In meiner Beratungspraxis stelle ich immer wieder fest, dass Beteiligte einer Veranstaltung sich nicht sicher sind, welche konkrete Funktion sie haben. Da werden dann Fachbegriffe durcheinandergewirbelt und oft glaubt man nur, eine bestimmte Funktion inne zu haben – von “wissen” ist man aber weit entfernt.
Es kann aber – unnötigerweise – fatale Auswirkungen haben, wenn man sich seiner eigenen Aufgabe bzw. Funktion nicht bewusst ist.
Also: Bevor man anfängt zu arbeiten, muss man prüfen, welche Aufgabe man übernehmen möchte. Das gilt sowohl für das eigene Unternehmen als auch für die eigene Person. Ein Beispiel:
• Unternehmen = Veranstalter? Oder Eventagentur? Oder Berater? Oder…?
• Mitarbeiter im Unternehmen = Projektleiter? Oder Veranstaltungsleiter? Oder….?
Nehmen wir eine Eventagentur, die einen Auftrag vom Kunden bekommen soll, eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen. Der Kunde wünscht dazu ein Gespräch mit der Agentur. Die Inhaber der Eventagentur bitten die Mitarbeiterin Martina, das zu übernehmen. Was sollte Martina nun tun?
Sie sollte möglichst früh klären, welche Rolle (1.) die Eventagentur und (2.) sie selbst spielt. Denkbar ist dabei:
• Die Eventagentur kann bspw. sein:
o Veranstalter,
o Mitveranstalter oder
o eben nur klassische Eventagentur, dann
Stellvertreterin des Veranstalters,
Generalunternehmerin oder
Vermittlerin.
• Martina kann bspw. sein:
o die verantwortliche Projektleiterin,
o später auch Veranstaltungsleiterin oder
o arbeitsschutzrechtlich (mit)verantwortlich.
Die Rolle laut Vertrag
Die festgelegten Aufgaben sollten möglichst auch schriftlich festgehalten werden, und ggf. auch gegenüber anderen Beteiligten kommuniziert werden.
Die Rolle laut eigenem Auftreten
Achtung aber: Ist die Rolle einmal festgelegt, darf man sie nicht verlassen! Maßgeblich ist nämlich immer das tatsächliche Verhalten. Es hilft also nichts, in einen Vertrag zu schreiben, dass man nicht der Veranstalter sei – wenn man dann entgegen dieser vertraglichen Vereinbarung irgendwann einmal anfängt, tatsächlich aber Kriterien eines Veranstalters zu erfüllen (z.B. durch Übernahme des Risikos, durch entsprechendes Auftreten nach außen, durch maßgebliche Einflussnahme auf den Veranstaltungsablauf usw.).
Soll heißen: Legt Martina bspw. fest, dass die Eventagentur “nur” Veranstalter (und zwar als Stellvertreter) sein soll, dann muss sich Martina auch wie ein Stellvertreter verhalten. Und: Auch die anderen Mitarbeiter müssen das natürlich wissen; es wäre fatal, wenn versehentlich andere Mitarbeiter sich an Martina vorbei so verhalten, dass man in der Eventagentur (die ja nicht Veranstalter sein wollte) plötzlich einen Veranstalter erkennt…
Verlässt man einmal doch seine ursprünglich angedachte Rolle, muss man wissen, dass man ggf. auch rückwirkend für bisher gemachte Fehler mitverantwortlich ist. Zu prüfen ist auch, ob für die neue Rolle entsprechend ausreichender Versicherungsschutz besteht.
Thomas Waetke
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Autor eventfaq
Justitiar des Bundesverbandes Veranstaltungssicherheit (bvvs.org)
Es kann aber – unnötigerweise – fatale Auswirkungen haben, wenn man sich seiner eigenen Aufgabe bzw. Funktion nicht bewusst ist.
Also: Bevor man anfängt zu arbeiten, muss man prüfen, welche Aufgabe man übernehmen möchte. Das gilt sowohl für das eigene Unternehmen als auch für die eigene Person. Ein Beispiel:
• Unternehmen = Veranstalter? Oder Eventagentur? Oder Berater? Oder…?
• Mitarbeiter im Unternehmen = Projektleiter? Oder Veranstaltungsleiter? Oder….?
Nehmen wir eine Eventagentur, die einen Auftrag vom Kunden bekommen soll, eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen. Der Kunde wünscht dazu ein Gespräch mit der Agentur. Die Inhaber der Eventagentur bitten die Mitarbeiterin Martina, das zu übernehmen. Was sollte Martina nun tun?
Sie sollte möglichst früh klären, welche Rolle (1.) die Eventagentur und (2.) sie selbst spielt. Denkbar ist dabei:
• Die Eventagentur kann bspw. sein:
o Veranstalter,
o Mitveranstalter oder
o eben nur klassische Eventagentur, dann
Stellvertreterin des Veranstalters,
Generalunternehmerin oder
Vermittlerin.
• Martina kann bspw. sein:
o die verantwortliche Projektleiterin,
o später auch Veranstaltungsleiterin oder
o arbeitsschutzrechtlich (mit)verantwortlich.
Die Rolle laut Vertrag
Die festgelegten Aufgaben sollten möglichst auch schriftlich festgehalten werden, und ggf. auch gegenüber anderen Beteiligten kommuniziert werden.
Die Rolle laut eigenem Auftreten
Achtung aber: Ist die Rolle einmal festgelegt, darf man sie nicht verlassen! Maßgeblich ist nämlich immer das tatsächliche Verhalten. Es hilft also nichts, in einen Vertrag zu schreiben, dass man nicht der Veranstalter sei – wenn man dann entgegen dieser vertraglichen Vereinbarung irgendwann einmal anfängt, tatsächlich aber Kriterien eines Veranstalters zu erfüllen (z.B. durch Übernahme des Risikos, durch entsprechendes Auftreten nach außen, durch maßgebliche Einflussnahme auf den Veranstaltungsablauf usw.).
Soll heißen: Legt Martina bspw. fest, dass die Eventagentur “nur” Veranstalter (und zwar als Stellvertreter) sein soll, dann muss sich Martina auch wie ein Stellvertreter verhalten. Und: Auch die anderen Mitarbeiter müssen das natürlich wissen; es wäre fatal, wenn versehentlich andere Mitarbeiter sich an Martina vorbei so verhalten, dass man in der Eventagentur (die ja nicht Veranstalter sein wollte) plötzlich einen Veranstalter erkennt…
Verlässt man einmal doch seine ursprünglich angedachte Rolle, muss man wissen, dass man ggf. auch rückwirkend für bisher gemachte Fehler mitverantwortlich ist. Zu prüfen ist auch, ob für die neue Rolle entsprechend ausreichender Versicherungsschutz besteht.
Thomas Waetke
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Autor eventfaq
Justitiar des Bundesverbandes Veranstaltungssicherheit (bvvs.org)
