Rechnungseingang in Versicherungen digitalisieren

ReadSoft bietet Lösung für die Automatisierung von Posteingang und Rechnungsverarbeitung / Papierbasierte Prozesse drängendes Problem in Versicherungen

(PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Die schnellere Bearbeitung papierbasierter Eingangspost ist in Versicherungen nach wie vor eine der drängenden Herausforderungen. Neben Versicherungsanträgen, Kundenanfragen und Änderungswünschen muss vor allem ein wesentlicher Teil der eingehenden Post herausgefiltert und schnellstmöglich bearbeitet werden: die Eingangsrechnungen. Die ReadSoft GmbH bietet auf der Basis der Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS Komplettlösungen für die Automatisierung von Posteingang und Rechnungsverarbeitung. Während es in der Sachbearbeitung von Verträgen und Kundenkorrespondenz um einen optimierten, schnelleren Kundenservice geht, stehen folgende wesentliche Vorteile eines automatisierten und somit beschleunigten Rechnungswesens im Fokus der Versicherungen: Die zeitaufwändige, manuelle Erfassungstätigkeit in der Buchhaltung wird auf eine Nachbearbeitung elektronischer Datensätze reduziert. Durch eine schnellere Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch den zuständigen Sachbearbeiter lassen sich Skontoerträge voll ausschöpfen. Weitere Vorteile für die Buchhalter in Versicherungen sind der vollständige Überblick über den Prozess und die Verbindlichkeiten sowie die Fehlervermeidung bei der Datenerfassung. ReadSoft hat bereits bei zahlreichen Großunternehmen Rechnungseingangslösungen eingeführt. Im Versicherungswesen gehört die Wiener Städtische Allgemeine Versicherung, Österreichs führende Versicherungsgruppe, zu den Referenzkunden. Die Wiener Städtische verarbeitet jährlich ein Rechnungsvolumen von etwa 50.000 Dokumenten mit der spezialisierten Lösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices.

Zu den wesentlichen Merkmalen einer leistungsfähigen Rechnungsverarbeitungslösung zählt die enge Verzahnung mit dem beim Anwender eingesetzten Rechnungswesen. Weit verbreitet ist bei Versicherungen SAP R/3, für das ReadSoft gemeinsam mit ihrem Partner, der Frankfurter Ebydos AG, eine komfortable Integration anbietet. Die zertifizierten SAP-Add-ons Ebydos Invoice Cockpit und Ebydos Web Cycle ermöglichen dem Anwender die Arbeit mit der gewohnten SAP-Oberfläche. Das Ebydos Invoice Cockpit stellt einen „Single Point of Entry“ dar und bietet dem Buchhalter einen Blick auf das gesamte Rechnungswesen inklusive Zugriff auf die gescannten Rechnungen sowie einen Absprung in SAP. Der Ebydos Web Cycle ist eine Workflow-Anwendung für den Prüf- und Freigabeprozess. Darüber hinaus hilft er dem Anwender bei der Klärung von einzelnen Rechnungspositionen. Der Workflow von Ebydos unterstützt darüber hinaus den SAP Business Workflow, kann aber auch Prozesse außerhalb von SAP steuern.

ReadSoft ermöglicht mit seiner Anwendung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices das Erfassen, Interpretieren und Validieren der Daten. Möglich ist das zeilengenaue Auslesen von Rechnungspositionen („Line Items“) sowie – bei vollständiger Übereinstimmungen mit den Bestelldaten – sogar das automatisierte Durchbuchen von Rechnungen. Alle extrahierten Daten werden an das Rechnungswesen übergeben, die gescannten Images wandern ins elektronische Langzeitarchiv. ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms, die Lösung für den elektronischen Posteingang, dient in der Versicherung als zentrales Portal für alle eingehenden Dokumente. Gescannte Unterlagen und Briefe, Fax-Dokumente, E-Mails sowie weitere Posteingänge werden hier gebündelt und automatisiert im Unternehmen – auch über Ortsgrenzen hinweg – zur Bearbeitung weitergeleitet.

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