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SAPERION-Studie: Potenzial der elektronische Akte noch nicht ausgereizt

Umfrage auf der SAPERION Anwenderkonferenz in Berlin: Elektronische Akte muss sich von der Insellösung zum unternehmerischen Gesamtkonzept wandeln

(PresseBox) (Berlin, ) Der Einsatz elektronischer Akten hat sich in speziellen Aufgabenbereichen etabliert. Egal, ob Handel, Fertigungsindustrie oder im Dienstleistungssektor: Unternehmen setzen auf die elektronische Akte, um Suchzeiten und Papierverbrauch zu reduzieren, langfristig Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Dies belegt jetzt eine Umfrage, die der ECM-Experte SAPERION unter 130 Teilnehmern aus mittelständischen Unternehmen, auf seiner Anwenderkonferenz in Berlin durchgeführt hat. Doch damit die Investition in die elektronische Akte zum gewünschten Erfolg führt, müssen die Unternehmen einen Schritt weitergehen und die Einführung der digitalen Akte als unternehmerisches Gesamtkonzept ansehen.

Konkret zeigt die Umfrage, dass bereits über ein Drittel (38 Prozent) der Befragten Geschäftsinformationen in digitalen Akten vorhält. Das Konzept "elektronische Akte" umfasst aber vorwiegend spezielle Unternehmensbereiche - bei den Teilnehmern ist die Kundenakte mit Abstand (33 Prozent) am häufigsten im Einsatz, gefolgt von der Projektakte (9 Prozent). Vereinzelt werden bereits auch Angebotsakte, Kreditakte und Produktionsakte elektronisch angelegt. Eine durchgängige Verwendung über alle Unternehmensbereiche hinweg ist dagegen fast nicht anzutreffen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass das Potenzial der elektronischen Akte noch nicht ausgeschöpft wird. Dabei ist den Unternehmen durchaus bewusst, was man mit der elektronischen Akte erreichen könnte - vorausgesetzt, man nutzt sie als unternehmerisches Gesamtkonzept. Der Einschätzung der Befragten nach wird die Bedeutung der elektronischen Akte in den kommenden Jahren weiter wachsen.

"Die derzeit einseitige Nutzung der elektronischen Akte begründet sich im mangelnden Verständnis für das unternehmerische Potenzial der ganzheitlichen Informationsverwaltung", analysiert Rudolf Gessinger, CEO der SAPERION AG. "Unternehmen setzen bisher auf ausgewählte Teilbereiche. Vereinzelte Insellösungen haben allerdings nur mäßige Auswirkung auf die Gesamtperformance. Dass es bei ECM um die durchgängige Optimierung von Informationsprozessen beziehungsweise die Eliminierung von wesentlichen Mängeln geht, die sich durch alle Geschäftsprozesse ziehen, haben die wenigsten erkannt. ECM ist für die meisten Entscheider immer noch kein Management-Thema."

Elektronische Akte - Konzept der Zukunft

Durchgängiges Konzept statt Insellösungen: Dazu rät SAPERION Unternehmen, die sich mit der Einführung elektronischer Akten beschäftigen. Um nachhaltig und langfristig Kosten senken zu können, sollte besonderer Wert auf die umfassende Verzahnung aller Bereiche gelegt werden. Eine Empfehlung, die auf fruchtbaren Boden fällt: 47 Prozent planen den Einsatz einer digitalen Akte, um zukünftig das volle Potenzial ihrer ECM-Strategie ausschöpfen zu können.

"Das Konzept der elektronischen Akte ist die Zukunft der Archivierung. Als unternehmerisches Gesamtkonzept etabliert, profitieren Unternehmen in vielerlei Hinsicht: Compliance-Konformität wird gewährleistet, Prozesse werden optimiert, Kosten gesenkt und der Umsatz langfristig gesteigert. Die rege Nachfrage unserer Kunden und die Ergebnisse der Umfrage zeigen deutlich: Insellösungen sind überholt - wer zukünftig als Unternehmen erfolgreich sein will, braucht eine umfassende ECM-Strategie", erklärt Rudolf Gessinger.
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Über die SAPERION AG

Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Die SAPERION AG arbeitet seit vielen Jahren mit Global Playern zusammen und hat dabei ihre Unkompliziertheit, Beweglichkeit und Reaktionsschnelligkeit bewahrt.

Die Vision der SAPERION ist es, Unternehmen, Menschen und Prozesse zusammenzuführen, damit sie schneller und mit besseren Entscheidungen in den dynamischen Märkten von heute agieren können. Weltweit über 1.650 Unternehmen aus allen Branchen steigern mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbe-werbsvorteile. Die Produkte der SAPERION zielen auf drei Kernprobleme vieler Unternehmen: das Optimieren der Prozesse, das Schaffen von Rechtssicherheit und das Integrieren von Informationen. Mehr Informationen unter: www.saperion.com

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