Commerzbank verarbeitet 250.000 Rechnungen jährlich mit ReadSoft DOCUMENTS for Invoices und dem Ebydos Invoice Cockpit

Mehr als 30.000 Mitarbeiter nutzen das System für Prüf- und Freigabeprozesse.

(PresseBox) (Frankfurt/Neu-Isenburg, ) Die Commerzbank AG setzt für die automatisierte Abwicklung von jährlich über 250.000 eingehenden Rechnungen die Komplettlösung der Anbieter ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg, und Ebydos AG, Frankfurt, ein. Die gemeinsam mit Experten der Commerzbank entwickelte Lösung wurde vollständig in das SAP-System der Bank integriert. Sie ermöglicht es, mehr als 30.000 Mitarbeiter in der gesamten Bank in den Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe einzubeziehen. Das Projekt dauerte ein knappes Jahr und wurde mit einem Rollout der Software DOCUMENTS for Invoices von ReadSoft sowie Invoice Cockpit und Web Cycle, beide von Ebydos, erfolgreich abgeschlossen. Die Commerzbank initiierte das Projekt dabei mit mehreren Intentionen: Die bestehenden Prozesse sollten optimiert und dabei nachhaltig Kosten bei der Rechnungsbearbeitung gespart werden. Beschleunigte Prüf- und Freigabeabläufe sollten zudem eine verbesserte Skontoausnutzung ermöglichen. Darüber hinaus war geplant, die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden zu erhöhen. Gesetzliche Grundlagen wie GDPdU und GoBS* fanden in dem Projekt ebenfalls Beachtung.

Um diese Projektziele zu erreichen, wurde zunächst die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zentralisiert. Hierfür wurde ein Postfach eingerichtet, an das alle Lieferanten die Rechnungen schicken. Im Gegensatz zu herkömmlichen Projekten in der Industrie ging es der Commerzbank weniger darum, einzelne Rechnungspositionen auszulesen. Im Wesentlichen wird die Lösung von ReadSoft mit Commerzbank-spezifischen Zusatzprogrammierungen dazu genutzt, die Empfängerangaben auf den Rechnungen auszulesen. Anhand der Angaben zu Abteilung, Niederlassung und Besteller kann das System ermitteln, welcher Commerzbank-Mitarbeiter für die Rechnungsprüfung zuständig ist. Über den Ebydos Web Cycle wird ihm die Rechnung dann digital zur Abzeichnung vorgelegt. Zuvor wird gegen das SAP-HR-Modul abgeglichen, ob der Mitarbeiter überhaupt anwesend ist. Ist dies nicht der Fall, greift eine Stellvertreterregelung.

Die Commerzbank scannt über ihren zentralen Servicebereich TransAction Banking alle Belege selbst und liefert sie mit einer Statusdatei an die ReadSoft-Lösung, wo sie dann weiter verarbeitet werden. Zu den Belegarten gehören sowohl Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Rechnungen aus Immobilienkontierung, Zusatzdokumente wie Mahnungen und Gutschriften, Rechnungen aus dem Kreditzahlungssystem COSIRIS sowie die zuvor erwähnten Belege aus der dezentralen Rechnungserfassung. Eine Herausforderung dabei ist, unter den über 1.000 Dokumenten täglich auch diejenigen automatisiert herauszufiltern, bei denen keine Zahlung erfolgen soll, beziehungsweise Doppelzahlungen vermieden werden müssen. Hierzu wurde die lernfähige Software von ReadSoft mit Begriffen wie "Lastschrift", "abgebucht", "Einzug" oder auch "Gutschrift" trainiert. Darüber hinaus liest Invoices bei der Bank auch neu hinzugefügte Felder wie Verwendungszweck und Zahlungsfrist aus. Die intelligente Invoice-Cockpit-Komponente von Ebydos mit integriertem Web Cycle erhöht den Automatisierungsgrad enorm.

Nach mehreren Monaten Erfahrung mit dem Rechnungsbearbeitungssystem ist die Commerzbank sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Der Zeitaufwand beim Erfassen und Verarbeiten der Rechnungen hat sich deutlich verringert, so dass sich etwa die Skontoerträge optimal ausschöpfen lassen. Nicht zuletzt unterstützen die einfache Handhabung und das ergonomische Design der eingesetzten Softwarekomponenten die Akzeptanz bei den Anwendern.

*Begriffserläuterungen:
GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)

Über die Commerzbank AG:
Die Commerzbank AG ist eine Großbank mit Sitz in Frankfurt am Main mit weltweit fast acht Millionen Privat- und Firmenkunden. 1870 gegründet, beschäftigt sie rund 33.000 Mitarbeiter in 800 inländischen Filialen und ist an allen wichtigen internationalen Finanz-Zentren direkt vertreten. Die Konzern-Bilanzsumme betrug Mitte 2005 circa 445 Milliarden Euro. Der Transaction Banking-Bereich betreut im Zahlungsverkehr rund fünf Millionen Kunden-Konten und bewältigt pro Jahr zwei Milliarden beleglose Zahlungen.

Über die Ebydos AG:
Die im Jahr 2000 gegründete Ebydos AG mit Sitz in Frankfurt am Main hat ihre Geschäftsfelder im Bereich der SAP-Anwendungsentwicklung und -beratung. Das Angebot teilt sich in die drei Gebiete SAP-Lösungen, SAP-Beratung und -Entwicklung sowie Individuallösungen und IT-Dienstleistungen. Im Bereich SAP-Lösungen konzentriert sich der offizielle SAP-Partner auf Prozessoptimierung und automatisierte Verarbeitung eingehender Daten und Dokumente. Dazu dienen die Lösungen Ebydos Process Director, Ebydos Invoice Cockpit, Ebydos Web Cycle, Ebydos EDI Cockpit und Ebydos Analyser. Das Gebiet SAP-Beratung und -Entwicklung umfasst ein breit gefächertes Spektrum an SAP-Beratungsdienstleistungen und Projekten wie die Anbindung externer Systeme an das SAP-Backend und Aktivitäten rund um die Entwicklungspartnerschaft von Ebydos mit SAP zur Entwicklung neuer SAP-Lösungen in verschiedenen Bereichen. Zu dem Bereich Individuallösungen und IT-Dienstleistungen gehören E-Business-Applikationen, Content-Management-Lösungen, komplexe Internetauftritte, Integration von Internetaktivitäten mit dem Backend, die Harmonisierung von Web-Applikationen mit Drittprogrammen, kundenspezifische Softwareentwicklungen und IT-Beratung. Die Ebydos-Lösungen sind bereits in 10 Ländern produktiv im Einsatz. Zu den Ebydos-Kunden zählen unter anderem Degussa, Porsche, Portugal Telecom, RTL, Siemens und ThyssenKrupp. Das Unternehmen hat Niederlassungen in Polen und den USA.

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