Mindestanforderungen
Da ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt als Beweismittel anerkannt werden soll, bestimmte Mindestanforderungen erfüllen muss, rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz, folgende Punkte unbedingt zu beachten:
• Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.
• Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen erkennbar sind. Lose Notizzettel reichen nicht aus.
• Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.
• Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel - und ganz wichtig ist die genaue Adresse mit Hausnummer (!!) -, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand.
• Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.
• Umwegfahrten sind gesondert auszuweisen, auch wenn sie verkehrsbedingt (z. B. Umleitung, Stau) waren.