Banken mit einem hohen Aufkommen an Eingangsrechnungen können den zeitlichen Bearbeitungsaufwand nun signifikant reduzieren. Die ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg, bietet mit ReadSoft DOCUMENTS for Invoices eine Softwarelösung, um die Prozesse im Rechnungswesen von Banken nachhaltig zu optimieren. Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Belege aus der Immobilienkontierung, Dokumente wie Mahnungen und Gutschriften sowie auch Belege von Einkäufen, die Filialen im örtlichen Einzelhandel erledigen, lassen sich mit der Lösung automatisiert bearbeiten. Während die Belege sonst manuell im Buchungssystem erfasst werden müssen, lassen sich nun komplette Belegstapel einscannen, alle relevante Werte elektronisch auslesen und dann in weiterführende Systeme leiten. Auch Zahlungsläufe können so automatisiert ausgelöst werden. Zeitersparnisse ergeben sich weiterhin durch das frühzeitige Archivieren des Papierbelegs, der nun nicht mehr im Original, sondern als digitalisiertes Image auch zur Prüfung und Freigabe im Unternehmen versendet wird. „Banken haben keine Rechnungen“, heißt es zwar vielerorts kritisch, wenn von vergleichbaren Lösungen in der Industrie und im Handel gesprochen wird. ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl dazu: „Unsere Erfahrungen im Bankenumfeld haben andere Erkenntnisse gebracht. So zählen etwa Großbanken durchaus ein Rechnungsvolumen von etwa 250.000 Rechnungen im Jahr.“ Banken profitieren ebenso wie Wirtschaftsunternehmen von schnelleren Abläufen sowie Transparenz der Verbindlichkeiten, Außenstände und Buchungsprozessen – nicht zuletzt im Hinblick auf Basel II wichtige Faktoren.
Sind in einem Kreditinstitut die für Rechnungsprüfung und -freigabe zuständigen Personen an unterschiedlichen Standorten tätig, bietet auch dieser (zunächst papierbasierte) Workflow ein enormes Einsparungspotenzial. Die zügige Bearbeitung von Rechnungen und das Ausschöpfen aller Skonto-Möglichkeiten werden von ReadSoft gemeinsam mit Partnerunternehmen abgedeckt, die auch die Integration in ein ERP-System durch zertifizierte Software-Add-ons realisieren. Mit einer zentralen Übersicht hat die Buchhaltung immer einen aktuellen Status zu jeder einzelnen Rechnung.
Eine automatisierte Rechnungsbearbeitung von ReadSoft lässt sich individuell auf den Bedarf eines Instituts abstimmen. So lassen sich beispielsweise anstelle oder zusätzlich zu den reinen Rechnungsvariablen wie Rechnungsnummer, -datum, -betrag, Mehrwertsteuer und ähnliches auch der Empfänger einer Rechnung auslesen, dem jeweiligen Bereich zuordnen und so auch den Prüfungsworkflow auslösen. Darüber hinaus lässt sich die Software auch auf Begriffe wie „Lastschrift“, „abgebucht“, „Einzug“ oder „Gutschrift“ trainieren, wodurch dem System signalisiert wird, dass keine automatische Zahlung ausgelöst werden soll.
Sind in einem Kreditinstitut die für Rechnungsprüfung und -freigabe zuständigen Personen an unterschiedlichen Standorten tätig, bietet auch dieser (zunächst papierbasierte) Workflow ein enormes Einsparungspotenzial. Die zügige Bearbeitung von Rechnungen und das Ausschöpfen aller Skonto-Möglichkeiten werden von ReadSoft gemeinsam mit Partnerunternehmen abgedeckt, die auch die Integration in ein ERP-System durch zertifizierte Software-Add-ons realisieren. Mit einer zentralen Übersicht hat die Buchhaltung immer einen aktuellen Status zu jeder einzelnen Rechnung.
Eine automatisierte Rechnungsbearbeitung von ReadSoft lässt sich individuell auf den Bedarf eines Instituts abstimmen. So lassen sich beispielsweise anstelle oder zusätzlich zu den reinen Rechnungsvariablen wie Rechnungsnummer, -datum, -betrag, Mehrwertsteuer und ähnliches auch der Empfänger einer Rechnung auslesen, dem jeweiligen Bereich zuordnen und so auch den Prüfungsworkflow auslösen. Darüber hinaus lässt sich die Software auch auf Begriffe wie „Lastschrift“, „abgebucht“, „Einzug“ oder „Gutschrift“ trainieren, wodurch dem System signalisiert wird, dass keine automatische Zahlung ausgelöst werden soll.
