Digitaler Posteingang oder elektronische Rechnungsverarbeitung setzen eine leistungsfähige Dokumentenerfassung voraus. Für diese Anforderung stellt das Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) die integrierte Scan- und Signaturlösung Crosscap vor. Erstmals ist es möglich, in einem durchgängigen Workflow die Belege effizient zu digitalisieren und unmittelbar danach mit einer elektronischen Signatur zu versehen. "Dadurch bietet Crosscap eine hohe Rechtssicherheit im Streitfall und Kosteneinsparungen durch Abschaffung der Papierarchive", erklärt Hans-Joachim Hübner, beim SRZ für Vertrieb und Systemintegration verantwortlich. Crosscap enthält zudem zahlreiche Funktionen zur Bildbearbeitung sowie eine Text- und Barcode-Erkennung. Mit Hilfe-Assistenten und einer einfachen und übersichtlichen Menüführung wird eine schnelle Einarbeitungszeit ermöglicht. Standard-Schnittstellen sorgen für eine unkomplizierte Anbindung an Dokumentenscanner und DMS-Systeme. Crosscap ist als Professional-Version ab sofort für 899,00 Euro erhältlich, die Standard-Version ohne Signatur-Modul für 499,00 Euro (beide Preise ohne MwSt.).
Hotel-Kette setzt beim digitalen Posteingang auf Crosscap Organisation und Unternehmen aller Branchen besitzen einen großen Bedarf an Lösungen, mit denen sich vormals Papier-basierte Geschäftsprozesse elektronisch umwandeln lassen. Ein Beispiel dafür ist die dr.heydenreich GmbH, ein Lösungsanbieter für die intelligente Dokumentenverwaltung, die als Referenzkunde Crosscap für die Umsetzung des digitalen Posteingangs bei der Hotel-Kette Aviv nutzt. Dabei sind 4 Scan-Arbeitsplätze mit der Capture-Software ausgestattet.
"Ein wichtiger Vorteil von Crosscap ist die einfache Bedienung", betont Frank Heydenreich, Geschäftsführer der dr.heydenreich GmbH. Über Hilfe-Assistenten lasen sich mit wenigen Mausklicks komplette Scan-Jobs definieren. Die Menüführung ist Standard-Office-Programmen angelehnt und daher leicht zu erlernen. Wichtige Software-Funktionen werden in den Menüs nicht mit dem englischen Begriff bezeichnet, sondern in der lokalen Sprache erläutert. So erscheint 'Despeckle' im deutschen Menü als Schmutzentfernung.
"Für die Kundenanforderungen entscheidend ist zudem, dass Crosscap nicht nur durchsuchbare PDFs erzeugen kann, sondern auch zuverlässig 2D-Barcode auslesen kann", erläutert Frank Heydenreich.
So steuert Crosscap den Scanprozess, liest über OCR- und Barcode-Erkennung die Dokumente aus, generiert PDF/A-Dateien mit zusätzlichen Identifikationsinformationen und ordnet die Images letztlich bestimmten betriebswirtschaftlichen Prozessen zu - dies alles in einem weitgehend automatisierten Workflow. Über eine von der dr.heydenreich GmbH entwickelte Suchmaschine sind die Dokumente jederzeit auffindbar.
Das Einsatzspektrum von Crosscap ist breit. Es reicht vom zentralen Posteingang über abteilungsspezifische Anwendungen, beispielsweise im Rechnungswesen, bis zur dezentralen Datenerfassung in Niederlassungen, wo beispielsweise Aufträge gescannt und dann an die Firmenzentrale gesandt werden.
Weitere Anwendervorteile Crosscap in der Professional-Version erlaubt die Einbettung einer Signatur nach Signaturgesetz (SiG), um die Übereinstimmung mit dem Ursprungs-Papierdokument zu bestätigen. Die elektronischen Belege entsprechen somit den gesetzlichen Vorgaben an die langfristige Aufbewahrung sensitiver Dokumente. Für diesen Arbeitsschritt wird das Signatur-Modul der Secrypt GmbH genutzt.
"Große Mengen von rechtlich relevanten Dokumenten lagern für etwaige spätere Beweisfälle in umfangreichen Papierarchiven. Derartige Dokumentenlager verursachen hohe Kosten und verhindern durchgängige, zeitoptimierte Arbeitsprozesse beim Dokumentenhandling. Hier schafft Crosscap Abhilfe", erklärt Hans-Joachim Hübner vom SRZ.
Eine Beschleunigung des Scan-Prozesses wird mit der Stapel-Verwaltung erreicht. Diese erlaubt es, bestimmte Erfassungsaufgaben zu konfigurieren und zeitgesteuert in Gang zu setzen. So können Anwender in einem Schub die Dokumente digitalisieren, ohne dass nachgelagerte Abläufe wie zum Beispiel die Bildoptimierung das Einscannen verlangsamen.
Hotel-Kette setzt beim digitalen Posteingang auf Crosscap Organisation und Unternehmen aller Branchen besitzen einen großen Bedarf an Lösungen, mit denen sich vormals Papier-basierte Geschäftsprozesse elektronisch umwandeln lassen. Ein Beispiel dafür ist die dr.heydenreich GmbH, ein Lösungsanbieter für die intelligente Dokumentenverwaltung, die als Referenzkunde Crosscap für die Umsetzung des digitalen Posteingangs bei der Hotel-Kette Aviv nutzt. Dabei sind 4 Scan-Arbeitsplätze mit der Capture-Software ausgestattet.
"Ein wichtiger Vorteil von Crosscap ist die einfache Bedienung", betont Frank Heydenreich, Geschäftsführer der dr.heydenreich GmbH. Über Hilfe-Assistenten lasen sich mit wenigen Mausklicks komplette Scan-Jobs definieren. Die Menüführung ist Standard-Office-Programmen angelehnt und daher leicht zu erlernen. Wichtige Software-Funktionen werden in den Menüs nicht mit dem englischen Begriff bezeichnet, sondern in der lokalen Sprache erläutert. So erscheint 'Despeckle' im deutschen Menü als Schmutzentfernung.
"Für die Kundenanforderungen entscheidend ist zudem, dass Crosscap nicht nur durchsuchbare PDFs erzeugen kann, sondern auch zuverlässig 2D-Barcode auslesen kann", erläutert Frank Heydenreich.
So steuert Crosscap den Scanprozess, liest über OCR- und Barcode-Erkennung die Dokumente aus, generiert PDF/A-Dateien mit zusätzlichen Identifikationsinformationen und ordnet die Images letztlich bestimmten betriebswirtschaftlichen Prozessen zu - dies alles in einem weitgehend automatisierten Workflow. Über eine von der dr.heydenreich GmbH entwickelte Suchmaschine sind die Dokumente jederzeit auffindbar.
Das Einsatzspektrum von Crosscap ist breit. Es reicht vom zentralen Posteingang über abteilungsspezifische Anwendungen, beispielsweise im Rechnungswesen, bis zur dezentralen Datenerfassung in Niederlassungen, wo beispielsweise Aufträge gescannt und dann an die Firmenzentrale gesandt werden.
Weitere Anwendervorteile Crosscap in der Professional-Version erlaubt die Einbettung einer Signatur nach Signaturgesetz (SiG), um die Übereinstimmung mit dem Ursprungs-Papierdokument zu bestätigen. Die elektronischen Belege entsprechen somit den gesetzlichen Vorgaben an die langfristige Aufbewahrung sensitiver Dokumente. Für diesen Arbeitsschritt wird das Signatur-Modul der Secrypt GmbH genutzt.
"Große Mengen von rechtlich relevanten Dokumenten lagern für etwaige spätere Beweisfälle in umfangreichen Papierarchiven. Derartige Dokumentenlager verursachen hohe Kosten und verhindern durchgängige, zeitoptimierte Arbeitsprozesse beim Dokumentenhandling. Hier schafft Crosscap Abhilfe", erklärt Hans-Joachim Hübner vom SRZ.
Eine Beschleunigung des Scan-Prozesses wird mit der Stapel-Verwaltung erreicht. Diese erlaubt es, bestimmte Erfassungsaufgaben zu konfigurieren und zeitgesteuert in Gang zu setzen. So können Anwender in einem Schub die Dokumente digitalisieren, ohne dass nachgelagerte Abläufe wie zum Beispiel die Bildoptimierung das Einscannen verlangsamen.
