Ab sofort werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden, von QUORiON GoBD Kassen im elektronischen Journal aufgezeichnet.
In Deutschland wurde im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger die Kassenführung bemängelt. Dies resultierte vor allem daraus, dass die Unternehmen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nicht einhielten. Darüber hinaus sind die Anforderungen an die Kassenbuchführung beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen auf Grund der leichten Manipulationsmöglichkeiten besonders hoch. Deswegen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 26.11.2010 das Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ veröffentlicht. Das Schreiben des BMF unterstreicht und verschärft die bereits vorher gültigen Bestimmungen zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung gemäß GoBS und GDPdU speziell für elektronische Registrierkassen.
Am 14.11.2014 hat das BMF mit dem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ die Anforderungen zur Aufzeichnung, Aufbewahrung und Prüfung steuerlich relevanter Daten allgemein und mittels Registrierkassen im Speziellen nochmals konkretisiert. Die GoBD sind seit dem 01.01.2015 gültig und ersetzen die BMF-Schreiben vom 07.11.1995 (GoBS) und 16.07.2001 sowie 14.09.2012 (GDPdU). Sie fassen die Anforderungen der Finanzbehörden an eine IT-gestützte Buchführung zusammen und sorgen für Rechtsklarheit.
QUORiON GoBD Kassen kommen diesen neuen Anforderungen der Finanzbehörden entsprechend nach. Transaktionsdaten, Berichtsdaten, Programmierdaten und Stammdatenänderungen werden verschlüsselt im GoBD/GDPdU-Journal gespeichert. Der Umfang der aufgezeichneten Informationen ist durch die QMP Kassensoftware fest vorgegeben und kann vom Endanwender nicht beeinflusst werden. QUORiON GoBD Kassen enthalten keinerlei Funktionen, um Änderungen an den aufgezeichneten Daten zu ermöglichen.
Die Daten müssen den Finanzbehörden bei Außenprüfungen vollständig und in maschinenlesbarer Struktur ausgehändigt werden. Dazu werden die aufgezeichneten Informationen zuerst per SD-Karte (QMP Registrierkassen) oder per USB-Laufwerk (QTouch Kassensysteme) auf ein PC-System übertragen, um anschließend mit dem Programm QDecoder ausgelesen und als verschlüsselte Datei (Ausgabe-Datei) den Finanzbehörden übergeben zu werden. Die Finanzbehörden nutzen nun das Programm QDecoder um die erhaltene verschlüsselte Datei zu entschlüsseln. Dabei erzeugt QDecoder die in den Richtlinien geforderten Dateien im entsprechenden Beschreibungsstandard. Laut Matthias Hesse, Entwicklungsleiter der QUORiON Data Systems GmbH, ist die Übertragung der Daten auf ein PC-System zusätzlich per serielle Schnittstelle oder Netzwerk möglich.
Was wird das für Endanwender bedeuten? Die „Abgabenordnung“ (AO), das „Umsatzsteuergesetz“ (UStG) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie das oben aufgeführte „BMF-Schreiben“ fordern, dass Daten, die per GoBD Kasse aufgezeichnet wurden, den Finanzbehörden im Rahmen von Außenprüfungen zur Verfügung gestellt werden müssen.
Aus den Dokumenten des BMF ergeben sich konkrete Anforderungen für Unterlagen, die mit Hilfe eines Kassensystems erstellt worden sind. Alle mit dem Kassensystem erfassten steuerlich relevanten Einzeldaten müssen bereitgestellt werden. Die Speicherung dieser Daten muss innerhalb der GoBD Kassen oder auf einem externen Datenträger erfolgen.
Die Daten müssen so gespeichert werden, dass sie vollständig und unveränderbar sind. Darüber hinaus müssen die Daten jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Dabei ist eine Verdichtung der Daten unzulässig. Die Aufbewahrung der Daten in rein ausgedruckter Form ist außerdem nicht ausreichend. Die Bedienungsanleitung und Programmieranleitung müssen aufbewahrt werden.
Zusätzlich muss für jede eingesetzte GoBD Kasse eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich ist. Diese Verfahrensdokumentation findet man auf www.quorion.de im Bereich GoBD Kassen.
Alle aktuellen QUORiON Registrierkassen erfüllen die Anforderungen der Finanzbehörden. Darüber hinaus können die meisten älteren QUORiON Kassen durch eine Aktualisierung GoBD-konform gemacht werden. „Als die neuen Bestimmungen veröffentlicht wurden, wollten wir sichergehen, dass unsere Kunden Ihre Kassen weiterhin verwenden können.“ sagt Frank Grüschow, Geschäftsführer QUORiON Data Systems GmbH.
Für detaillierte Informationen zu GoBD sowie zum Aktualisierungsprozess rät QUORiON allen Kunden sich mit Ihren Fachhändlern in Verbindung zu setzen.
In Deutschland wurde im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger die Kassenführung bemängelt. Dies resultierte vor allem daraus, dass die Unternehmen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nicht einhielten. Darüber hinaus sind die Anforderungen an die Kassenbuchführung beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen auf Grund der leichten Manipulationsmöglichkeiten besonders hoch. Deswegen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 26.11.2010 das Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ veröffentlicht. Das Schreiben des BMF unterstreicht und verschärft die bereits vorher gültigen Bestimmungen zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung gemäß GoBS und GDPdU speziell für elektronische Registrierkassen.
Am 14.11.2014 hat das BMF mit dem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ die Anforderungen zur Aufzeichnung, Aufbewahrung und Prüfung steuerlich relevanter Daten allgemein und mittels Registrierkassen im Speziellen nochmals konkretisiert. Die GoBD sind seit dem 01.01.2015 gültig und ersetzen die BMF-Schreiben vom 07.11.1995 (GoBS) und 16.07.2001 sowie 14.09.2012 (GDPdU). Sie fassen die Anforderungen der Finanzbehörden an eine IT-gestützte Buchführung zusammen und sorgen für Rechtsklarheit.
QUORiON GoBD Kassen kommen diesen neuen Anforderungen der Finanzbehörden entsprechend nach. Transaktionsdaten, Berichtsdaten, Programmierdaten und Stammdatenänderungen werden verschlüsselt im GoBD/GDPdU-Journal gespeichert. Der Umfang der aufgezeichneten Informationen ist durch die QMP Kassensoftware fest vorgegeben und kann vom Endanwender nicht beeinflusst werden. QUORiON GoBD Kassen enthalten keinerlei Funktionen, um Änderungen an den aufgezeichneten Daten zu ermöglichen.
Die Daten müssen den Finanzbehörden bei Außenprüfungen vollständig und in maschinenlesbarer Struktur ausgehändigt werden. Dazu werden die aufgezeichneten Informationen zuerst per SD-Karte (QMP Registrierkassen) oder per USB-Laufwerk (QTouch Kassensysteme) auf ein PC-System übertragen, um anschließend mit dem Programm QDecoder ausgelesen und als verschlüsselte Datei (Ausgabe-Datei) den Finanzbehörden übergeben zu werden. Die Finanzbehörden nutzen nun das Programm QDecoder um die erhaltene verschlüsselte Datei zu entschlüsseln. Dabei erzeugt QDecoder die in den Richtlinien geforderten Dateien im entsprechenden Beschreibungsstandard. Laut Matthias Hesse, Entwicklungsleiter der QUORiON Data Systems GmbH, ist die Übertragung der Daten auf ein PC-System zusätzlich per serielle Schnittstelle oder Netzwerk möglich.
Was wird das für Endanwender bedeuten? Die „Abgabenordnung“ (AO), das „Umsatzsteuergesetz“ (UStG) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie das oben aufgeführte „BMF-Schreiben“ fordern, dass Daten, die per GoBD Kasse aufgezeichnet wurden, den Finanzbehörden im Rahmen von Außenprüfungen zur Verfügung gestellt werden müssen.
Aus den Dokumenten des BMF ergeben sich konkrete Anforderungen für Unterlagen, die mit Hilfe eines Kassensystems erstellt worden sind. Alle mit dem Kassensystem erfassten steuerlich relevanten Einzeldaten müssen bereitgestellt werden. Die Speicherung dieser Daten muss innerhalb der GoBD Kassen oder auf einem externen Datenträger erfolgen.
Die Daten müssen so gespeichert werden, dass sie vollständig und unveränderbar sind. Darüber hinaus müssen die Daten jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Dabei ist eine Verdichtung der Daten unzulässig. Die Aufbewahrung der Daten in rein ausgedruckter Form ist außerdem nicht ausreichend. Die Bedienungsanleitung und Programmieranleitung müssen aufbewahrt werden.
Zusätzlich muss für jede eingesetzte GoBD Kasse eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich ist. Diese Verfahrensdokumentation findet man auf www.quorion.de im Bereich GoBD Kassen.
Alle aktuellen QUORiON Registrierkassen erfüllen die Anforderungen der Finanzbehörden. Darüber hinaus können die meisten älteren QUORiON Kassen durch eine Aktualisierung GoBD-konform gemacht werden. „Als die neuen Bestimmungen veröffentlicht wurden, wollten wir sichergehen, dass unsere Kunden Ihre Kassen weiterhin verwenden können.“ sagt Frank Grüschow, Geschäftsführer QUORiON Data Systems GmbH.
Für detaillierte Informationen zu GoBD sowie zum Aktualisierungsprozess rät QUORiON allen Kunden sich mit Ihren Fachhändlern in Verbindung zu setzen.
