Die Scanpoint Europe GmbH bietet ihren Kunden ab sofort auch einen webbasierten Anerkennungs-Workflow für Rechnungen an. Damit steht dem gesamten Franchisenetz des Digitalisierungsdienstleisters ein System zur Verfügung, mit dem Eingangsrechnungen effizient mit Internet-Technologie bearbeitet werden können. Eingangsrechnungen, die nicht automatisiert verbucht werden können, können webbasiert freigegeben werden.
„Die automatisierte Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung als Dienstleistung ist eines unserer derzeitigen strategischen Geschäftsfelder“, erklärt Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin von Scanpoint Europe. „Deshalb ist uns ein möglichst ausgefeiltes und alle Unternehmensbedürfnisse abdeckendes Angebot wichtig. Webflow ermöglicht über unternehmensspezifisch erstellbare Workflows einen Freigabe- und Prüfprozess für Rechnungsbelege für unsere Kunden einzurichten. Das ist insbesondere für verteilte Unternehmen eine attraktive Lösung.“
Der neue Service kommt vor allem dort zum Einsatz, wo etwa Eingangsrechnungen nicht automatisiert verbucht werden können. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn keine Kontierung oder Freigabe vorliegt bzw. Preise oder Mengen abweichen. „Bislang bedeutete dies, das wir in solchen Fällen die Rechnungen dem Kunden zur Prüfung zukommen lassen mussten“, so Petra Greiffenhagen. „Das führte zu einem Medienbruch mit erhöhtem Mailverkehr und zeitaufwändigen Telefonaten. Mit dem neuen System können Eingangsrechnungen online vervollständigt und anerkannt werden. Für den Kunden ist dies nicht nur wesentlich komfortabler. Auch die Bearbeitungsdauer bis zur Buchung einer Rechnung wird so deutlich gesenkt.“
Rechnungen sicher prüfen lassen
Bedarf ein Rechnungsbeleg der Prüfung oder Freigabe, wird er in den Webflow übergeben. Die Mitarbeiter erhalten einen schnellen Überblick darüber, welche Rechnungen durch wen zu prüfen sind, wie der Bearbeitungsstand der einzelnen Rechnungen ist und wie es um die Liquidität bestimmt ist. Fehler und Verzögerungen durch Weiterleitung und Abstimmungen werden damit minimiert. Rechnungen müssen im Unternehmen häufig von verschiedenen Verantwortlichen freigegeben werden. Daher überprüft das System auf Positionsebene, wer für den entsprechenden Betrag auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist. Bei jeder freizugebenden Position werden zumindest zwei Personen am Prozeß beteiligt (4-Augenprinzip). Vorgeschaltet ist zusätzlich eine sachliche Prüfung.
Standards und Anbindung an ERP-Systeme
Scanpoints neues Serviceangebot beruht auf Standardwerkzeugen und nutzt ausschließlich im WEB-Umfeld übliche Standards wie z.B. Java, JDBC oder Apache Tomcat genutzt. Die Organisationsstrukturen wird auf einfache Weise durch die Konfiguration der Benutzerrechte abgebildet. Dabei orientiert sich Scanpoint an den Freigaberichtlinien des Kundenunternehmens.. Durch die direkte Verknüpfung mit der Verarbeitungskette der Belege lassen sich die im Workflow eingegebenen Daten über eine einheitliche Exportschnittstelle ausgeben. Damit ist eine Anbindung an alle gängigen ERP-Systeme sichergestellt.
Dies spielt auch eine wichtige Rolle in der Integration mit der Business Integration Plattform™ (B.I.P.™), Europas größter Datenaustauschplattform. Hier bietet Scanpoint Europe in Zusammenarbeit mit den Plattformbetreibern indatex und T-Systems den Unternehmen an, ihre Eingangsdokumente von der jeweils nächstgelegenen Scanpoint-Niederlassung digitalisieren zu lassen. Die bei der Erfassung und Extraktion gewonnenen elektronischen Daten werden dann über die B.I.P. in das jeweilige Zielformat konvertiert und weitergeleitet. Somit entsteht durch die Integration von elektronischen Daten und Papierbelegen ein ganzheitliches Servicekonzept für Scanpoint-Kunden.
„Die automatisierte Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung als Dienstleistung ist eines unserer derzeitigen strategischen Geschäftsfelder“, erklärt Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin von Scanpoint Europe. „Deshalb ist uns ein möglichst ausgefeiltes und alle Unternehmensbedürfnisse abdeckendes Angebot wichtig. Webflow ermöglicht über unternehmensspezifisch erstellbare Workflows einen Freigabe- und Prüfprozess für Rechnungsbelege für unsere Kunden einzurichten. Das ist insbesondere für verteilte Unternehmen eine attraktive Lösung.“
Der neue Service kommt vor allem dort zum Einsatz, wo etwa Eingangsrechnungen nicht automatisiert verbucht werden können. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn keine Kontierung oder Freigabe vorliegt bzw. Preise oder Mengen abweichen. „Bislang bedeutete dies, das wir in solchen Fällen die Rechnungen dem Kunden zur Prüfung zukommen lassen mussten“, so Petra Greiffenhagen. „Das führte zu einem Medienbruch mit erhöhtem Mailverkehr und zeitaufwändigen Telefonaten. Mit dem neuen System können Eingangsrechnungen online vervollständigt und anerkannt werden. Für den Kunden ist dies nicht nur wesentlich komfortabler. Auch die Bearbeitungsdauer bis zur Buchung einer Rechnung wird so deutlich gesenkt.“
Rechnungen sicher prüfen lassen
Bedarf ein Rechnungsbeleg der Prüfung oder Freigabe, wird er in den Webflow übergeben. Die Mitarbeiter erhalten einen schnellen Überblick darüber, welche Rechnungen durch wen zu prüfen sind, wie der Bearbeitungsstand der einzelnen Rechnungen ist und wie es um die Liquidität bestimmt ist. Fehler und Verzögerungen durch Weiterleitung und Abstimmungen werden damit minimiert. Rechnungen müssen im Unternehmen häufig von verschiedenen Verantwortlichen freigegeben werden. Daher überprüft das System auf Positionsebene, wer für den entsprechenden Betrag auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist. Bei jeder freizugebenden Position werden zumindest zwei Personen am Prozeß beteiligt (4-Augenprinzip). Vorgeschaltet ist zusätzlich eine sachliche Prüfung.
Standards und Anbindung an ERP-Systeme
Scanpoints neues Serviceangebot beruht auf Standardwerkzeugen und nutzt ausschließlich im WEB-Umfeld übliche Standards wie z.B. Java, JDBC oder Apache Tomcat genutzt. Die Organisationsstrukturen wird auf einfache Weise durch die Konfiguration der Benutzerrechte abgebildet. Dabei orientiert sich Scanpoint an den Freigaberichtlinien des Kundenunternehmens.. Durch die direkte Verknüpfung mit der Verarbeitungskette der Belege lassen sich die im Workflow eingegebenen Daten über eine einheitliche Exportschnittstelle ausgeben. Damit ist eine Anbindung an alle gängigen ERP-Systeme sichergestellt.
Dies spielt auch eine wichtige Rolle in der Integration mit der Business Integration Plattform™ (B.I.P.™), Europas größter Datenaustauschplattform. Hier bietet Scanpoint Europe in Zusammenarbeit mit den Plattformbetreibern indatex und T-Systems den Unternehmen an, ihre Eingangsdokumente von der jeweils nächstgelegenen Scanpoint-Niederlassung digitalisieren zu lassen. Die bei der Erfassung und Extraktion gewonnenen elektronischen Daten werden dann über die B.I.P. in das jeweilige Zielformat konvertiert und weitergeleitet. Somit entsteht durch die Integration von elektronischen Daten und Papierbelegen ein ganzheitliches Servicekonzept für Scanpoint-Kunden.
