahren von 121 auf sieben reduziert. An den Eingangsterminals können nun bis zu 100 Personen am Tag einfach und sicher geschult werden. Die Durchführungsquote der Mitarbeiter bei den Unterweisungen liegt inzwischen bei 97 Prozent, für Fremdfirmenmitarbeiter und Besucher ist diese gar tatsächlich 100 Prozent.

In beiden Unternehmen hat sam* nicht nur nachweislich für mehr Wissen und sicheres Arbeiten gesorgt. Die lückenlose Dokumentation sowie die Möglichkeit, stets Reports in Echtzeit zu erstellen, erleichtern Audits und verbessern entscheidend die Rechtssicherheit.

(Fachartikel erschienen in: MM MaschinenMarkt 41-2014, S. 50+51)

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Über die secova GmbH & Co. KG

Die secova GmbH & Co. KG mit Hauptsitz im münsterländischen Rheine entwickelt und vertreibt das professionelle Dokumentationssystem sam*.

Seit 2008 hat das 34-köpfige Expertenteam eine halbe Million neue Anwender gewonnen.

Besonders wegen des einfachen Bedienkonzepts und der durchdachten Funktionalität sind namhafte Unternehmen und Konzerne heute überzeugte Referenzkunden. In den Bereichen Wissensmanagement, Arbeitsschutz, Qualitätsmanagement und HR setzt secova mit sam* neue Maßstäbe.

Das Unternehmen und die Softwarelösung wurden seit 2012 gleich mehrfach ausgezeichnet - etwa beim "IT-Innovationspreis" oder als "TOP 100- Deutschlands innovativste Unternehmen" sowie bei "Great Place to Work" und "TOP JOB" als beste Arbeitgeber.

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